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銷售流程的營運審計(Credit sales)之三 Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/04/credit-sales_18.html

在《銷售流程的營運審計(Credit sales)之一》 曾提及過,信貸政策的措施主要是Preventative Control,目的是去阻止問題發生或者減低發生的機會。對應收賬的管理,我們則多以Detective和Corrective Controls來處理,即是通過種種措施去偵測問題是否已經發生,並採取相應的措施去補救。

具體來說,應收賬的基本措施是定期的AR Aging Analysis(賬齡分析)配以相應的催收行動。 例如剛過了期的賬項,公司會向客戶發出催繳通知;賬項過了某一段期限的,公司會致電給客户跟進;過期很久的,公司會向客戶採取法律行動,或找收數公司代為 追收欠款等等。

另外,有公司為了誘使客戶提早還款,會向客戶提供一些折扣優惠,例如本來數期是三十天的,如果客戶能提早在十五天內還款,客戶可享有賬項金額幾個巴仙的優惠。

要進一步減低客戶的信貸風險,普遍的做法是要求客户先支付訂金,當出貨就前必須將貨款付清或繳付至某個水平。如果是出口的話,因收款的風險大增,很多公司 更要求客戶開出信用狀(Letter of Credit)來支付。另外,有公司會將應收賬賣掉或用以作為抵押去做借貸,但在香港並未算太普遍,而且其財務開支也不便宜。

如果是出口商的話,有公司則向
香港出口信用保險局購 買出口信貸保險以保障自己。因為出口商除了面對買家欠款的風險外,還有其他風險需要承擔,例如買家拒絕提貨,以及當地實施外匯禁制、貨品被禁入口、或者突 然發生天災(例如最近的日本大地震)和革命(例如中東地區的茉莉花革命)等等。另外,出口信貸保險的保單也可以用作出口融資,公司以此可以增加流動資金。

在進行這方面的審視時,內審主要是查看相關部門,有沒有定期進行賬齡分析,及對過期未付的賬項按照程序進行催收。另外,內審也會從賬齡分析抽取樣本,看看公司有沒有對那些經常延遲還款的客戶收緊信貸。

至於應收賬的其他風險,比較值得一提的是撇賬及呆壞賬的撥備,這方面的風險主要是體現在財務報表的準確性。一般來說,公司應定期審視應收賬,並對一些不可能回收的賬項進行撇賬。另外,公司也應有一套政策去為呆壞賬做撥備。

不過,由於這方面External Auditor通常都會看得比較緊,除非他們或管理層特別要求,否則內部審計都只會簡單地看一看,甚至有時不看,避免大家的工作重複。

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