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銷售流程的營運審計(Credit sales)之四 Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/05/credit-sales.html

對上三篇分別談過Credit sales的信貸政策及應收賬的管理,接下來簡單地介紹一下,在進行Credit sales營運審計時,其他應要注意的地方。

1)接收客戶訂單

被審單位有沒有相應的措施,確保所有客戶訂單都記錄無誤及給予處理?例如收到的客戶訂單,銷售人員將訂單的資料輸入系統內,系統自動為每張訂單加上一個序號,訂單將會傳送至相關部門處理。

另外,在收受客戶訂單前時,被審單位有沒有相應的措施去進行一些檢查,包括客戶信貸額是否超額,折扣是否經批准,以及存貨是否足夠(如果是商品銷售),訂單是否可行(如果是製造)。

客戶信貸的檢查在對上三篇已經談過,在此不再贅述。至於折扣方面,一般來說,銷售人員都了授權,可以向客戶給予一定限度的折扣。如果折扣超過限度,就需要由其上級來批准。

關於商品銷售方面,在開單前被審單位是否有措施,去確定商品有沒有足夠的存貨以應付訂單。如果不足夠時怎麼辦,如果存貨足夠,是否又有措施去把相關的商品預留給已開的訂單。

關於訂單是否可行方面,當中包括訂製貨品的質量(是否能按照客戶所要求的規格製造貨品),數量(是否有能力製造出客戶要求的貨品數量)和時間(是否能於指定日期內交貨)。一般來說,在接受訂單前,訂單都要經過生產部門審批,看看上述三項是否沒有問題。

還有一點,被審單位是否有一套機制,去監察訂單的完成情況,並且定期找出並跟進那些未完成的訂單。

2)交貨

除非是零售業,就一般貨品銷售而言,負責存貨的人不能同時也負責銷售,信貸控制和財務。為了確保貨品的安全,每一宗出貨都應有一份出貨單(Goods Delivery Note 或 Goods Dispatch Note)做證明,而且出貨單應寫明涉及那一張訂單,客戶名稱,送貨地址,日期,貨品說明及數量等。另外,出貨單應有一個序號,方便追蹤及查看出貨單有沒 有缺漏。當貨品送到客戶處,送貨人員應要求客戶簽收作實。

3)開發票

在財務方面,應有專人(例如會計人員)核對每張出貨單是否有訂單做證明,而且也應根據訂單和出貨單向客戶開出發票,要求付款。

另外,財務應定期核對發票,出貨單和訂單,確保開出發票的價錢,貨品種類及數量,折扣,信貸期等準確無誤。

4)收款

Credit sales的收款大致是銀行轉賬和支票,如果是前者則相對比較簡單,除了在發票上列明企業的收款銀行及其賬號外,也會要求客戶在轉賬後提供銀行水單,方便財務跟進。

如果是支票,企業應有一個機制,讓收到的支票盡快存到銀行處。另外,負責處理支票的人員不應同時負責編制銀行餘額調節表(Bank reconciliation),但如果在實際操作中有困難必需要由同一人負責,那麼餘額調節表必須由獨立的財務人員檢查和審閱。

另外,有些客戶會要求企業開出正式的付款收據,所有收據應編有序號,並應記錄開出收據的詳情,包括客戶名稱,金額,日期,涉及的發票編號等。

5)退賬單

當有退貨發生,或客戶多付了貨款,財務就需要開出退賬單(Credit Note)給客戶。一般而言,退賬單應編有序號,而開出前應有足夠的證明,並經過審批才開出。

6)會計控制

如果客戶合作的話,定期(例如每月)與客戶對賬是一個好的做法。就算客戶不肯對賬,定期向客戶發出客戶結單(Customer’s Statement),詳列賬項和付款明細也是一個好的做法。

另外,財務應定期核查Sales Ledger 和 Debit Ledger,確保所有銷售均已記入應收賬內。除了早前介紹過的應收賬管理外,財務也應定期審視Debit Ledger,特別是那些Credit balances,並跟進原因。

最後一提,財務也應利用一些指標來監察Credit sales 及應收賬的表現。例如Debtor turnover,stock turnover,actual sales vs. budgeted sale,no. of goods returned,profit margin,breakdown of sales by customer / region / office / product等等。

銷售 流程 營運 審計 Credit sales 之四 Bittermelon 苦中 作樂
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