管理會計(Management A/C) 系列 (一) - 解說篇 自言自語 - WYJimmy
http://wyjimmy.blogspot.hk/2009/02/management-ac.html緒言
這系列我盡量講比一d 認識較淺的同學/朋友, 溫故知新, 所以都唔會用太技術的字眼, 而且這不是一本書, 唔可能講得太詳盡, 以及包羅萬有, 要旨係想讀者略明白係管理會計『management a/c 』是什麼一回事, 以及我一些工作經驗分享, 如果大家睇唔明, 或者我有咩講錯, 不妨多點提出。如留言或email 我(
[email protected])。
第一篇『解說篇』會解說一下咩叫management a/c, 同我地日常做的會計有什麼關係?
第二篇『分類篇』會解說一下, 唔同行業的management a/c 的簡單介紹, 我會以建築, 製衣兩大行業的job costing 做例, 講下佢地功用(job profit and loss), 演說一下如何用 financial a/c reconcile (對照) 去 management a/c, 亦會講下咩叫內部轉移定價 (Transfer pricing)。
第三篇『表現比較篇』(performance measurement):會試下解說如何設定部門表現比較方法(divisional performance accounting), 如何將股東的投資 (capital investment) 加入。
第四篇『創價篇』會講下, management a/c 點去幫助公司產品定價, 包括少少市場學及策略管理學的基本知識。
最後一部分(可能要兩篇)『投資定向篇』會講如何做決定(Decision making), 要包括可量化因素(Quantitative factor), 如投資決定(investment appraisal)的簡單概說,亦會介紹所謂『可行性評估』(feasibility studying) ,除左賺蝕以後, 有d 咩其他因素, 如流動資金, 行業內競爭及前景,甚至公司的品牌價值(Band Equity)等不可量化因素(Qualitative factor) 都要考慮。
解說引言
大家雖統稱『會計』,但工種甚多,連審計(audit)已分內審(internal), 外審(external), 甚至廠審, 入面仲有環境與道德審核(Ethical and Enviornmental Auditing), 其他稅務, 財務管理, 上市報表專門等, 五花八門。但最多人做的, 都係full set a/c, 其實在較早前都談及過有咩要做, 不贅。
所謂Full set a/c 定義非常是闊, 可圈可點, 但請人要求得full set a/c , 當然希望你一個人, 一腳踢, 咁一個人可以做得哂, 其實即係公司都唔係話太大間, 亦正是我們佔總勞動人口 70% 的SME (Small-Medium Enterprise)。
何謂『管理會計』Management A/C?
咁究竟成日聽人講, 話我做financial a/c, 或做management a/c, 咁full set 咪要兩份都做哂? financial a/c 大家都知係開下票, 收下數對下數, 出下報表, 最多都係對下auditor, 問banker 拎statement 做bank rec, 咁management a/c 究竟做d 乜? 個名好嚇人下喎!?
其實所謂 management a/c, 簡單d 講就係management (管理層, 如你老細), 要睇既accounts, 就係management account囉。即係平時你老細話, 想要d 咩figure (information) 睇, 你prepare 比佢果d 就係, 根本有咩複雜的一回事????
簡單講, 平日你地用software gen 出黎的financial report, 如果你老細睇慣覺得ok, 就算係management a/c report, 而交比auditor 的, 便是financial a/c report, 兩者可能係同一樣野來。
但你老細可能會要求加入多d 數, 如公司明明係自置物業, 可能夾硬叫你當入幾錢租(事實冇租可納), 或者甚至計番investment return 入數, 呢d 大家都明白, 行規叫"出唔到數", 但一般做法都係照入, 到交數比auditor 時(financial a/c 最後用途), 就out 番佢出黎, 或者加個reconcliation statement 扣番走佢.... 以上就係最簡單的 management a/c 做法。
其 management a/c 亦包括其他種類, 常見如salesman, product line performance 比較(在第三篇會有介紹), 以及成本分析(在第二篇介紹), 這亦都係老闆們常要到的數據, 但一般會計同業都係跟番上手點做, 自己照做, 真係management a/c 的奧義, 就係取決大家就地取材的能力, 當中亦包括 presentation。
但management account presentation 做得好與否, 就係你有幾利便你老細所需要的資料, 呢d 根本冇咩準則, 但要訣一定要concise(清晰)及 appropriate(合適), 算你好醒, 做到成份上市公司annual report咁大份, 但你老細入面都搵唔到佢要既野, 或者要搵好耐, 咁你份report再details 都係廢....
