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管理會計(Management A/C) 系列 (二) – 預算篇 自言自語 - WYJimmy

http://wyjimmy.blogspot.hk/2009/06/management-ac.html
前言

在第一篇管理會計出後,相比講升學,或其他 full set a/c 話題,似乎反應都唔算好,追問番好友原因,佢話我講得太深,因我的長期blog 友,多數係在讀AAT或文憑的學生,除應付考試外,一般做野都唔會做到咁複雜,就算部分資深的老友,好多都已是會計師,甚至是教書,咁佢地真係冇必要由 LCCI higher 或AAT paper 3 level 既野再睇一次。

所以我自己都有少少唔想寫落去,同埋,大部分會計朋友都一定比我更熟,自己是有點點『獻醜』倒不如『藏拙』吧!反正都冇人追我稿,即係需求低,不如節省大家看的時間吧。

但個人做事總唔想有頭無尾?咁唯有寫多一個會計界常見的詞語-預算(Budget)便算了,是否再寫下去,就按需要決定吧。

以下講緊係兩堂以上既野,所以會詳細少少,有興趣的可以分段去睇,唔必要一下子睇哂,慢慢睇,慢慢消化,有興趣而唔明可以問,或者指教在下都可以。

何謂『預算』(budget)?

其 實每天我們都身處Budget之中,例如你早午餐一般情況會食幾錢度,每日搭車等等,你會budget到每日,每星期,每月的洗費,再對照番你既收入,去 決定可以洗多d?抑或洗少d,今個月比幾多錢伯母,或可以買d咩比女朋友(通常係碌咭!因為正常你係買唔起!XD)亦即係我地所謂的『量入為出』,而目的 是去達到『收支平衡』。

一個人要預算,同樣,一間公司涉及更多唔同人運作,變數會更加大,例如你收入唔係穩定,你要應付既環境變化(成 本)會更多方面,如賠償等,其他可控制的東西,你更加需要有預算去準備,所以budget應該盡量有多D人參與,唔好個會計同老細兩個坐係度『閉門造 車』,咁會失去事實的效用。

預算並不一定指金錢上,你行動上都可以是預算,如你打算去邊,打算做什麼,與什麼人吃飯,往往這亦會與你金錢上的有關,所以預算主力視乎我地打算做些什麼,行動與所需金錢是式式相關。


Source from: Mr. George Brown, Edinburgh Napier University

『預算』的用處

傳統上,budget是給老板們『心中有數』,等佢地預知未來大約要洗d咩錢,做d咩野,檢視手上籌碼,作為未來的資源分配計劃(resource allocation planning)。

預算亦可以搵出管理問題,例如點解會成日out budget,要找出是公司既問題,抑或係人既問題,從此知左問題後,可以容易搵出解決問題的方法。

同樣,透過budget與實際結果比對,可以作為管理層表現(Performance measurement)及獎勵(Remuneration System)之評審標準,鼓勵他們做得更好。

預算(Budget)與預測(Forecast)

好多人都攪唔楚呢兩個字分別,我大致用自己所知解一解。

預 算(Budget)係按一個期間,如年度(Annual Budget),季度(Quarterly Budget),甚至按月按日等去做,但所設定的budget figure是不會變,因為這只是一抽預計數字,或者是你們(公司)所期望一堆數字,作用是為這一刻規劃未來資源,以及事後參考,常見政府的預算案,政府 果年定左洗咁多就咁多,好少會改,就算改都係政治因素 (Political factor)?如曾特首視民望如浮雲後被政治壓力團體炮轟一輪,最後都係改到唔知似乜一樣…..

預測(Forecast)就不然,如七天天氣報告,尋日話星期六會好天,天文台會按實際情況改變預測,如有颱風改方向迫近,咁星期六天氣可能變壞,咁係會改既。

在 會計來講,Forecast 又有人稱 Rolling Budget,即係隨時按情況會郁,以應付變化特多的環境及因素,常用有如Sales forecast,舉個例,在上年九月雷曼爆鑊前,很多公司的Sales forecast相信跟年頭所做的已相當不同了,這是forecast的好處。而唔好處當然係成日改,亦好難做比較,因為已經變哂。

預算與預測實用情況

由 此可見,對於變數大的figure如sales,我們一般是不會做period budget,budgeted sales 只會在考試上見到,因為經濟氣候變化太快,很多美帝國大公司與你簽了約,都可以在經濟不景時,不停地找你碴子,企圖退貨,甚至不找數,你budget一段 期間的數有什麼用? 難道有張新的大單,有利可圖而你不接嗎?

