http://magazine.caing.com/2010-08-28/100174837.html
8月21日，星期六。对于中国中钢集团（下称中钢）上百名中高层管理人员来说，这个周末并不轻松。
在中钢北京总部大楼，中钢集团和股份公司管理班子、职能部室负责人以及中钢二级子公司的党政领导，上百人聆听国家审计署工作组对中钢审计情况的通报，外地子公司党政负责人也都通过视频参加会议。
这次通报披露的中钢管理之混乱、决策之无序、投资之冒险，令中钢上下触目惊心。审计署工作组在情况通报中指出，中钢存在财务管理混乱等诸多重大 问题。这次通报意味着审计署对中钢的审计基本告一段落。但中钢的内部整肃可能才刚刚开始。多位消息人士向本刊记者确认，国资委纪委已成立工作小组对中钢展 开调查。
审计署此次审计始于今年5月，由境外司司长带队，从中钢在香港的子公司中钢国际控股有限公司（下称中钢国际）入手，着重于中钢的贸易及货运业务。中钢国际成立于2005年12月，主要参与中钢集团海外资源开发及管理和国内外项目投资的优化等。
知情人士对本刊记者透露，审计署对中钢国际进行了详细审计，发现多笔佣金支付存在问题，涉及金额高达四五千万美元。
“这些费用支出是现金支出，没有合同。”一位曾在中钢工作多年的高管告诉本刊记者，正常佣金支出都有合同，一般比例在交易的3%-5%左右，而 且少有现金支出。知情人士称，2009年初出任中钢国际副总经理的辛希乐已于今年8月被撤职，目前被限制出境。此前辛曾担任中钢钢铁总经理。
这之后，审计署对中钢展开延伸审计，进一步发现中钢与民营钢铁企业山西中宇钢铁有限公司之间的巨额资金往来形成了近40亿元欠账（参见本刊2010年第32期封面报道“中钢被套”），而在中钢与另一家民营钢铁企业河北纵横之间，问题严重程度可能甚于山西中宇。
中钢的货运业务也被怀疑有可疑之处。最近几年，中钢80%的货运交予在香港注册的两家小货运公司。2007年以前，中钢货运与鹏荣国际有限公司 （Glory Prans）合作。香港公司注册处资料显示，鹏荣国际有限公司注册资金2万港元，施伟东出资9999港元，占比49.99%；周艳萍出资1港元，李天翔出 资1万港元，占比50%。
2007年后，因中钢部分管理层反对，认为鹏荣国际没有实力，中钢货运开始与另一家注册于英属维尔京群岛的货运公司海达船务有限公司（Sea Win Shipping）合作。知情人士透露，海达船务控制人为陈建华。
施伟东、陈建华二人均出身于五矿货运公司，而中钢集团董事长黄天文在2003年调任到中钢前，正是五矿主管货运的副总经理。
2008年，全球船运业遭遇金融危机，普遍陷入亏损，但海达船务得益于中钢业务，丝毫不受影响。审计署估计，近两年中，两家货运公司从与中钢的货运业务中盈利近2亿元。
从2005年开始，中钢进行了一系列并购重组，逐步构建起了“矿业、炭素、耐火、铁合金、装备制造”五大产业运作格局，“中钢模式”受到国资委 认可。然而，这些收购并没有给中钢带来较好回报。2008年，中钢出资14亿美元收购澳大利亚中西部矿业公司100%股权，原计划铁矿石年产量3000万 吨以上。不过，2009年这一项目还处于前期勘探阶段，当期亏损9281万元。
重要投资项目回报较差的情况下，中钢盈利能力也在下降。中钢2009年向国资委报告利润5.8亿元，但扣除政府补助、汇兑收益等非经营性收益后，主业则亏损3.8亿元。“营业收入下滑，销售费用、管理费用却在上升。”看过中钢财务报告的知情人士表示。
针对中钢现状，大股东国资委已要求中钢加强公司财务管理，确保资金流安全，加快应收预付款的回收速度，控制带息负债规模，降低资产负债率。不过，知情人士称，国资委高层对于中钢问题的严重性仍存在认识分歧。
本刊特派香港记者王端对此文亦有贡献
http://bittermelon2009.blogspot.com/2010/11/blog-post_25.html
