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職場點滴(26)：「逐個擊破」工作法 脫苦海

http://notcomment.com/wp/?p=10005

有時多野做起上黎，真係好似李小龍咁，一個打二十個（去片）。

 

上次講「逐個擊破」工作法，就係針對工作上有很多瑣碎事的崗位而設。
大家多數都聽過，故美國總統艾森豪威爾，身為一個的總統，總是有很多會要開，有很多事要做。
他就發明了一個處理事情的方法，名叫「艾森豪威爾舉陣」(Eisenhower Matrix)。

所有種類的工作，按重要性和緊急性，分為四類：
1. 又緊急又重要：要用救火的態度處理，即時處理
2. 不緊急但重要：策略性的計劃，逐步計劃
3. 緊急但不重要：日常的滋擾和麻煩，交比人做
4. 不緊急不重要：無謂野，掃埋一邊

在網上有很多類似的圖解，以下是三個比較代表性的：

EisenhowerMatrix01

 

EisenhowerMatrix02

 

EisenhowerMatrix03

 

第三張最有意思：成功和平庸的最大分別，就是將資源和時間分配在不同種類的工作。

對於「又緊急又重要」的救火事情，大家分別不大；對於「無謂野」，雖然>1%和2-3%在數值上分別不大，但是其差別是以倍計的，即是成功的組織不願花多於1%的時間，但是平庸的組織卻會用多三四倍的時間。
不過更大的分別在於，成功的組織將工作的主力放在計劃，而平庸的就將精力花在緊急，但重要性不大的事情。為甚麼會這樣？
其實如果工作有長期的規劃，很多原本很緊急的事情，會變得不緊急，比如做admin訂文具，如果一早做stock keeping及管理好文具的使用，根本就不會出現急著訂文具的情況。

所謂「緊急」，就是一種時間不足的現象，比如一件工作原本要三天完成，現在要兩天後交貨，要不是調撥更多的額外投入，就是工作質素降低，這兩種都不是理想的情況。
相信大家都可以明白到，工作計劃怎樣可以降低工作的投入和時間，以及提高工作的表現，可是作為一個短期的措施，真的一檯都是工作，一個打廿個，又怎樣應付呢？
這就是筆者所指的「逐個擊破」工作法：

1. 先列出眼前需要做的工作（即只是urgent的工作），not urgent的全部放在一邊
2. 將工作以「自己能夠處理」、「要和別人合作」、「交給別人」分類
3. 不是按重要性，而是按所需時間排序

首先要處理的，是「要和別人合作」，因為要對方得，自己又得，是最難就的。
然後就是「交給別人」的事，要盡早分派，給對方更多的時間。
餘下的時間再做「自己能夠處理」的事，先做最短時間能處理的，每完成一件，手頭的工作數目會快速減少。
到最終，只是剩下要花最多時間的工作，就可以集中火力來處理。

這樣雖然只是權宜之計，但這是「清檯面」最有效的方法。當然，最終都要用艾森豪威爾舉陣，對工作做出長遠規劃。

PermaLink: https://articles.zkiz.com/?id=85622

矽巷啁啾：每天小勝利工作法

1 : GS(14)@2011-12-10 13:17:23

http://hk.apple.nextmedia.com/te ... 307&art_id=15879615
編程項目，經常遇到一個問題：「如何做一個準確的時間預算」？我們團隊有一條規矩，每做一個項目之前，都要先預算要花的時間。想做的那麼多，要排序，當然要估好處和成本。不預算時間，等於蒙着眼去衝。但編程項目，預算時間常錯得離譜。估得短，泥足深陷，斬纜不服氣，繼續做又不耐煩。估得太長，明明應該早些做的，被預算嚇怕了，調到太後。太短太長，都有問題。
為甚麼會估錯？最大原因，是懶，把事情看得粗，不肯花時間，把每一個部份想一遍。項目越大嚿，就越錯得離譜。比如，要在網站加一個上載照片的功能，編程員本能反應會想，大概加一個按鈕，讓人選一個照片檔，然後傳到雲端某處，就是了，三天吧。

項目斬件做較有效率

到實際動手的時候，就會發現，要做的，比之前粗略想過的多。例如要限制照片檔案的大小，要檢查格式真的是照片檔，要讓用戶於真正上載前先預覽一下，以免不小心上載了床照。然後又會發現，都要縮成三種大小，一張變三張等。
這些步驟，不每一步寫下來，當然會錯估時間。斬得越碎，越不會遺漏，也越估得準確，但太碎就要花太多時間在預算。那應該多碎才好？我們團隊用的單位，是時間。規矩很簡單，每一個項目，預計時間不能超過三小時。經驗說，預計超過這長度的，估錯的機會大，要得再斬碎。實行了這麼的一段日子，結論是，三小時是一個好的平衡。
把項目斬碎，除了能夠比較準確預算時間，還有一個很大的額外好處。一個大嚿的項目，比如說，估計用上五天，每天只完成五分一個項目，聽起來很拉牛上樹，要等到第五天，才可以狠狠地在紀錄上刪除一下。但同樣的項目，把它斬成 12個小型項目，每天完成兩三個，放工前刪走幾筆，感覺良好得多，期待明天再幹掉幾個。再加上，五天的工作，容易令人頭四天懶着做，等到最後一天才衝，一旦變成小型的項目，幫助養成均速的習慣。對，這個每天小勝利的方法，只是心理上的分別，但不要忘記，在創業團隊的世界，士氣往往決定生死。
宋漢生
PermaLink: https://articles.zkiz.com/?id=276843
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