所以management a/c 最高境界係 - 一針見血!
即係, 冇關係既野, 唔該唔好出現,常見問題如show off 你識d 乜定理, 或某學者講過乜, 太深奧了! 你老板唔係大學教授, 佢地冇興趣睇呢d。
另外, 好多人做projection 的figure(預估的數值) 去到仙位, 我想問番你, 乜你咁叻連幾多仙都估到? 但估多估少幾仙, 對你老板做決定有咩關係? 唔通你公司賣咸脆花生? 賺多蝕多兩個仙會叫影嚮你公司盤生意決定? (significance)
Salesman Report - Bad example
Jan Feb Mar Total amount Perfectage
陳大文 HK$456,213.37 HK$547,456.04 HK$421,120.03 HK$1,424,789.45 32.971%
李小強 HK$562,484.34 HK$674,981.21 HK$519,216.31 HK$1,756,681.86 40.652%
張中正 HK$364,970.70 HK$437,964.84 HK$336,896.03 HK$1,139,831.56 26.377%
合計: HK$1,383,668.41 HK$1,660,402.09 HK$1,277,232.37 HK$4,321,302.87
百分比 32.020% 38.424% 29.557%
缺點: (1). 格式不一致, 不雅觀 (2). 小數位太長, 無意義, (3) 忽中忽英 (4) 欠缺解說
呢d 我地稱之為雜訊 (Noise), 太多雜訊會影嚮到你management a/c 報表的質素, 因為, 你浪費左你老板的時間。後果係, 唔好問點解你咁耐人工都冇咩加, 因為management 覺得你唔helpful!
Salesman Report - good example
(HK'000) Jan Feb Mar Total %
T.M. Chan 456 547 421 1,425 33.0%
S.K. Lee 562 675 519 1,757 40.7%
C. C. Cheung 365 438 337 1,140 26.4%
Total 1,384 1,660 1,277 4,321
Note:
1. March is our slack season.
2. C.C. Cheung is our part time sales.
所以呢個又係management a/c 另一難處, 幾時至show 仙位? 幾時show 到千位('000), 甚至 百萬位(m), 真係要睇公司本身, 但你唔好傻到, 你公司sales volume 幾多百萬, 單價(unit price) 你唔計到仙位呀? 咁結果就會差好遠勒!
書本與現實的分野
咁之但係, 點解平時我地上堂(AAT/PBE 也好, degree都好), 點解咁多野要讀既?
其實 management account 唔一定要讀過好多至識做, 這可以解釋有d 朋友會計學歷唔高, 但可以跟到個老細咁耐, 人工咁好? 因為大家相處耐, 有默契, 會計知老細要d 乜, 老細唔講, 自己醒目搵定d 料比佢(呢個都要同佢對公司有清楚, 即係有幾多熟有關), 因為佢都唔讀得多, 所以都只係表達一d 好事實的數據, 而老細明白自己要分析的東西都係在腦中, 時時唔同, 太多唔同presentation 亦未必岩佢脾胃。
所以在以前, 時有聞LCCI higher 的老會計可以做經理, 幾皮野人工, 但一齊都俱往矣,因為普及教育程度提高,你老板都可能係有學歷,受個系統訓練的人,加上現今社會講求分工化,專門化,太片面的數據已不能令新一代的你,突圍而出。
由於management a/c 實在太空泛,所以書本/學術,是會在常用的方向,如產品定價, 投資決定, 內部表現比較等幾方面, 幫助我們平日應付老板常要既野, 而正如management a/c 並不如 financial a/c 有特定格式去跟從, 所以部分朋友學習上係特別困難。不過, 書本都有唔少參考的表達方法(presentation), 去幫助你去傳達呢d 資訊比老板們睇,但始終每老板要求唔同,所以管理會計最後都要按番老板的習慣, 公司文化, 行業習慣性去設計一d 報表, 下一篇開始我會比一d 例子大家。
管理會計(Management A/C) 系列 (二) – 預算篇 自言自語 - WYJimmy