自己讀書的時候，大伙兒經常去「瓊天大酒樓」解決三餐溫飽，味道絕對不是原因，為的只是價錢夠平，而且不用走出校門去找吃，怱怱吃過飯後就可以打波去。
大家口中的瓊天大酒樓其實就是Canteen，取其諳音將「Can-teen」變成「瓊天」。瓊天最經典的出品莫過於「鼻涕飯」，濃濃的芡汁加上幾片肉，難吃程度可想而知，但讀書時沒有太多零用錢，能填飽肚子而且價錢實惠，對我們這些學生來說已是不錯的了。
在上一篇文章《Auditor應到的地方-飯堂》中，提及到飯堂的運作是屬於「高風險」類別，做內審的應該要去看。不過，大前題是擁有大規範生產的，例如工廠才值得看，一個只有幾十人的辦公室的飯堂就不是這裡所講的範圍。
飯 堂運作屬於「高風險」，主要是出了事情後的影響甚大。試想一下，如果飯堂烹了些不潔的食物給員工享用，弄到部份員工身體不適，醫藥費及相關賠償雖然可能不 少，但最大問題是影響生產。生產出了問題，隨時連貨期也有影響，公司除了掉了訂單外，以後的生意也別指望了。所以，飯堂的運作必然會在我的審計計劃當中。 不過，將飯堂運作單獨立項成一個Audit Assignment的話就有點浪費資源，我慣常將飯堂歸入HR、Procurement或者
Administration的審計一併來做。
飯堂要如何審計，首先要看它是工廠自己營運還是外判給供應商來做。如果是前者，要看的東西就比較多，當中包括：
1）食材及消耗品的購買、檢查、儲存、過期管理等
2）飯堂人員管理，招聘、定期衛生及身體檢查等
3）飯堂牌照及相關衛生證明
4）廚餘的處理
5）飯堂衛生及安全的管理
6）廚房設備的購置和管理
7）消防及其設備的管理
8）飯菜的訂價（如果公司免費提供就不用看了）
9）飯堂收入的管理（如果公司免費提供就不用看了，但要看如何確保只是公司員工才可以用餐）
如果飯堂是外判的話，需要看的東西比自己營運的少一些，當中包括：
1）供應商的篩選及談價流程
2）飯堂承包合約的條款
3）供應商表現的監察（衛生、消防、安全）
4）飯菜的訂價（如果員工需要自付飯菜）
5）支付供應商的標準（如果公司免費提供飯菜，需要看如何計算菜價，例如按人頭計還是定額等）
另外，內審突擊查看及訪問員工意見也是應該要做的。
順 帶一提，在內審工作多年，審過的飯堂數目也不少。經驗告訴我，不論飯堂是自己營運還是外判，其監管都不容易。例如食材及消耗品的購買和存貨管理，價格差別 大而且物品種類又多又瑣碎，使用數量多少又無法有限監控，所以問題極多。有些公司為免麻煩，索性將飯堂外判。但外判涉及的利益巨大，無論是續約或挑選新的 供應商，各方勢力就會互相較勁，蔚為奇觀。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2010/12/blog-post.html
審計署最新的一份審計報告，揭露了為數不少直資學校在管治及行政上的問題。其中有學校座擁大量儲備仍加學費，其爭議不絕。有人認為不應該，但也有人認為並無不妥。
不過我留意到一個現象，就是不論傳媒或者網上的討論，大多數人都說審計報告「批評」直資學校管理混亂，就例如曾淵滄先生在《大公報》撰文，批評審計署對直資學校的指斥是大錯特錯。又例如直資學校議會發表聲明，批評審計報告內的指控對他們不公平。
但其實大家只要稍為認真去看一看那份報告，報告的「被審單位（Auditee）」不是直資學校，而是教育局。所以，其批評對象也應該是教育局而不是直資學校。
審計署是次的審計，旨在評審教育局有沒有適當地監管直資學校，為了測試監管是否有效及足夠，審計署抽查部份直資學校，以評估監管工作有沒有做好。另外，我估計因為直資學校不是被審單位，所以審計報告並沒有列出有問題的學校名單，而且也沒有要求個別學校解釋原因。
