📖 ZKIZ Archives

你是否每天一睜開眼，就急著衝衝衝，以為拚命做事便是有效率？

資誠企管顧問公司執行董事劉鏡清，和美國布雷格曼公司執行長彼得．布雷格曼可不是這樣，他們寧願先花幾分鐘制訂計畫，過程中再定時花幾分鐘檢視、改進；他們不只專注於「要做」什麼，也知道「不做」什麼其實更重要。

資誠企管顧問執行董事劉鏡清破除十迷思 提升你明天的競爭力相較於國外，台灣人做事大多習慣先做再說，缺乏事前規畫，以致效率不彰。資誠企管顧問執行董事劉鏡清建議，每天睡前花十分鐘回想今天學到什麼，同時規畫一下明天要做的事，就能愈做愈得心應手，能力與日俱增。

撰文‧孫蓉萍

各位回想一下自己的工作習慣。是不是接到任何工作之後立刻執行，先做再說？資誠企管顧問公司執行董事劉鏡清以前也是如此。他回想說：「我剛畢業的時候做的工作是寫程式，為了證明能力，讓別人知道我寫得又快又好，所以一接到工作，馬上就動手寫。」不過二、三小時就寫完程式不表示效率高，因為接下來要花更多的時間除錯，整體來說，效率其實很差。於是劉鏡清開始尋求解決之道。他在一張紙上，先規畫程式要怎麼寫，接下來再實際動手寫，竟發現這樣不但速度更快，更重要的是不需要除錯。從此他就在職場上養成了訂計畫的習慣。

靠著縝密的計畫完成公司交辦的任務，劉鏡清在任職於ＩＢＭ時，六年內就從專案管理師升到全球企業諮詢服務事業群總經理，並兼任工商事業群總經理，共帶領五百多人，還讓工商事業群的業績在一年內轉虧為盈，兩年內業績共提升四二％。

擬定計畫的意義在產生動能能創下高業績成長的原因，也是靠制訂計畫，而且跑在前面。「假設公司決定今年業績要比去年成長一○％，主管在一月十日宣布這個目標，要求員工思考策略，但接下來就過農曆年，結果第一季業績幾乎等於放棄。所以我的作法是，前一年的十月或十一月就讓我下面的員工知道目標和方向，預做準備，新的一年開始時，我們也已經做好全力衝業績的準備。」擬計畫最重要的意義，在於讓人產生「動能」。劉鏡清在帶業務團隊時，會請同仁思考：業績目標達成可以賺到多少錢？為什麼要賺這些錢？例如賺錢是為了買一輛車載家人出遊，有了購車計畫，就會有賺錢的動力，想辦法勤跑業務賺足買車的錢，而不是因為無法達到業績目標覺得壓力沉重，過得不開心。

而且制訂計畫不只是為了分配有限的時間，而是要讓自己的實力一天比一天堅強。要達到這個目的，有一項工作非常重要但常被忽視，就是回顧與反省。「我的一位同事畢業於國外的名校，也在知名外商企業工作過，但是去拜訪客戶時，總是無法在現場發揮他具備的知識與技能，後來我發現他的問題在於缺乏反省與練習，不能累積經驗。」劉鏡清給的改善建議，就是睡前花十分鐘回想，今天工作上是否學到什麼經驗，同時想一下第二天要做的事。「小時候爸爸都會叫我寫日記，雖然一年通常只寫五天就荒廢了，不過睡前回顧今天、展望明天，這樣的習慣讓我到現在還很受用。每個人的習性不同，我自己晚上的工作效率最高，才把思考的時間設定在晚上。」這個習慣的重點有兩個，第一是當天就要做，因為人的記憶力有限，不快點做就會忘記，就像我們在求學時期，要記住老師上課的內容，除了預習和上課認真聽講之外，最好當天回家就複習。第二是如果不回想、檢討，就無法累積經驗，以後可能還是會犯同樣的錯誤；另一方面，對明天要做的事有初步的想法，做起事來會更從容、快速掌握重點。

劉鏡清說：「例如我今天去見一位客戶，我和客戶應對時，哪裡答得好、哪裡答得不好、客戶今天為什麼會對我說這番話等，都可以利用睡前的一點點時間想一下。每天檢討改進，久而久之，下次遇到類似的問題時，自然知道如何因應；以前讀的書也能應用在工作上。」劉鏡清認為很多人空有學問，卻是一座「圖書館」，一定要有人上門來借書才能應用。一個成功人士的腦應該是「知識庫」，自己可以隨時存取資料。因為只要想關鍵的重要事情就好，一天只要花五到十分鐘「預習和複習」，累積下來的實力就相當可觀。

找出可以不做的事

上班族最常遇到的問題，就是坐在辦公室內，不斷有人和事來干擾，打亂既定的計畫，事情永遠做不完！因此適時說「不」，是必須學習的一門大學問。但是該怎麼做才能有效率又不得罪任何人呢？

