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【方法論】關於團隊協作平台「高效而優雅」理念的思考

I黑馬一直很看好社會化協作平台的平台的發展，尤其隨著圍繞云的各種服務的快速發展，在我們的黑馬營學員中也有一些不錯的云辦公/協作化辦公平台，例如和辰信息的「睿云在線」。下面穩重的Teambition也是一款出色而優雅的團隊協作平台，它的創始人齊俊元也向i黑馬分享關於 「高效而優雅」理念的一些思考。

怎麼打造一個用戶體驗出色的協作應用。首先從分析協作應用的特點開始。

協作性應用的特點

我們要先弄清楚「協作應用」和「傳統應用」有什麼不同。下面這張圖羅列了它們之間一些主要的區別：

首先，兩者之間的使用的時間段不同。

如果注意觀察我們身邊的人，個人應用大部分是在早晨擠地鐵、中午休息的時候，或者晚上回到家的時候使用;而協作應用更多解決工作上的問題，一定是在工作時間使用。

第二，兩者的停留時間也很不一樣

Facebook應該是全世界停留時間最長的個人網站，它的停留時間也不會超過每天一兩個小時，但協作性應用不一樣，從我們的數據上來看，用戶每天會花好多個小時在上面。

第三，人們使用它們的出發點非常不一樣

個人應用是用來消磨時間的，因為我有一些碎片時間，我會看一些文章，打一個遊戲，是希望把這些時間用掉。協作應用不一樣，用戶的出發點是：我不想浪費很多時間開會，我不想跟我的團隊浪費很多時間去爭論，總之，我希望節約時間。

關於協作應用的體驗要素

首當其衝的是協作性

在設計一個協作應用的時候必須考慮它是幾個人一起用的，所以保障協作性最為關鍵。

有關協作性的第一點是，發生的討論必須要有明確的上下文。郵件為什麼有時候會很不爽?如果我們回覆的時候忘記加一個人，萬一抄送的時候忘記加一個人，然後再補，對話就會很亂，最後可能參與的人很難搞清楚整個討論的前因後果是怎樣的，容易造成誤會和低效。Gmail引入了郵件的對話模式，其實就是想解決這個問題，但是很難，郵件天生就是這樣，沒有辦法做到很好。所以做協作應用必須在乎這點，討論一定要有清晰的上下文。

第二點，信息對於不同的人來說不能出現不對稱。你可能在用郵件的時候會說：「你的郵件我沒有收到，所以這事情我沒有處理」，或者：「不好意思，這郵件我收到晚了，所以我才處理」，又或者發現郵件進垃圾箱了，這些事情經常發生，這就是所謂的信息不對稱。你知道這件事情要處理，可是我還不知道。這種情況在協作應用裡不能發生，發生了就會降低效率。

後期如何查找數據，以文件為例，我們現在可能會用網盤共享一些文件，比以往用U盤拷貝方便很多，但有的時候同事可能把一個文件放在很深的一個目錄裡，其他人找半天都找不到。我認為這就是網盤在設計的時候並沒有充分考慮怎樣提高協作性。一個好的協作應用的數據應該是儘可能平的，便於查找，我認為iCloud在這個方面要考慮的充分一些。

協作類產品需要有很高的可用性

為什麼把可用性加進來?平時一個應用假如有10個用戶，一個不會用沒關係，其他幾個繼續用。但是在協作應用裡面不一樣，10個人的團隊，有一個人不用，這10個人全都不會用，所以協作應用對可用性的要求要高很多。它的學習成本必須非常低，有10個用戶，必須10個用戶全都會用，全都不用教。另外，協作應用是用來節約時間的，所以你要把使用效率放在心裡面，你不應該有很複雜的操作，讓別人要干一件事情浪費很多時間去做。