只 不過當報告出爐後，其審計發現實在太震撼，教育局在輿論壓力下公開名單。但以我個人來看，教育局突然公佈涉及的學校名單，其做法極不道德。為什麼我這樣 說？主要原因是審計報告為了突顯教育局在管理上出問題，所以必需在報告內提供具體的數字及例證，但這些東西只是表象，審計署不會（也不應）深入探討個別學 校出問題的原因（因為審計的範圍是教育局對直資學校的監管，而不是直資學校本身）。既然明知學校對報告的內容無從辯白，但卻突然公佈學校名稱，不就是要她 們吃食貓嗎？
簡單舉個例子，一家學校十個學生有九個會考攞Ｕ，校方因此飽受家長批評，學校此時卻向外公佈攞Ｕ學生的名字，對學生們公道 嗎？學生成績差有多種原因，有些可能是懶，也有些可能是情有可原的，但如果學校謬然公佈學生的名字而令他們被批評，你是家長怎樣看這家學校？雖然有人說， 直資學校涉及公帑，所以公眾有知情權，但學生也是接受公帑的資助去讀書，難道我們就可以公開學生的學業成績嗎？
謬然公佈涉及問題的學校名單，我不知道教育局是有意還是無意，但從「陰謀論」來看，將公眾批評的焦點成功由自己轉向學校，其「卸鑊」手法異常高明，而一句「沒有牙力」更是神來之筆，是Auditee如何應付Auditor及管理層質詢的上佳教材。
另外，教育局這次做法，必定令其他學校（不論是直資與否）有戒心，在將來必然不願配合和合作，當審計署日後進行類似的審計工作時必定倍感困難。
既將視線有效轉移，而又可以打擊Auditor，面對這樣辛辣的Auditee，唯有祝審計署仝仁好運。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/04/credit-sales.html
上一篇文章《銷售流程的營運審計（前言）》簡單地介紹了銷售流程營運審計的幾個問題，並提及將會分別講Credit sales 和Cash sales的審計要點，這一篇先講Credit sales（賒賬銷售）。
貨物了出門但收不到錢，絕對可以用血本無歸來形容。在兩三年前的《警訊》就曾經報導過，有不法分子開了家空殼公司，並臨時租用了一個單位用作辦公室，在幾 個月間不斷以「賒數」的形式大量訂購文具及辦公用品，最後就拉閘捲貨走人，一批供應商因而損失慘重。所以，賒數這一块風險非常高，管理不善的話輕則賠本， 重則能令企業因周轉不靈而倒閉。
為了要減低這方面的風險，如何殷選客戶並給予信貸額度就至為重要。在這方面，公司應有專人（不能是銷售人員）為每個新客戶進行信貸評估，並根據評估的結果 定出信貸額。信貸評估的做法大致都是要求客戶提供過去幾年的Audited financial statements，計算及評估一下客戶的財務狀況。另外，也有公司會要求客户提供咨詢人（例如客户的其他供應商）名單，由公司直接聯絡咨詢人以查詢其 信貸狀況。
如果預計的生意額龐大，有些公司還會向Credit Agent購買客戶的Credit Report，以及派員到客戶處實地拜訪，乘機核實一下客戶的規模和營運狀況。
除了新客戶外，現有客戶的信貸狀況也應要不斷監察和定期審視，例如客戶過往的付款是否按時或經常延遲，退票是否發生過等等。所以，在收款的流程內應收集這 些信息並進行統計，以供日後審視客戶的信貸狀況之用。另外，市場的消息也要密切留意，一旦傳出客戶有信貸問題，公司應有一個機制去評估情況，並決定是否收 緊信貸。
當客戶累積的訂單超過信貸額時，公司應有一個制度去決定是否臨時加大客戶的信貸額，還是堅持客戶先支付部份賬項，才讓客戶下新訂單或至放貨。一般來說，給予臨時信貸額應由銷售以外的人員（例如財務）按制度來決定。
其實以上各要點就是信貸管理（Credit Management）的一部份。在工作過的大大小小企業當中，發覺要設計信貸管理不難，最困難的地方在於不能切實執行預早定下的信貸政策（Credit Policy）。不能執行的原因有很多，其中比較突出的是前線銷售人員不肯依從，甚至管理層利用影響力推翻信貸政策的決定（Management Override），又或者是例外情況的審批（Exceptional approval）機制被濫用。