http://wyjimmy.blogspot.hk/2009/06/management-ac.html前言在第一篇管理會計出後,相比講升學,或其他
full set a/c 話題,似乎反應都唔算好,追問番好友原因,佢話我講得太深,因我的長期blog
友,多數係在讀AAT或文憑的學生,除應付考試外,一般做野都唔會做到咁複雜,就算部分資深的老友,好多都已是會計師,甚至是教書,咁佢地真係冇必要由
LCCI higher 或AAT paper 3 level 既野再睇一次。
所以我自己都有少少唔想寫落去,同埋,大部分會計朋友都一定比我更熟,自己是有點點『獻醜』倒不如『藏拙』吧!反正都冇人追我稿,即係需求低,不如節省大家看的時間吧。
但個人做事總唔想有頭無尾?咁唯有寫多一個會計界常見的詞語-預算(Budget)便算了,是否再寫下去,就按需要決定吧。
以下講緊係兩堂以上既野,所以會詳細少少,有興趣的可以分段去睇,唔必要一下子睇哂,慢慢睇,慢慢消化,有興趣而唔明可以問,或者指教在下都可以。
何謂『預算』(budget)?其
實每天我們都身處Budget之中,例如你早午餐一般情況會食幾錢度,每日搭車等等,你會budget到每日,每星期,每月的洗費,再對照番你既收入,去
決定可以洗多d?抑或洗少d,今個月比幾多錢伯母,或可以買d咩比女朋友(通常係碌咭!因為正常你係買唔起!XD)亦即係我地所謂的『量入為出』,而目的
是去達到『收支平衡』。
一個人要預算,同樣,一間公司涉及更多唔同人運作,變數會更加大,例如你收入唔係穩定,你要應付既環境變化(成
本)會更多方面,如賠償等,其他可控制的東西,你更加需要有預算去準備,所以budget應該盡量有多D人參與,唔好個會計同老細兩個坐係度『閉門造
車』,咁會失去事實的效用。
預算並不一定指金錢上,你行動上都可以是預算,如你打算去邊,打算做什麼,與什麼人吃飯,往往這亦會與你金錢上的有關,所以預算主力視乎我地打算做些什麼,行動與所需金錢是式式相關。
Source from: Mr. George Brown, Edinburgh Napier University
『預算』的用處傳統上,budget是給老板們『心中有數』,等佢地預知未來大約要洗d咩錢,做d咩野,檢視手上籌碼,作為未來的資源分配計劃(resource allocation planning)。
預算亦可以搵出管理問題,例如點解會成日out budget,要找出是公司既問題,抑或係人既問題,從此知左問題後,可以容易搵出解決問題的方法。
同樣,透過budget與實際結果比對,可以作為管理層表現(Performance measurement)及獎勵(Remuneration System)之評審標準,鼓勵他們做得更好。
預算(Budget)與預測(Forecast)好多人都攪唔楚呢兩個字分別,我大致用自己所知解一解。
預
算(Budget)係按一個期間,如年度(Annual Budget),季度(Quarterly
Budget),甚至按月按日等去做,但所設定的budget
figure是不會變,因為這只是一抽預計數字,或者是你們(公司)所期望一堆數字,作用是為這一刻規劃未來資源,以及事後參考,常見政府的預算案,政府
果年定左洗咁多就咁多,好少會改,就算改都係政治因素 (Political
factor)?如曾特首視民望如浮雲後被政治壓力團體炮轟一輪,最後都係改到唔知似乜一樣…..
預測(Forecast)就不然,如七天天氣報告,尋日話星期六會好天,天文台會按實際情況改變預測,如有颱風改方向迫近,咁星期六天氣可能變壞,咁係會改既。
在
會計來講,Forecast 又有人稱 Rolling Budget,即係隨時按情況會郁,以應付變化特多的環境及因素,常用有如Sales
forecast,舉個例,在上年九月雷曼爆鑊前,很多公司的Sales
forecast相信跟年頭所做的已相當不同了,這是forecast的好處。而唔好處當然係成日改,亦好難做比較,因為已經變哂。
預算與預測實用情況由
此可見,對於變數大的figure如sales,我們一般是不會做period budget,budgeted sales
只會在考試上見到,因為經濟氣候變化太快,很多美帝國大公司與你簽了約,都可以在經濟不景時,不停地找你碴子,企圖退貨,甚至不找數,你budget一段
期間的數有什麼用? 難道有張新的大單,有利可圖而你不接嗎?
