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超高效率的時間管理術 每天花十八分鐘 人生大不同

2013-03-11  TWM
 
 

 

你是否每天一睜開眼,就急著衝衝衝,以為拚命做事便是有效率?

資誠企管顧問公司執行董事劉鏡清,和美國布雷格曼公司執行長彼得.布雷格曼可不是這樣,他們寧願先花幾分鐘制訂計畫,過程中再定時花幾分鐘檢視、改進;他們不只專注於「要做」什麼,也知道「不做」什麼其實更重要。

資誠企管顧問執行董事劉鏡清破除十迷思 提升你明天的競爭力相較於國外,台灣人做事大多習慣先做再說,缺乏事前規畫,以致效率不彰。資誠企管顧問執行董事劉鏡清建議,每天睡前花十分鐘回想今天學到什麼,同時規畫一下明天要做的事,就能愈做愈得心應手,能力與日俱增。

撰文‧孫蓉萍

各位回想一下自己的工作習慣。是不是接到任何工作之後立刻執行,先做再說?資誠企管顧問公司執行董事劉鏡清以前也是如此。他回想說:「我剛畢業的時候做的工作是寫程式,為了證明能力,讓別人知道我寫得又快又好,所以一接到工作,馬上就動手寫。」不過二、三小時就寫完程式不表示效率高,因為接下來要花更多的時間除錯,整體來說,效率其實很差。於是劉鏡清開始尋求解決之道。他在一張紙上,先規畫程式要怎麼寫,接下來再實際動手寫,竟發現這樣不但速度更快,更重要的是不需要除錯。從此他就在職場上養成了訂計畫的習慣。

靠著縝密的計畫完成公司交辦的任務,劉鏡清在任職於IBM時,六年內就從專案管理師升到全球企業諮詢服務事業群總經理,並兼任工商事業群總經理,共帶領五百多人,還讓工商事業群的業績在一年內轉虧為盈,兩年內業績共提升四二%。

擬定計畫的意義在產生動能能創下高業績成長的原因,也是靠制訂計畫,而且跑在前面。「假設公司決定今年業績要比去年成長一○%,主管在一月十日宣布這個目標,要求員工思考策略,但接下來就過農曆年,結果第一季業績幾乎等於放棄。所以我的作法是,前一年的十月或十一月就讓我下面的員工知道目標和方向,預做準備,新的一年開始時,我們也已經做好全力衝業績的準備。」擬計畫最重要的意義,在於讓人產生「動能」。劉鏡清在帶業務團隊時,會請同仁思考:業績目標達成可以賺到多少錢?為什麼要賺這些錢?例如賺錢是為了買一輛車載家人出遊,有了購車計畫,就會有賺錢的動力,想辦法勤跑業務賺足買車的錢,而不是因為無法達到業績目標覺得壓力沉重,過得不開心。

而且制訂計畫不只是為了分配有限的時間,而是要讓自己的實力一天比一天堅強。要達到這個目的,有一項工作非常重要但常被忽視,就是回顧與反省。「我的一位同事畢業於國外的名校,也在知名外商企業工作過,但是去拜訪客戶時,總是無法在現場發揮他具備的知識與技能,後來我發現他的問題在於缺乏反省與練習,不能累積經驗。」劉鏡清給的改善建議,就是睡前花十分鐘回想,今天工作上是否學到什麼經驗,同時想一下第二天要做的事。「小時候爸爸都會叫我寫日記,雖然一年通常只寫五天就荒廢了,不過睡前回顧今天、展望明天,這樣的習慣讓我到現在還很受用。每個人的習性不同,我自己晚上的工作效率最高,才把思考的時間設定在晚上。」這個習慣的重點有兩個,第一是當天就要做,因為人的記憶力有限,不快點做就會忘記,就像我們在求學時期,要記住老師上課的內容,除了預習和上課認真聽講之外,最好當天回家就複習。第二是如果不回想、檢討,就無法累積經驗,以後可能還是會犯同樣的錯誤;另一方面,對明天要做的事有初步的想法,做起事來會更從容、快速掌握重點。