以上的措施主要是在Credit Sales前應已作出的Preventative Control，即是說，這些措施的目的，主要是去阻止問題發生或者減低發生的機會。當貨物出了門或服務完成了後，應收賬便會形成。對應收賬的管理，我們 則多以Detective和Corrective Controls來處理。這方面將會在另文再談。至於信貸政策的審視，將會在下一篇續談。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/03/blog-post_28.html
一直都很想寫這個題目，但每當動筆時就感到很吃力，因為涉及的範疇太廣，想講的東西也太多。無論如何，先概括地寫下這一篇，往後再深入地寫多些。
在設計銷售流程的營運審計時（Operational audit for sales process），除了要了解其風險外，也要注意審計的範圍，例如在看整個流程時，我們要從那裏開始，在那裏終止都要預早設計清楚。舉個例子，我們應由找 客戶及出報價單開始，甚至追溯至由Marketing開始？還是應該由開出發票（Invoice）時才開始，追蹤至貨物出門時就終止？而且，我們應該連收 錢這一块也應該要涵蓋？
決定銷售流程審計範圍並沒有標準，主要都是看管理層及Auditee Committee，或其審批的Annual audit plan中的需求。
審視銷售比較審視其他流程困難，除了因為涉及的東西有很多之外，不同的付款方法，其風險可以完全不相同，Credit sales（賒賬銷售）和Cash sales（現金銷售）就是一例。前者最大的風險是貨品已送出或服務已完成但卻收不到錢，後者則不必顧慮這點，但要顧及現金的安全，例如收到假鈔票或假信 用卡，還有現金儲存、運送、入賬等等的問題。
另外，就算付款方法一樣，不同行業所面對的風險也不會一式一樣，所以其銷售流程也不盡相同。例如零售及服務業，食肆、一般商品銷售、珠寶、服飾、美容等 等，他們雖然主要是Cash sales，有些側重於現鈔的交易（例如小食店收現鈔），有些則側重於電子貨幣（例如連鎖店以八達通及信用卡收取款項）。
再者，零售業通常都會推出不同的優惠來吸引顧客，例如現金券、折扣優惠券、買十送一、孖裝優惠、二日同行七折、全場八折、新貨九折等等，當中的控制方法就各式各樣，各施各法。
未來我將會以幾篇文章，來談談在進行Credit sales及Cash sales的營運審計時，應該要看的重點。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/04/credit-sales_18.html
在《銷售流程的營運審計（Credit sales）之一》 曾提及過，信貸政策的措施主要是Preventative Control，目的是去阻止問題發生或者減低發生的機會。對應收賬的管理，我們則多以Detective和Corrective Controls來處理，即是通過種種措施去偵測問題是否已經發生，並採取相應的措施去補救。
具體來說，應收賬的基本措施是定期的AR Aging Analysis（賬齡分析）配以相應的催收行動。 例如剛過了期的賬項，公司會向客戶發出催繳通知；賬項過了某一段期限的，公司會致電給客户跟進；過期很久的，公司會向客戶採取法律行動，或找收數公司代為 追收欠款等等。
另外，有公司為了誘使客戶提早還款，會向客戶提供一些折扣優惠，例如本來數期是三十天的，如果客戶能提早在十五天內還款，客戶可享有賬項金額幾個巴仙的優惠。
要進一步減低客戶的信貸風險，普遍的做法是要求客户先支付訂金，當出貨就前必須將貨款付清或繳付至某個水平。如果是出口的話，因收款的風險大增，很多公司 更要求客戶開出信用狀（Letter of Credit）來支付。另外，有公司會將應收賬賣掉或用以作為抵押去做借貸，但在香港並未算太普遍，而且其財務開支也不便宜。