一般來說,sales 與 cash flow
這些每期不同的東東,所以需要定時去改變,以使更貼近現實,我們是會做forecast 多,在後面我們介紹如何去做一個sales 或 cash
forecast,談不上正統(什麼是正統?),但我趨向簡單實用,你們可以按情況而變成合適你的設定,而budget
來說,一般我們會做一些Fixed nature一點的, 如G & A Budget (General administration
expenses budget)
『增長』與『按需要』的預算以上兩者有點似你地讀書既Incremental budgeting 或Zero-based budgeting (ZBB),但強調並非完全一樣,只係類似的東東,大家只需要用正常通識,即係common sense去理解就得,唔必要睇番書。
由
於只係預算是估估下的東西,在中小企層面我唔認為需要太費周章,因為我們需要講成本與時間效益,但所有budget
都要有一個assumption出來,換句話講:你點估個數出來,咁『增長式預算』就係最原始,最簡單做法,例如人工,因為這世界我地有通脹
(inflation),今年公司合共人工要10萬,老板話平均預算會加10%,變左你要預算下年同事人工變成11萬。
以上就係assumption了,係有根有據,你係根據以往既人工支出,再加上一個可靠既變數,如老板話加10%,其實你已經做左出年人工既預算。
『按
需要預算』係再進化少少,同Zero budget果樣係類似,我想你地考慮個G&A
budget,究竟仲有冇果類野存在,簡單講,公司有10個人,上年人工10萬(假設人人一樣1萬,方便解說),老細話下年加人工10%,但裁兩個人走,
咁下年個預算就唔係11萬,而係8x1萬x1.1=8.8萬。
點解會話類似ZBB?其實你地要諗多D 野,上面提過,做budget
唔只係會計同老板既事,其實運作部分都要比一d意見,所謂叫『交budget』,佢地提出有咩洗費,大家在制定時諗下係咪真係必需,由於某d洗費,係方便
某d同事做少少野,但對於公司係一個大負擔,咁作為會計同老板,應該諗一諗有冇更好的替代品?而唔應該同事話要洗,我地只係做paper
work,搬番落個budget度就算。
制budget 的技巧而
做budget亦無謂攪得太複雜,分得太細,試過有北京同事交G&A
budget比我,廁紙用幾多又一行,清潔費又一行,這正是我第一篇講既資訊雜訊(noise),因為管理會計係比老板做決策decision
making,你放太多細項目入面,只會加長佢地審閱既時間及精神,減弱左你報表既效用,所以盡可能將一d大類既費用項歸類,你可以在後面的附註講下你
base on 些什麼去計出來。
第二點在第一篇都提過,但有需要再重覆,真是無必要估到小數後兩位,我亦唔信你估到咁準,更唔相信一個分類總數的幾蚊幾毫幾仙會影嚮到一個管理的決定(unit price就不同,因為會乘大條數,咁會好顯著下)。
格式我覺得用番平時P&L,大家會方便比對及好睇一D,始終你會拎番個actual 出來做比較,當然最好都係先簡化平時你們的管理報表較好。
最
後是要提醒一下,所有budget的數字都要有根有據,每一個數字你都要解到出來,唔係亂咁估,但世事無絕對,最可靠方法梗係同有關人仕一齊去估(因應佢
地具備在某方面,比你有更好既資訊及認識),但現實社會往往事與願違,當同事冇咁得閒entertain你,而你老板多數都係不負責任,只要你交數,但乜
都係你諗掂佢時,咁你真係只有降低個quality架勒,由同大家一齊去估,變左你去部門同事度拎一d資料,try your best
estimation去估個數出來,可能既話,再拎去同有關同事傾,佢地通常都唔知咩黎,咁你地就睇情況,去執個老板想睇到既budget出來,再比建議
佢。
Sales forecast其實Sales forecast (銷售預測)是很難一概而論去解怎做,最準確做法是本身公司有良好銷售訂單系統(Sales ordering system),可以在早一點預知下期走貨的詳細資料,再預估出未來月份銷售的金額。
當
然有些中小企對sales們是行銷售目標制,即係所謂要sales meet quota
或target,咁會計做forecast就要諗下在過往老細諗既數(佢地expect sales
可以做幾多出黎),同實則佢地跑到出黎既數差幾遠,例如七到八成咁計,咁你咪將下個月QUOTA數估做75%
囉?但會計人一般都係比較保守,revenue 我覺得可以估細DD,expenses
估大少少係冇問題,但過份保守會影嚮你報表既準確性及可觀性,所以呢d要你地自己去衡量點做係最fit。
如果真係又冇order
system, 又冇quota 制,甚至你係零售業,咁最多你只能按淡旺季(seasonal
effect)去估個sales,舉個例,上年一至六月的sales分別係 100k, 120k, 200k, 280k, 140k,
80k,今年頭三個月係70k, 85k, 145k,
你可以睇到今年大約係跌30%,而你公司好顯都係有一個淡旺季的效應,咁跟住四至六月,你唯有將上月同期既sales打番70%便算,反正係估架者。
但要玩再準確d,你就要睇番行業既銷售系數,甚至拎番一d經濟指數預測去做assumption,難度就唔係高,睇你有冇必要,同你要做到幾準囉?當然,越準既數,成本同時間都越高,只要你公司負擔得起吧!