一般來說,sales 與 cash flow 這些每期不同的東東,所以需要定時去改變,以使更貼近現實,我們是會做forecast 多,在後面我們介紹如何去做一個sales 或 cash forecast,談不上正統(什麼是正統?),但我趨向簡單實用,你們可以按情況而變成合適你的設定,而budget 來說,一般我們會做一些Fixed nature一點的, 如G & A Budget (General administration expenses budget)

『增長』與『按需要』的預算

以上兩者有點似你地讀書既Incremental budgeting 或Zero-based budgeting (ZBB),但強調並非完全一樣,只係類似的東東,大家只需要用正常通識,即係common sense去理解就得,唔必要睇番書。

由 於只係預算是估估下的東西,在中小企層面我唔認為需要太費周章,因為我們需要講成本與時間效益,但所有budget 都要有一個assumption出來,換句話講:你點估個數出來,咁『增長式預算』就係最原始,最簡單做法,例如人工,因為這世界我地有通脹 (inflation),今年公司合共人工要10萬,老板話平均預算會加10%,變左你要預算下年同事人工變成11萬。

以上就係assumption了,係有根有據,你係根據以往既人工支出,再加上一個可靠既變數,如老板話加10%,其實你已經做左出年人工既預算。

『按 需要預算』係再進化少少,同Zero budget果樣係類似,我想你地考慮個G&A budget,究竟仲有冇果類野存在,簡單講,公司有10個人,上年人工10萬(假設人人一樣1萬,方便解說),老細話下年加人工10%,但裁兩個人走, 咁下年個預算就唔係11萬,而係8x1萬x1.1=8.8萬。

點解會話類似ZBB?其實你地要諗多D 野,上面提過,做budget 唔只係會計同老板既事,其實運作部分都要比一d意見,所謂叫『交budget』,佢地提出有咩洗費,大家在制定時諗下係咪真係必需,由於某d洗費,係方便 某d同事做少少野,但對於公司係一個大負擔,咁作為會計同老板,應該諗一諗有冇更好的替代品?而唔應該同事話要洗,我地只係做paper work,搬番落個budget度就算。

制budget 的技巧

而 做budget亦無謂攪得太複雜,分得太細,試過有北京同事交G&A budget比我,廁紙用幾多又一行,清潔費又一行,這正是我第一篇講既資訊雜訊(noise),因為管理會計係比老板做決策decision making,你放太多細項目入面,只會加長佢地審閱既時間及精神,減弱左你報表既效用,所以盡可能將一d大類既費用項歸類,你可以在後面的附註講下你 base on 些什麼去計出來。

第二點在第一篇都提過,但有需要再重覆,真是無必要估到小數後兩位,我亦唔信你估到咁準,更唔相信一個分類總數的幾蚊幾毫幾仙會影嚮到一個管理的決定(unit price就不同,因為會乘大條數,咁會好顯著下)。

格式我覺得用番平時P&L,大家會方便比對及好睇一D,始終你會拎番個actual 出來做比較,當然最好都係先簡化平時你們的管理報表較好。

最 後是要提醒一下,所有budget的數字都要有根有據,每一個數字你都要解到出來,唔係亂咁估,但世事無絕對,最可靠方法梗係同有關人仕一齊去估(因應佢 地具備在某方面,比你有更好既資訊及認識),但現實社會往往事與願違,當同事冇咁得閒entertain你,而你老板多數都係不負責任,只要你交數,但乜 都係你諗掂佢時,咁你真係只有降低個quality架勒,由同大家一齊去估,變左你去部門同事度拎一d資料,try your best estimation去估個數出來,可能既話,再拎去同有關同事傾,佢地通常都唔知咩黎,咁你地就睇情況,去執個老板想睇到既budget出來,再比建議 佢。

Sales forecast

其實Sales forecast (銷售預測)是很難一概而論去解怎做,最準確做法是本身公司有良好銷售訂單系統(Sales ordering system),可以在早一點預知下期走貨的詳細資料,再預估出未來月份銷售的金額。