如果是出口商的話，有公司則向香港出口信用保險局購 買出口信貸保險以保障自己。因為出口商除了面對買家欠款的風險外，還有其他風險需要承擔，例如買家拒絕提貨，以及當地實施外匯禁制、貨品被禁入口、或者突 然發生天災（例如最近的日本大地震）和革命（例如中東地區的茉莉花革命）等等。另外，出口信貸保險的保單也可以用作出口融資，公司以此可以增加流動資金。
在進行這方面的審視時，內審主要是查看相關部門，有沒有定期進行賬齡分析，及對過期未付的賬項按照程序進行催收。另外，內審也會從賬齡分析抽取樣本，看看公司有沒有對那些經常延遲還款的客戶收緊信貸。
至於應收賬的其他風險，比較值得一提的是撇賬及呆壞賬的撥備，這方面的風險主要是體現在財務報表的準確性。一般來說，公司應定期審視應收賬，並對一些不可能回收的賬項進行撇賬。另外，公司也應有一套政策去為呆壞賬做撥備。
不過，由於這方面External Auditor通常都會看得比較緊，除非他們或管理層特別要求，否則內部審計都只會簡單地看一看，甚至有時不看，避免大家的工作重複。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/05/credit-sales.html
對上三篇分別談過Credit sales的信貸政策及應收賬的管理，接下來簡單地介紹一下，在進行Credit sales營運審計時，其他應要注意的地方。
１）接收客戶訂單
被審單位有沒有相應的措施，確保所有客戶訂單都記錄無誤及給予處理？例如收到的客戶訂單，銷售人員將訂單的資料輸入系統內，系統自動為每張訂單加上一個序號，訂單將會傳送至相關部門處理。
另外，在收受客戶訂單前時，被審單位有沒有相應的措施去進行一些檢查，包括客戶信貸額是否超額，折扣是否經批准，以及存貨是否足夠（如果是商品銷售），訂單是否可行（如果是製造）。
客戶信貸的檢查在對上三篇已經談過，在此不再贅述。至於折扣方面，一般來說，銷售人員都了授權，可以向客戶給予一定限度的折扣。如果折扣超過限度，就需要由其上級來批准。
關於商品銷售方面，在開單前被審單位是否有措施，去確定商品有沒有足夠的存貨以應付訂單。如果不足夠時怎麼辦，如果存貨足夠，是否又有措施去把相關的商品預留給已開的訂單。
關於訂單是否可行方面，當中包括訂製貨品的質量（是否能按照客戶所要求的規格製造貨品），數量（是否有能力製造出客戶要求的貨品數量）和時間（是否能於指定日期內交貨）。一般來說，在接受訂單前，訂單都要經過生產部門審批，看看上述三項是否沒有問題。
還有一點，被審單位是否有一套機制，去監察訂單的完成情況，並且定期找出並跟進那些未完成的訂單。
２）交貨
除非是零售業，就一般貨品銷售而言，負責存貨的人不能同時也負責銷售，信貸控制和財務。為了確保貨品的安全，每一宗出貨都應有一份出貨單（Goods Delivery Note 或 Goods Dispatch Note）做證明，而且出貨單應寫明涉及那一張訂單，客戶名稱，送貨地址，日期，貨品說明及數量等。另外，出貨單應有一個序號，方便追蹤及查看出貨單有沒 有缺漏。當貨品送到客戶處，送貨人員應要求客戶簽收作實。
３）開發票
在財務方面，應有專人（例如會計人員）核對每張出貨單是否有訂單做證明，而且也應根據訂單和出貨單向客戶開出發票，要求付款。
另外，財務應定期核對發票，出貨單和訂單，確保開出發票的價錢，貨品種類及數量，折扣，信貸期等準確無誤。
４）收款
Credit sales的收款大致是銀行轉賬和支票，如果是前者則相對比較簡單，除了在發票上列明企業的收款銀行及其賬號外，也會要求客戶在轉賬後提供銀行水單，方便財務跟進。
如果是支票，企業應有一個機制，讓收到的支票盡快存到銀行處。另外，負責處理支票的人員不應同時負責編制銀行餘額調節表（Bank reconciliation），但如果在實際操作中有困難必需要由同一人負責，那麼餘額調節表必須由獨立的財務人員檢查和審閱。