Cash forecast其
實在我地做野黎講,cash forecast 反而係最重要,因為呢個係做我地會計或corp fin 做decision
making,例如我地黎緊係咪要拖人數?同banker傾facility借錢,簡單d如攪下factoring (即係所謂同銀行賣單,
其實唔係真正的賣,
只係將張客單押比銀行,銀行再借筆錢出黎比你用,當客找數銀行會收左佢,扣番你手續費及利息),甚至我地要同客傾下早d還錢,或同供應商傾下遲少少找數,
如唔肯,我地又要諗下可否做 invoice financing,甚至要同銀行傾medium term loan(如政府最近D SME
loan)周轉,cash 對於公司來說係非常緊要。
要做一個好的cash forecast 係唔容易,準唔準主要睇你手上d 資料既質素,如是否update? 同埋你要預計埋客找數既pattern 以及之後你要比d 咩錢。
首先,你要有sales forecast,再要簡單分析,有幾多客會有幾時會找數,幾時你又要找數比邊個邊個,因為每間公司個情況都幾唔同,所以我用番textbook既例子比你睇一睇便算,有問題你地可以再問。
你地睇到,第二個月尾bank balance 係負數,即係唔夠錢找數,咁你一早知左,就要及早諗辦法比老細決定點攪勒!
總結以上知識唔可能拎住出去,就可以解決哂所有中小企公司問題,因為大多數中小企管理系統較差,人力及各方資源都不足,所以真係冇乜邊個會計或文件系統係做得好。
管
理層高估自己/公司能力,對同事作出過高要求,而忽視本身需要有關,要明白你老細想你地做好盤數之餘,當然更想你買埋早餐奶茶咖啡,總務人事船務秘書一腳
踢,亦唔可能出太多人工請專材,仲要係穩定既人材返來,個個會計做三個月半年就走,你接手返黎既野唔係蘇州屎已經係執身彩,仲想攪好以上呢d野?好像有點
痴人說夢吧!
我覺得,以上既野,你地有個概念就夠,有時我明白唔係你地唔識做,係公司情況唔容許你地去做,不過點都好,你自己識做就夠,
萬一遇到個老細好,你做落d鑊氣野又攪掂哂,不妨真係幫老板諗諗佢,為自己同為公司增值,其實世界上僱主同員工唔係冇雙贏,只係比較上,天下烏鴉一樣黑,
與其外面d老板古靈精怪,你遇到個好d,你留低係度做好d,老板楂既資訊好一d,管理改善一d,公司競爭能力又大一d,最後你同老板都可以搵多d,呢個係
事實,所以書與各位共勉之。
預算做得好與否,或者有冇效用,真係要睇管理層的支持度有幾多,預算這工作亦關連到全公司的資訊數據(文件)
系統,唔一定話要setup
一個貴貴ERP至做得到,最主要係睇你老細與同事有幾合作吧!所以做得唔好不用強求,盡能力便算,夾硬去推樣野出黎,得罪全世界,最後你老細都係要炒你!
歷史告訴過我們:戊戌維新中的康有為及梁啟超,光緒便是一個活生生例子!