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【方法論】關於團隊協作平台「高效而優雅」理念的思考

http://new.iheima.com/detail/2013/1209/56988.html

I黑馬一直很看好社會化協作平台的平台的發展,尤其隨著圍繞云的各種服務的快速發展,在我們的黑馬營學員中也有一些不錯的云辦公/協作化辦公平台,例如和辰信息的「睿云在線」。下面穩重的Teambition也是一款出色而優雅的團隊協作平台,它的創始人齊俊元也向i黑馬分享關於 「高效而優雅」理念的一些思考。

怎麼打造一個用戶體驗出色的協作應用。首先從分析協作應用的特點開始。

協作性應用的特點

我們要先弄清楚「協作應用」和「傳統應用」有什麼不同。下面這張圖羅列了它們之間一些主要的區別:

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首先,兩者之間的使用的時間段不同。

如果注意觀察我們身邊的人,個人應用大部分是在早晨擠地鐵、中午休息的時候,或者晚上回到家的時候使用;而協作應用更多解決工作上的問題,一定是在工作時間使用。

第二,兩者的停留時間也很不一樣

Facebook應該是全世界停留時間最長的個人網站,它的停留時間也不會超過每天一兩個小時,但協作性應用不一樣,從我們的數據上來看,用戶每天會花好多個小時在上面。

第三,人們使用它們的出發點非常不一樣

個人應用是用來消磨時間的,因為我有一些碎片時間,我會看一些文章,打一個遊戲,是希望把這些時間用掉。協作應用不一樣,用戶的出發點是:我不想浪費很多時間開會,我不想跟我的團隊浪費很多時間去爭論,總之,我希望節約時間。

關於協作應用的體驗要素

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首當其衝的是協作性

在設計一個協作應用的時候必須考慮它是幾個人一起用的,所以保障協作性最為關鍵。

有關協作性的第一點是,發生的討論必須要有明確的上下文。郵件為什麼有時候會很不爽?如果我們回覆的時候忘記加一個人,萬一抄送的時候忘記加一個人,然後再補,對話就會很亂,最後可能參與的人很難搞清楚整個討論的前因後果是怎樣的,容易造成誤會和低效。Gmail引入了郵件的對話模式,其實就是想解決這個問題,但是很難,郵件天生就是這樣,沒有辦法做到很好。所以做協作應用必須在乎這點,討論一定要有清晰的上下文。

第二點,信息對於不同的人來說不能出現不對稱。你可能在用郵件的時候會說:「你的郵件我沒有收到,所以這事情我沒有處理」,或者:「不好意思,這郵件我收到晚了,所以我才處理」,又或者發現郵件進垃圾箱了,這些事情經常發生,這就是所謂的信息不對稱。你知道這件事情要處理,可是我還不知道。這種情況在協作應用裡不能發生,發生了就會降低效率。

後期如何查找數據,以文件為例,我們現在可能會用網盤共享一些文件,比以往用U盤拷貝方便很多,但有的時候同事可能把一個文件放在很深的一個目錄裡,其他人找半天都找不到。我認為這就是網盤在設計的時候並沒有充分考慮怎樣提高協作性。一個好的協作應用的數據應該是儘可能平的,便於查找,我認為iCloud在這個方面要考慮的充分一些。

協作類產品需要有很高的可用性

為什麼把可用性加進來?平時一個應用假如有10個用戶,一個不會用沒關係,其他幾個繼續用。但是在協作應用裡面不一樣,10個人的團隊,有一個人不用,這10個人全都不會用,所以協作應用對可用性的要求要高很多。它的學習成本必須非常低,有10個用戶,必須10個用戶全都會用,全都不用教。另外,協作應用是用來節約時間的,所以你要把使用效率放在心裡面,你不應該有很複雜的操作,讓別人要干一件事情浪費很多時間去做。

