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用一張A4紙 學透豐田管理術 三秒內,看出問題下好決策

2016-03-28  TWM

全球第一大車廠豐田汽車,在內部採用「紙一張」工作法, 讓每次討論都能更單純、更深入,工作效率自然大增。

員工經常手中拿著一張文件——在豐田,這是理所當然的。例如,每周一次各團隊召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。或者和主管做簡單的討論時,部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議,會議紀錄也是一張A3或A4紙。

豐田社長似乎有個獨有的規則,就是「在三秒鐘內下決定」。裁決的時機如果稍微延遲一點,可能會影響到重要的交涉,因此他常銘記在心要盡快下決定。也就是說,以部下的立場來說,紙一張的內容必須事前準備得非常完善,才能讓上司在很短時間內下決定。

利用「填空白框」的欲望

因為任何優秀商務人士都非常忙碌,沒時間慢慢看、慢慢想、慢慢下決定。所以,提案人應在事前就要動腦想了又想、思考再思考。再將絞盡腦汁的結晶製作成一目了然,讓對方能毫不費時地、當場就下決定的文件。

豐田所用的「紙一張」文件,是如何發揮功效呢?

首先,是會議的資料。我自己發現豐田的會議相關資料主要有兩個功用。第一是「減少無意義的會議」、第二是「讓會議順利進行」。

豐田開會時,承辦人一定要將開會目的、現況、課題等必需資料整理在一張紙上,放在每位與會者手邊。資料上必有的特徵,就是「框格」。希望在會議中提出的議題可以預先整理成各個主題,視覺上內容將會「具體」地呈現在框格內。如此一來,這張文件中到底有幾個已經整理好的議題、今天的會議內容是什麼,全部一目了然。

再加上,有時會刻意預留「空白框格」,好讓與會者將會議的結論填寫進去。

例如會議的目的是希望集思廣益想出對策,就須先留出空白框。框格內什麼都沒寫,如此,當出席者一看文件,就會注意到空白的框格,也會自然而然地將精神集中在「對策」上。

眼前如有一個空白框格,人們就會集中精神,產生想「填寫」的心態。這就是人的視線會無意地朝向一個空白的四角形框格中間,精神也比較容易集中。

表單特色:五大主題俱足

豐田管理職階級大致分主任、課長、室長、經理共四人。如是大型案件須階段性地和這四位主管討論。每次分別和這四人討論時,都須準備「一張」文件。「這個對策,這樣做會不會比較好?」或「日程會不會排得太緊?」等……。討論時,那「一張」文件會不斷被修正,工作也會一步一步向前邁進。

這些文件都有共通的主題。就是以下五點:

① 目的

② 現況

③ 課題

④ 對策

⑤ 日程

帶來「對喔!今後至少在現在的部門不論做什麼工作,只要先把這五個議題一個一個解決就好啦!」「會議紀錄也好,企畫書、報告也好,至少都以這五個觀點來整理就沒問題了!」的啟發。

另外,因為限制只做「一張」,不能寫入很多資訊,一定要思考再思考,製作完成時,論點自然清晰明確。結論愈是明確,也愈容易表示贊成或反對——。「紙一張」的草稿,可使討論變得更單純、更深入。

(本文摘自第一章,孫蓉萍整理)

撰文 / 淺田卓

用一 一張 A4 學透 豐田 管理 三秒 秒內 看出 問題 下好 決策
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