協作化平台的持續性非常重要

協作應用被打開以後，往往一天都不會關閉，所以它必須足夠可靠、足夠穩定，能夠支撐用戶一天的工作，我稱之為持續性。持續性的另外一點是延伸到更多的使用場景中去，比如很多人會走出去辦公，比如今天我在會場這裡做演講，我的員工在辦公室，移動端保證我可以把工作延續下去。持續性的第三點在設計上，用戶長年累月在你的產品上，如果它長得很不討喜就很糟糕，我時常聽到別人抱怨公司的辦公系統：「我們公司的OA長得醜的不得了，不是老闆逼我用，絕對不用。」 我們不能搞出這樣的東西來，我們要確保大家每天都很享受地使用我們的應用。

Teambition團隊在提高用戶體驗上做的一些思考

Teambition在優化體驗要素上花了很大的心思，因為想做一個又簡單，又很強大的工具。它將不同的功能拆到不同的應用裡面，每一個應用去解決一個針對性的問題，它使用最好、最簡單上手的交互方式去處理一個特定的問題。所以，我們為你不同的項目提供幾個不同的應用，每一個應用解決項目中的一類需求，這樣就可以讓每一個應用用最好的方式處理這個問題。

第一個應用是動態牆，專門幫助項目成員進行交流、討論。

第二個是任務板，在項目中最重要的任務管理，我們希望找到最好的方式幫助項目裡的所有人都按時完成任務。

Teambition將任務管理做成一個很大的白板，將任務的階段一個一個列出來，所有的人第一眼看到就知道每個任務進展到什麼階段了。如果我自己的任務進展到新的階段，我只需要把任務卡片拽起來拖到下一個階段就可以了，相關的人自動會收到通知。如果我是項目負責人，我要修改一個任務的執行者，那麼把新的執行者頭像拖拽到這個任務卡片上，執行者就修改好了，非常簡單。

第三個應用是文件庫，幫助項目成員共享文件，並且可以針對每一個文件展開討論。

teambition的文件庫和其他網盤都不一樣，它規定文件庫只有一級，你不能在一個文件夾裡再建一個文件夾。我們的用戶起先不理解，後來事實證明這樣的方式真的能幫助他們找到文件，提高效率。

下面幾個細節也是teambition在分拆應用方面的體現：

永遠無需刷新

絕大多數用戶在辦公室使用網頁端，所以我們在網頁端上投入了非常多的研發力量，最讓我喜愛的一點是：我們的網頁是永遠不需要刷新的，所有信息都會實時自動更新。並且，我們做了很好的內存管理，讓它永遠都不會崩潰。

郵件整合功能

在實際使用上可能出現一種情況就是：很多員工都用了，但是老闆說：「我只收郵件」。我們做了一個功能就是，teambition上的討論我們都會發個郵件給你，你可以直接回覆郵件，就可以參與討論。

桌面通知

另外teambition用了html 5的桌面通知，所以當你的瀏覽器在後台運行的時候，你也會收到一個通知告訴你有新的工作進來了。這對於提高成員間協作的效率非常有意義。

使用灰階色調

我希望用戶在teambition上持續使用一天都會覺得看著很舒服，所以使用了灰階色調。這在所有網站中很少這麼使用，因為你如果往裡面加色彩來讓它變生動是很容易的，但如果只給你黑色到白色之間的灰階，你要把一個網站設計得層次很分明，邏輯很清楚，是比較困難的。

另外，齊俊元也有兩個問題和大家探討：

1.新手引導是否有必要存在?現在我打開任何一個應用，一定有一個新手引導，但是我不確定大家是否覺得這是好的。是不是一個好的應用，不需要新手引導，大家應該拿起來就會用?這是值得思考的問題。

2.移動版也應足夠強大?有的公司願意說，我的移動端擁有我PC端的全部功能，所有強大的功能都被放在你手上，但事實上是不是當我們走在路上的時候，我們其實沒有能力做這麼多的事情，而應該把最重要的事情放在移動端上，這也是一個很有意思的問題。