分身乏術的時候，劉鏡清會把要求他做事的同事找來一起協調，「扣除八小時睡覺時間，十六個小時都奉獻給你們，但今天還是做不完這所有事情，你們誰可以讓步？」這時候比較沒有急迫性，或可以尋求其他人支援的同事，就會退出。

必須獨力完成的事有一長串的時候，不妨拿出一張Ａ４的紙，折成四格，縱軸是重要性：愈往上愈重要，愈往下愈不重要；橫軸是可行性，愈往右可行性愈高，愈往左愈難完成。接下來把所有待辦事項放進這個表裡篩選，右上方的格子內，就是重要又容易做到的事，應該優先完成；其次是左上方，也就是重要但不易做到的事；第三要完成的是右下方，不重要但可行性高的事；左下方既難又不重要的事，就應該捨棄。但劉鏡清提醒：如果是老闆交辦的事，則又另當別論。

此外，安排工作也有訣竅，如果發揮洞察力和同理心，站在對方的角度思考，就能事半功倍，減少溝通和做白工的機會。例如你如果不能站在老闆的角度思考，在工作上就做不到他要的結果。你不懂會計部門要什麼，一味地用科技語言和財會人員溝通，雙方很難有交集。

近年來人們愈來愈重視家庭生活，追求工作與生活上的平衡。對劉鏡清來說，這不構成問題的原因是，「就像我們上網或玩遊戲常玩到廢寢忘食而不以為苦，我在做的是我喜歡的工作，當工作就是生活的時候，就不需要平衡了。」所以不要問你的工作和生活如何取得平衡，應該思考的是：這是不是你喜歡的工作？

平日照著這一套計畫，讓劉鏡清有效率地完成各項工作，周末假日就能把時間留給家人，不但培養親子感情，而且休息才能走更長的路。

破除10 大迷思，

你也是時間管理達人

迷思 解決方法

未設定工作清單 隨時帶筆記，並善用電子產品

項目必須清楚而有效

未設定個人目標 想像半年、一年或十年後的自己

確切知道管理時間的目的

無優先順序概念 必要時勇敢說「不」

先判斷是否為自己的績效

分心情形嚴重 減少MSN、電子郵件等干擾

學會如何提高注意力

延遲與耽擱 建立信心，不怕失敗

提升工作能力

事情太多 適時求救

授權給部屬代勞

忙得沒有頭緒 學習放慢腳步

建立其他嗜好

一心多用 不要一邊工作一邊MSN

同一時間專心做一件事

忘記休息 休息短短5分鐘也好Work hard不是老闆欣賞你的原因排程無效率 知道自己何時工作效率最高

重要工作放在最清醒時間

資料來源：劉鏡清

劉鏡清

出生：1963年

現職：資誠企管顧問執行董事及合夥人經歷：IBM全球企業諮詢服務事業群總經理、工商事業群總經理等學歷：台大商學研究所、中原大學數學系

百物騰貴，市面上優惠平台不勝枚舉，幫助市民「慳得一蚊得一蚊」，不過大部分平台也沒有一個特定對象。剛畢業的九十後呂柏欣（Jesse）讀大學時已喜歡搜集不同優惠，深感提供給大專學生的優惠資訊零碎，萌生成立一個大專學生優惠資訊平台的念頭。這個想法獲得剛畢業及畢業未滿三年的三位朋友認同，於是四人全職創業，成立平台「大COU 晒」，意思是「大專學生COUPON（優惠券）晒冷」，英文名字更簡單直接：「Show Hand University Coupon」，只聽名字已感受到滿滿的青春氣息及衝勁！創業因為性格趁年輕闖一闖

Jesse雖剛大學畢業，但其間讀畢副學士後曾全職工作兩年，體驗過「打工仔」生活。他表示，決定創業是因為自己性格「多諗頭」，碰巧看見市場上有這樣的需求，便趁自己年輕「闖一闖」。Jesse跟他的拍檔今年三月開始籌備，做過市場調查後認為可行，於是每人投入五位數字的積蓄，並在個多月前正式推出「大COU晒」網上及手機資訊平台，列出在食、玩、買三方面的「獨家優惠」。大專學生毋須預先登記成為會員，只須向商店出示網頁、手機或實體優惠券及有效學生證，便可使用優惠。

累積六十多個中小商戶

平台現時累積四十多間「符合年輕人口味」的中小型商戶，包括服裝店、化妝品店、Café 等，另外還有大約二十間店鋪準備加入。記者略看一下，發現優惠也算吸引，例如café「全單八折」，或Party Room三百多元「包場三小時」。Jesse指之前未正式推出平台，所以「落區」向商戶推廣時，會向他們收取一個較便宜的費用，既吸引商戶加盟，也可以為大專學生換取一個較「抵」的優惠。Jesse坦言最初跟商戶「傾得好辛苦」，商戶有成本考慮，但最後也願意以較大優惠增加學生人流及曝光率。