另外，有些客戶會要求企業開出正式的付款收據，所有收據應編有序號，並應記錄開出收據的詳情，包括客戶名稱，金額，日期，涉及的發票編號等。
５）退賬單
當有退貨發生，或客戶多付了貨款，財務就需要開出退賬單（Credit Note）給客戶。一般而言，退賬單應編有序號，而開出前應有足夠的證明，並經過審批才開出。
６）會計控制
如果客戶合作的話，定期（例如每月）與客戶對賬是一個好的做法。就算客戶不肯對賬，定期向客戶發出客戶結單（Customer’s Statement），詳列賬項和付款明細也是一個好的做法。
另外，財務應定期核查Sales Ledger 和 Debit Ledger，確保所有銷售均已記入應收賬內。除了早前介紹過的應收賬管理外，財務也應定期審視Debit Ledger，特別是那些Credit balances，並跟進原因。
最後一提，財務也應利用一些指標來監察Credit sales 及應收賬的表現。例如Debtor turnover，stock turnover，actual sales vs. budgeted sale，no. of goods returned，profit margin，breakdown of sales by customer / region / office / product等等。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/05/cash-sales.html
上幾篇談過了Credit Sales，接下來則談一下進行Cash Sales營運審計時需要看的地方。
在第一篇《銷售流程的營運審計（前言）》 中提及過，Cash Sales的最大風險是其安全性，因為錢並無「識認」（當然你可以說鈔票有號碼），而且流通性強。當談及現金安全時，很多人認為是指實物上的保護措施 （Physical Controls），但我則認為首先要做的，是現金銷售記錄是否能做到準確，及時和可靠。舉個簡單例子，仲使我們將收到的現金放置在既安全又穩固的夾萬 中，但如果在收取時，部份現金已遭人「落格」，夾萬就不能保障所有現金的安全了。所以，現金銷售記錄是控制的關鍵。
很多企業，特別是中小企，第一個難題就是如何有效記錄所有現金銷售，例如小型茶餐廳，他們不可能像售賣貨品的店舖一樣，憑售出貨物的數量和定期的貨物盤點 來確保銷售記錄準確。不能有效記錄銷售的話，現金收入是否齊全就不能保證。所以，小店在這方面最有效的控制，就是由老闆或者老闆信靠的人出任收銀員。當 然，在小店而言是有效，但規模較大的企業，除非老闆是孫吾空托世懂得分身術，否則還是需要回到現實，借助流程和內部架構來控制。由於銷售涉及的行業各式各 樣，每個行業所用的方法都不同，為免文章寫得太虛，我嘗試以服裝店來做例子。
要有效記錄服裝店的銷售，首先就要有一個健全的貨物存量及出入記錄。除非是十蚊店，每件貨品的價錢都是劃一，否則貨物存量和出入必需要按每件貨品及其種類 來記錄。例如A款裇衫存貨1件，今天來貨10件，賣出9件，最後的結存是2件；B款褲子存貨8件，今天來貨10件，賣出15件，結存是3件，如此類推。
為確保記錄準確，最理想當然是負責編制記錄的人不會同時也負責存貨和收錢，但實際在服裝店的執行上，這要求相當困難，而且未必符合成本效益，所以有些企業 是採用集體負責制，即以整家服裝店做單位來問責，店員具體的職責由他們自己安排，總之有缺貨缺錢的情況發生就由他們一起問責。除此以外，定期為貨品做盤點 也是必要的，從實物盤點中可以核實存貨記錄是否準確。
有了可靠的存貨記錄後，接下來的各項控制措施就能有效運作了，下篇再談。
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