當 然有些中小企對sales們是行銷售目標制,即係所謂要sales meet quota 或target,咁會計做forecast就要諗下在過往老細諗既數(佢地expect sales 可以做幾多出黎),同實則佢地跑到出黎既數差幾遠,例如七到八成咁計,咁你咪將下個月QUOTA數估做75% 囉?但會計人一般都係比較保守,revenue 我覺得可以估細DD,expenses 估大少少係冇問題,但過份保守會影嚮你報表既準確性及可觀性,所以呢d要你地自己去衡量點做係最fit。

如果真係又冇order system, 又冇quota 制,甚至你係零售業,咁最多你只能按淡旺季(seasonal effect)去估個sales,舉個例,上年一至六月的sales分別係 100k, 120k, 200k, 280k, 140k, 80k,今年頭三個月係70k, 85k, 145k, 你可以睇到今年大約係跌30%,而你公司好顯都係有一個淡旺季的效應,咁跟住四至六月,你唯有將上月同期既sales打番70%便算,反正係估架者。

但要玩再準確d,你就要睇番行業既銷售系數,甚至拎番一d經濟指數預測去做assumption,難度就唔係高,睇你有冇必要,同你要做到幾準囉?當然,越準既數,成本同時間都越高,只要你公司負擔得起吧!

Cash forecast

其 實在我地做野黎講,cash forecast 反而係最重要,因為呢個係做我地會計或corp fin 做decision making,例如我地黎緊係咪要拖人數?同banker傾facility借錢,簡單d如攪下factoring (即係所謂同銀行賣單, 其實唔係真正的賣, 只係將張客單押比銀行,銀行再借筆錢出黎比你用,當客找數銀行會收左佢,扣番你手續費及利息),甚至我地要同客傾下早d還錢,或同供應商傾下遲少少找數, 如唔肯,我地又要諗下可否做 invoice financing,甚至要同銀行傾medium term loan(如政府最近D SME loan)周轉,cash 對於公司來說係非常緊要。

要做一個好的cash forecast 係唔容易,準唔準主要睇你手上d 資料既質素,如是否update? 同埋你要預計埋客找數既pattern 以及之後你要比d 咩錢。

首先,你要有sales forecast,再要簡單分析,有幾多客會有幾時會找數,幾時你又要找數比邊個邊個,因為每間公司個情況都幾唔同,所以我用番textbook既例子比你睇一睇便算,有問題你地可以再問。



你地睇到,第二個月尾bank balance 係負數,即係唔夠錢找數,咁你一早知左,就要及早諗辦法比老細決定點攪勒!

總結

以上知識唔可能拎住出去,就可以解決哂所有中小企公司問題,因為大多數中小企管理系統較差,人力及各方資源都不足,所以真係冇乜邊個會計或文件系統係做得好。

管 理層高估自己/公司能力,對同事作出過高要求,而忽視本身需要有關,要明白你老細想你地做好盤數之餘,當然更想你買埋早餐奶茶咖啡,總務人事船務秘書一腳 踢,亦唔可能出太多人工請專材,仲要係穩定既人材返來,個個會計做三個月半年就走,你接手返黎既野唔係蘇州屎已經係執身彩,仲想攪好以上呢d野?好像有點 痴人說夢吧!

我覺得,以上既野,你地有個概念就夠,有時我明白唔係你地唔識做,係公司情況唔容許你地去做,不過點都好,你自己識做就夠, 萬一遇到個老細好,你做落d鑊氣野又攪掂哂,不妨真係幫老板諗諗佢,為自己同為公司增值,其實世界上僱主同員工唔係冇雙贏,只係比較上,天下烏鴉一樣黑, 與其外面d老板古靈精怪,你遇到個好d,你留低係度做好d,老板楂既資訊好一d,管理改善一d,公司競爭能力又大一d,最後你同老板都可以搵多d,呢個係 事實,所以書與各位共勉之。

預算做得好與否,或者有冇效用,真係要睇管理層的支持度有幾多,預算這工作亦關連到全公司的資訊數據(文件) 系統,唔一定話要setup 一個貴貴ERP至做得到,最主要係睇你老細與同事有幾合作吧!所以做得唔好不用強求,盡能力便算,夾硬去推樣野出黎,得罪全世界,最後你老細都係要炒你! 歷史告訴過我們:戊戌維新中的康有為及梁啟超,光緒便是一個活生生例子!

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