商戶收費四至五位數

「大COU 晒」一般會向商戶收取四至五位數字的費用，視乎商戶所要求的服務內容。Jesse補充，他們的服務還包括印製實體優惠券，並進行「洗校」— 即到各院校向學生宣傳，令不知道電子平台的學生也可以透過實體優惠券享用優惠。除此之外，他們還會為商戶的產品拍攝短片，放上社交媒體宣傳。被問到有多少學生使用過「大COU晒」，Jesse 表示有部分商戶反映有顧客出示優惠券，證明平台是有成效，但實際數字有待統計。

給自己的期限

雖然「大COU晒」有四位創辦人，但由始至終記者只見過Jesse及負責拍攝工作的林敏菁（Venus）。另外兩位創辦人令人感覺神秘，Jesse解釋指因為他們有清晰分工，他主要負責對外聯繫的工作，另外兩位拍檔則處理行政及設計事宜，所以較少見到他們。雖然已貴為「老闆」，家人也支持創業，但Jesse覺得壓力反而比打工時大，「莫講話點樣紓緩（壓力），連去『諗』點樣紓緩的時間都無！」他坦言，腦海裡不時會浮現放棄的念頭，但既然這條路是自己選擇，便不會貿然因壓力放棄，「只有因為市場反應跟我預期的有落差，我才會放棄。」Jesse現時二十六歲，他給自己一個期限，希望三十歲時找到自己的方向，決定是繼續創業還是選擇另一條路。

專家盤問

J：「大COU晒」創辦人呂柏欣（Jesse）A：Catalyst Builder聯合創辦人鄭思行（Alex）

A：雖然你們有網站及手機程式列舉出所有優惠，但用家不須登入，你們也收集不到用家的資料，其他競爭者容易進入市場嗎？

J：其實我們在籌備初期也討論過是否以「會員制」形式運作，但鑑於我們成立的理念是希望以最簡潔、方便用戶的模式連結商戶及學生，所以我們以一個「資訊平台」的形式，方便學生知道及使用優惠。

A ：如果完全不需要用戶登入，難以收集客人的資料進行Re-marketing（再營銷）﹖

J：商戶方面有投入成本，他們也需要量度成效，所以我們會每隔一至兩個星期便跟商戶了解大專學生使用優惠的情況，再進行統計。我們也有針對社交媒體，例如Facebook上的宣傳，當中的瀏覽次數亦反映有多少人是有留意我們的平台。

A：你們平台的value（價值）是去跟商戶洽談一些優惠，擔心被其他優惠供應商，例如信用咭取代嗎﹖你認為你們團隊的優勢是什麼？

J：我們團隊成員全都是剛剛大學畢業或畢業未滿三年，在學校有一定的網絡，例如學校的「莊」（學會），或學生會。我們會定期挑選十二個「精選優惠」，並將它們印製成實體優惠券，以一個「洗校」的形式，走訪全港所有大專院校向同學免費派發，並透過我們的人際網絡進行宣傳。

A：你認為你們的生意可以有多大？有沒有目標？J：在食、玩、買三方面提供優惠，成為學生的「潮流指南」，只是平台的第一階段。我們希望未來不只照顧同學的娛樂，還包括一些生活上的習慣，例如大學生「Reg 科」（選科），或者其他升學或出路資訊。

終極判決十分為滿分，我會給六分。

我同意大專學生是一個有潛力的市場，但你們的營運模式頗為鬆散，而且只靠商戶提供獨家優惠，難以變得獨特。我明白Jesse的理念是要成立一個簡潔、方便、不需要太多技術的資訊平台，但這樣會很容易讓其他競爭者進入市場。所以我建議提高平台的技術性，例如設立會員制。你們收集會員資料後，可以再向他們推銷，也可以方便商戶，節省他們核實學生身份的時間。

學生意見

梁同學：雖跟Open Rice 性質相似，但可以吸引大學生使用。因為大學生是處於一個比較尷尬的階段，既不是父母負責所有開支，又未完全踏出社會工作。

王同學：未必會用。因為看上去雖然看似「抵」，但需要留意細節。例如有些店鋪價格可能已比市面上貴，再使用折扣後的價錢可能跟原價差不多。

譚同學：我會用，優惠符合大學生口味。例如有一些「較靚」的café ，可以邊吃邊拍照。

伍同學：優惠券設計「得意」，Party Room 優惠最吸引。不同優惠平台可以並存，「邊個抵啲就用邊個。」

商戶意見

樓上服裝店店主Steve﹕相較其他類似的優惠平台，覺得「大COU晒」有優勢，因為集合一群大學生消費群。雖然「大COU晒」尚在起步階段，但這一、兩個星期已經有不多於十個大學生因為平台的優惠而光顧我們，預期大專學生顧客人數未來會有增長。

撰文：王敬蓮攝影、攝錄：鄭樹清、關永浩[email protected]