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管理會計(Management A/C) 系列 (二) – 預算篇 自言自語 - WYJimmy

http://wyjimmy.blogspot.hk/2009/06/management-ac.html
前言

在第一篇管理會計出後，相比講升學，或其他 full set a/c 話題，似乎反應都唔算好，追問番好友原因，佢話我講得太深，因我的長期blog 友，多數係在讀AAT或文憑的學生，除應付考試外，一般做野都唔會做到咁複雜，就算部分資深的老友，好多都已是會計師，甚至是教書，咁佢地真係冇必要由 LCCI higher 或AAT paper 3 level 既野再睇一次。

所以我自己都有少少唔想寫落去，同埋，大部分會計朋友都一定比我更熟，自己是有點點『獻醜』倒不如『藏拙』吧！反正都冇人追我稿，即係需求低，不如節省大家看的時間吧。

但個人做事總唔想有頭無尾？咁唯有寫多一個會計界常見的詞語－預算(Budget)便算了，是否再寫下去，就按需要決定吧。

以下講緊係兩堂以上既野，所以會詳細少少，有興趣的可以分段去睇，唔必要一下子睇哂，慢慢睇，慢慢消化，有興趣而唔明可以問，或者指教在下都可以。

何謂『預算』(budget)？

其 實每天我們都身處Budget之中，例如你早午餐一般情況會食幾錢度，每日搭車等等，你會budget到每日，每星期，每月的洗費，再對照番你既收入，去 決定可以洗多ｄ？抑或洗少ｄ，今個月比幾多錢伯母，或可以買ｄ咩比女朋友（通常係碌咭！因為正常你係買唔起！XD）亦即係我地所謂的『量入為出』，而目的 是去達到『收支平衡』。

一個人要預算，同樣，一間公司涉及更多唔同人運作，變數會更加大，例如你收入唔係穩定，你要應付既環境變化（成 本）會更多方面，如賠償等，其他可控制的東西，你更加需要有預算去準備，所以budget應該盡量有多Ｄ人參與，唔好個會計同老細兩個坐係度『閉門造 車』，咁會失去事實的效用。

預算並不一定指金錢上，你行動上都可以是預算，如你打算去邊，打算做什麼，與什麼人吃飯，往往這亦會與你金錢上的有關，所以預算主力視乎我地打算做些什麼，行動與所需金錢是式式相關。


Source from: Mr. George Brown, Edinburgh Napier University

『預算』的用處

傳統上，budget是給老板們『心中有數』，等佢地預知未來大約要洗ｄ咩錢，做ｄ咩野，檢視手上籌碼，作為未來的資源分配計劃(resource allocation planning)。

預算亦可以搵出管理問題，例如點解會成日out budget，要找出是公司既問題，抑或係人既問題，從此知左問題後，可以容易搵出解決問題的方法。

同樣，透過budget與實際結果比對，可以作為管理層表現(Performance measurement)及獎勵(Remuneration System)之評審標準，鼓勵他們做得更好。

預算(Budget)與預測(Forecast)

好多人都攪唔楚呢兩個字分別，我大致用自己所知解一解。

預 算(Budget)係按一個期間，如年度(Annual Budget)，季度(Quarterly Budget)，甚至按月按日等去做，但所設定的budget figure是不會變，因為這只是一抽預計數字，或者是你們（公司）所期望一堆數字，作用是為這一刻規劃未來資源，以及事後參考，常見政府的預算案，政府 果年定左洗咁多就咁多，好少會改，就算改都係政治因素 (Political factor)？如曾特首視民望如浮雲後被政治壓力團體炮轟一輪，最後都係改到唔知似乜一樣…..

預測(Forecast)就不然，如七天天氣報告，尋日話星期六會好天，天文台會按實際情況改變預測，如有颱風改方向迫近，咁星期六天氣可能變壞，咁係會改既。

在 會計來講，Forecast 又有人稱 Rolling Budget，即係隨時按情況會郁，以應付變化特多的環境及因素，常用有如Sales forecast，舉個例，在上年九月雷曼爆鑊前，很多公司的Sales forecast相信跟年頭所做的已相當不同了，這是forecast的好處。而唔好處當然係成日改，亦好難做比較，因為已經變哂。