協作化平台的持續性非常重要

協作應用被打開以後,往往一天都不會關閉,所以它必須足夠可靠、足夠穩定,能夠支撐用戶一天的工作,我稱之為持續性。持續性的另外一點是延伸到更多的使用場景中去,比如很多人會走出去辦公,比如今天我在會場這裡做演講,我的員工在辦公室,移動端保證我可以把工作延續下去。持續性的第三點在設計上,用戶長年累月在你的產品上,如果它長得很不討喜就很糟糕,我時常聽到別人抱怨公司的辦公系統:「我們公司的OA長得醜的不得了,不是老闆逼我用,絕對不用。」 我們不能搞出這樣的東西來,我們要確保大家每天都很享受地使用我們的應用。

Teambition團隊在提高用戶體驗上做的一些思考

Teambition在優化體驗要素上花了很大的心思,因為想做一個又簡單,又很強大的工具。它將不同的功能拆到不同的應用裡面,每一個應用去解決一個針對性的問題,它使用最好、最簡單上手的交互方式去處理一個特定的問題。所以,我們為你不同的項目提供幾個不同的應用,每一個應用解決項目中的一類需求,這樣就可以讓每一個應用用最好的方式處理這個問題。

第一個應用是動態牆,專門幫助項目成員進行交流、討論。

第二個是任務板,在項目中最重要的任務管理,我們希望找到最好的方式幫助項目裡的所有人都按時完成任務。

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Teambition將任務管理做成一個很大的白板,將任務的階段一個一個列出來,所有的人第一眼看到就知道每個任務進展到什麼階段了。如果我自己的任務進展到新的階段,我只需要把任務卡片拽起來拖到下一個階段就可以了,相關的人自動會收到通知。如果我是項目負責人,我要修改一個任務的執行者,那麼把新的執行者頭像拖拽到這個任務卡片上,執行者就修改好了,非常簡單。

第三個應用是文件庫,幫助項目成員共享文件,並且可以針對每一個文件展開討論。

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teambition的文件庫和其他網盤都不一樣,它規定文件庫只有一級,你不能在一個文件夾裡再建一個文件夾。我們的用戶起先不理解,後來事實證明這樣的方式真的能幫助他們找到文件,提高效率。

下面幾個細節也是teambition在分拆應用方面的體現:

永遠無需刷新

絕大多數用戶在辦公室使用網頁端,所以我們在網頁端上投入了非常多的研發力量,最讓我喜愛的一點是:我們的網頁是永遠不需要刷新的,所有信息都會實時自動更新。並且,我們做了很好的內存管理,讓它永遠都不會崩潰。

郵件整合功能

在實際使用上可能出現一種情況就是:很多員工都用了,但是老闆說:「我只收郵件」。我們做了一個功能就是,teambition上的討論我們都會發個郵件給你,你可以直接回覆郵件,就可以參與討論。

桌面通知

另外teambition用了html 5的桌面通知,所以當你的瀏覽器在後台運行的時候,你也會收到一個通知告訴你有新的工作進來了。這對於提高成員間協作的效率非常有意義。

使用灰階色調

我希望用戶在teambition上持續使用一天都會覺得看著很舒服,所以使用了灰階色調。這在所有網站中很少這麼使用,因為你如果往裡面加色彩來讓它變生動是很容易的,但如果只給你黑色到白色之間的灰階,你要把一個網站設計得層次很分明,邏輯很清楚,是比較困難的。

另外,齊俊元也有兩個問題和大家探討:

1.新手引導是否有必要存在?現在我打開任何一個應用,一定有一個新手引導,但是我不確定大家是否覺得這是好的。是不是一個好的應用,不需要新手引導,大家應該拿起來就會用?這是值得思考的問題。

2.移動版也應足夠強大?有的公司願意說,我的移動端擁有我PC端的全部功能,所有強大的功能都被放在你手上,但事實上是不是當我們走在路上的時候,我們其實沒有能力做這麼多的事情,而應該把最重要的事情放在移動端上,這也是一個很有意思的問題。

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