劉鏡清說:「例如我今天去見一位客戶,我和客戶應對時,哪裡答得好、哪裡答得不好、客戶今天為什麼會對我說這番話等,都可以利用睡前的一點點時間想一下。每天檢討改進,久而久之,下次遇到類似的問題時,自然知道如何因應;以前讀的書也能應用在工作上。」劉鏡清認為很多人空有學問,卻是一座「圖書館」,一定要有人上門來借書才能應用。一個成功人士的腦應該是「知識庫」,自己可以隨時存取資料。因為只要想關鍵的重要事情就好,一天只要花五到十分鐘「預習和複習」,累積下來的實力就相當可觀。

找出可以不做的事

上班族最常遇到的問題,就是坐在辦公室內,不斷有人和事來干擾,打亂既定的計畫,事情永遠做不完!因此適時說「不」,是必須學習的一門大學問。但是該怎麼做才能有效率又不得罪任何人呢?

分身乏術的時候,劉鏡清會把要求他做事的同事找來一起協調,「扣除八小時睡覺時間,十六個小時都奉獻給你們,但今天還是做不完這所有事情,你們誰可以讓步?」這時候比較沒有急迫性,或可以尋求其他人支援的同事,就會退出。

必須獨力完成的事有一長串的時候,不妨拿出一張A4的紙,折成四格,縱軸是重要性:愈往上愈重要,愈往下愈不重要;橫軸是可行性,愈往右可行性愈高,愈往左愈難完成。接下來把所有待辦事項放進這個表裡篩選,右上方的格子內,就是重要又容易做到的事,應該優先完成;其次是左上方,也就是重要但不易做到的事;第三要完成的是右下方,不重要但可行性高的事;左下方既難又不重要的事,就應該捨棄。但劉鏡清提醒:如果是老闆交辦的事,則又另當別論。

此外,安排工作也有訣竅,如果發揮洞察力和同理心,站在對方的角度思考,就能事半功倍,減少溝通和做白工的機會。例如你如果不能站在老闆的角度思考,在工作上就做不到他要的結果。你不懂會計部門要什麼,一味地用科技語言和財會人員溝通,雙方很難有交集。

近年來人們愈來愈重視家庭生活,追求工作與生活上的平衡。對劉鏡清來說,這不構成問題的原因是,「就像我們上網或玩遊戲常玩到廢寢忘食而不以為苦,我在做的是我喜歡的工作,當工作就是生活的時候,就不需要平衡了。」所以不要問你的工作和生活如何取得平衡,應該思考的是:這是不是你喜歡的工作?

平日照著這一套計畫,讓劉鏡清有效率地完成各項工作,周末假日就能把時間留給家人,不但培養親子感情,而且休息才能走更長的路。

破除10 大迷思,

你也是時間管理達人

迷思 解決方法

未設定工作清單 隨時帶筆記,並善用電子產品

項目必須清楚而有效

未設定個人目標 想像半年、一年或十年後的自己

確切知道管理時間的目的

無優先順序概念 必要時勇敢說「不」

先判斷是否為自己的績效

分心情形嚴重 減少MSN、電子郵件等干擾

學會如何提高注意力

延遲與耽擱 建立信心,不怕失敗

提升工作能力

事情太多 適時求救

授權給部屬代勞

忙得沒有頭緒 學習放慢腳步

建立其他嗜好

一心多用 不要一邊工作一邊MSN

同一時間專心做一件事

忘記休息 休息短短5分鐘也好Work hard不是老闆欣賞你的原因排程無效率 知道自己何時工作效率最高

重要工作放在最清醒時間

資料來源:劉鏡清

劉鏡清

出生:1963年

現職:資誠企管顧問執行董事及合夥人經歷:IBM全球企業諮詢服務事業群總經理、工商事業群總經理等學歷:台大商學研究所、中原大學數學系

超高 效率 時間 管理 天花 十八 分鐘 生大 不同
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