預算與預測實用情況

由 此可見，對於變數大的figure如sales，我們一般是不會做period budget，budgeted sales 只會在考試上見到，因為經濟氣候變化太快，很多美帝國大公司與你簽了約，都可以在經濟不景時，不停地找你碴子，企圖退貨，甚至不找數，你budget一段 期間的數有什麼用? 難道有張新的大單，有利可圖而你不接嗎？

一般來說，sales 與 cash flow 這些每期不同的東東，所以需要定時去改變，以使更貼近現實，我們是會做forecast 多，在後面我們介紹如何去做一個sales 或 cash forecast，談不上正統（什麼是正統？），但我趨向簡單實用，你們可以按情況而變成合適你的設定，而budget 來說，一般我們會做一些Fixed nature一點的, 如G & A Budget (General administration expenses budget)

『增長』與『按需要』的預算

以上兩者有點似你地讀書既Incremental budgeting 或Zero-based budgeting　(ZBB)，但強調並非完全一樣，只係類似的東東，大家只需要用正常通識，即係common sense去理解就得，唔必要睇番書。

由 於只係預算是估估下的東西，在中小企層面我唔認為需要太費周章，因為我們需要講成本與時間效益，但所有budget 都要有一個assumption出來，換句話講：你點估個數出來，咁『增長式預算』就係最原始，最簡單做法，例如人工，因為這世界我地有通脹 (inflation)，今年公司合共人工要１０萬，老板話平均預算會加１０％，變左你要預算下年同事人工變成１１萬。

以上就係assumption了，係有根有據，你係根據以往既人工支出，再加上一個可靠既變數，如老板話加１０％，其實你已經做左出年人工既預算。

『按 需要預算』係再進化少少，同Zero budget果樣係類似，我想你地考慮個G&A budget，究竟仲有冇果類野存在，簡單講，公司有１０個人，上年人工１０萬（假設人人一樣１萬，方便解說），老細話下年加人工１０％，但裁兩個人走， 咁下年個預算就唔係１１萬，而係８ｘ１萬ｘ１．１＝８．８萬。

點解會話類似ＺＢＢ？其實你地要諗多D 野，上面提過，做budget 唔只係會計同老板既事，其實運作部分都要比一ｄ意見，所謂叫『交budget』，佢地提出有咩洗費，大家在制定時諗下係咪真係必需，由於某ｄ洗費，係方便 某ｄ同事做少少野，但對於公司係一個大負擔，咁作為會計同老板，應該諗一諗有冇更好的替代品？而唔應該同事話要洗，我地只係做paper work，搬番落個budget度就算。

制budget 的技巧

而 做budget亦無謂攪得太複雜，分得太細，試過有北京同事交G&A budget比我，廁紙用幾多又一行，清潔費又一行，這正是我第一篇講既資訊雜訊(noise)，因為管理會計係比老板做決策decision making，你放太多細項目入面，只會加長佢地審閱既時間及精神，減弱左你報表既效用，所以盡可能將一ｄ大類既費用項歸類，你可以在後面的附註講下你 base on 些什麼去計出來。

第二點在第一篇都提過，但有需要再重覆，真是無必要估到小數後兩位，我亦唔信你估到咁準，更唔相信一個分類總數的幾蚊幾毫幾仙會影嚮到一個管理的決定(unit price就不同，因為會乘大條數，咁會好顯著下)。

格式我覺得用番平時P&L，大家會方便比對及好睇一Ｄ，始終你會拎番個actual 出來做比較，當然最好都係先簡化平時你們的管理報表較好。

最 後是要提醒一下，所有budget的數字都要有根有據，每一個數字你都要解到出來，唔係亂咁估，但世事無絕對，最可靠方法梗係同有關人仕一齊去估（因應佢 地具備在某方面，比你有更好既資訊及認識），但現實社會往往事與願違，當同事冇咁得閒entertain你，而你老板多數都係不負責任，只要你交數，但乜 都係你諗掂佢時，咁你真係只有降低個quality架勒，由同大家一齊去估，變左你去部門同事度拎一ｄ資料，try your best estimation去估個數出來，可能既話，再拎去同有關同事傾，佢地通常都唔知咩黎，咁你地就睇情況，去執個老板想睇到既budget出來，再比建議 佢。

Sales forecast

其實Sales forecast (銷售預測)是很難一概而論去解怎做，最準確做法是本身公司有良好銷售訂單系統（Sales ordering system），可以在早一點預知下期走貨的詳細資料，再預估出未來月份銷售的金額。

