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銷售流程的營運審計(前言) Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/03/blog-post_28.html

一直都很想寫這個題目,但每當動筆時就感到很吃力,因為涉及的範疇太廣,想講的東西也太多。無論如何,先概括地寫下這一篇,往後再深入地寫多些。

在設計銷售流程的營運審計時(Operational audit for sales process),除了要了解其風險外,也要注意審計的範圍,例如在看整個流程時,我們要從那裏開始,在那裏終止都要預早設計清楚。舉個例子,我們應由找 客戶及出報價單開始,甚至追溯至由Marketing開始?還是應該由開出發票(Invoice)時才開始,追蹤至貨物出門時就終止?而且,我們應該連收 錢這一块也應該要涵蓋?

決定銷售流程審計範圍並沒有標準,主要都是看管理層及Auditee Committee,或其審批的Annual audit plan中的需求。

審視銷售比較審視其他流程困難,除了因為涉及的東西有很多之外,不同的付款方法,其風險可以完全不相同,Credit sales(賒賬銷售)和Cash sales(現金銷售)就是一例。前者最大的風險是貨品已送出或服務已完成但卻收不到錢,後者則不必顧慮這點,但要顧及現金的安全,例如收到假鈔票或假信 用卡,還有現金儲存、運送、入賬等等的問題。

另外,就算付款方法一樣,不同行業所面對的風險也不會一式一樣,所以其銷售流程也不盡相同。例如零售及服務業,食肆、一般商品銷售、珠寶、服飾、美容等 等,他們雖然主要是Cash sales,有些側重於現鈔的交易(例如小食店收現鈔),有些則側重於電子貨幣(例如連鎖店以八達通及信用卡收取款項)。

再者,零售業通常都會推出不同的優惠來吸引顧客,例如現金券、折扣優惠券、買十送一、孖裝優惠、二日同行七折、全場八折、新貨九折等等,當中的控制方法就各式各樣,各施各法。

未來我將會以幾篇文章,來談談在進行Credit sales及Cash sales的營運審計時,應該要看的重點。

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