當 然有些中小企對sales們是行銷售目標制，即係所謂要sales meet quota 或target，咁會計做forecast就要諗下在過往老細諗既數(佢地expect sales 可以做幾多出黎)，同實則佢地跑到出黎既數差幾遠，例如七到八成咁計，咁你咪將下個月QUOTA數估做75% 囉？但會計人一般都係比較保守，revenue 我覺得可以估細DD，expenses 估大少少係冇問題，但過份保守會影嚮你報表既準確性及可觀性，所以呢ｄ要你地自己去衡量點做係最fit。

如果真係又冇order system, 又冇quota 制，甚至你係零售業，咁最多你只能按淡旺季(seasonal effect)去估個sales，舉個例，上年一至六月的sales分別係 100k, 120k, 200k, 280k, 140k, 80k，今年頭三個月係70k, 85k, 145k, 你可以睇到今年大約係跌３０％，而你公司好顯都係有一個淡旺季的效應，咁跟住四至六月，你唯有將上月同期既sales打番７０％便算，反正係估架者。

但要玩再準確ｄ，你就要睇番行業既銷售系數，甚至拎番一ｄ經濟指數預測去做assumption，難度就唔係高，睇你有冇必要，同你要做到幾準囉？當然，越準既數，成本同時間都越高，只要你公司負擔得起吧！

Cash forecast

其 實在我地做野黎講，cash forecast 反而係最重要，因為呢個係做我地會計或corp fin 做decision making，例如我地黎緊係咪要拖人數？同banker傾facility借錢，簡單d如攪下factoring (即係所謂同銀行賣單, 其實唔係真正的賣, 只係將張客單押比銀行，銀行再借筆錢出黎比你用，當客找數銀行會收左佢，扣番你手續費及利息)，甚至我地要同客傾下早d還錢，或同供應商傾下遲少少找數， 如唔肯，我地又要諗下可否做　invoice financing，甚至要同銀行傾medium term loan(如政府最近D SME loan)周轉，cash 對於公司來說係非常緊要。

要做一個好的cash forecast 係唔容易，準唔準主要睇你手上d 資料既質素，如是否update? 同埋你要預計埋客找數既pattern 以及之後你要比d 咩錢。

首先，你要有sales forecast，再要簡單分析，有幾多客會有幾時會找數，幾時你又要找數比邊個邊個，因為每間公司個情況都幾唔同，所以我用番textbook既例子比你睇一睇便算，有問題你地可以再問。



你地睇到，第二個月尾bank balance 係負數，即係唔夠錢找數，咁你一早知左，就要及早諗辦法比老細決定點攪勒！

總結

以上知識唔可能拎住出去，就可以解決哂所有中小企公司問題，因為大多數中小企管理系統較差，人力及各方資源都不足，所以真係冇乜邊個會計或文件系統係做得好。

管 理層高估自己／公司能力，對同事作出過高要求，而忽視本身需要有關，要明白你老細想你地做好盤數之餘，當然更想你買埋早餐奶茶咖啡，總務人事船務秘書一腳 踢，亦唔可能出太多人工請專材，仲要係穩定既人材返來，個個會計做三個月半年就走，你接手返黎既野唔係蘇州屎已經係執身彩，仲想攪好以上呢ｄ野？好像有點 痴人說夢吧！

我覺得，以上既野，你地有個概念就夠，有時我明白唔係你地唔識做，係公司情況唔容許你地去做，不過點都好，你自己識做就夠， 萬一遇到個老細好，你做落ｄ鑊氣野又攪掂哂，不妨真係幫老板諗諗佢，為自己同為公司增值，其實世界上僱主同員工唔係冇雙贏，只係比較上，天下烏鴉一樣黑， 與其外面d老板古靈精怪，你遇到個好ｄ，你留低係度做好ｄ，老板楂既資訊好一ｄ，管理改善一ｄ，公司競爭能力又大一ｄ，最後你同老板都可以搵多ｄ，呢個係 事實，所以書與各位共勉之。

預算做得好與否，或者有冇效用，真係要睇管理層的支持度有幾多，預算這工作亦關連到全公司的資訊數據（文件） 系統，唔一定話要setup 一個貴貴ＥＲＰ至做得到，最主要係睇你老細與同事有幾合作吧！所以做得唔好不用強求，盡能力便算，夾硬去推樣野出黎，得罪全世界，最後你老細都係要炒你！ 歷史告訴過我們：戊戌維新中的康有為及梁啟超，光緒便是一個活生生例子！