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職場點滴(26)：「逐個擊破」工作法 脫苦海

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有時多野做起上黎，真係好似李小龍咁，一個打二十個（去片）。

 

上次講「逐個擊破」工作法，就係針對工作上有很多瑣碎事的崗位而設。
大家多數都聽過，故美國總統艾森豪威爾，身為一個的總統，總是有很多會要開，有很多事要做。
他就發明了一個處理事情的方法，名叫「艾森豪威爾舉陣」(Eisenhower Matrix)。

所有種類的工作，按重要性和緊急性，分為四類：
1. 又緊急又重要：要用救火的態度處理，即時處理
2. 不緊急但重要：策略性的計劃，逐步計劃
3. 緊急但不重要：日常的滋擾和麻煩，交比人做
4. 不緊急不重要：無謂野，掃埋一邊

在網上有很多類似的圖解，以下是三個比較代表性的：

EisenhowerMatrix01

 

EisenhowerMatrix02

 

EisenhowerMatrix03

 

第三張最有意思：成功和平庸的最大分別，就是將資源和時間分配在不同種類的工作。

對於「又緊急又重要」的救火事情，大家分別不大；對於「無謂野」，雖然>1%和2-3%在數值上分別不大，但是其差別是以倍計的，即是成功的組織不願花多於1%的時間，但是平庸的組織卻會用多三四倍的時間。
不過更大的分別在於，成功的組織將工作的主力放在計劃，而平庸的就將精力花在緊急，但重要性不大的事情。為甚麼會這樣？
其實如果工作有長期的規劃，很多原本很緊急的事情，會變得不緊急，比如做admin訂文具，如果一早做stock keeping及管理好文具的使用，根本就不會出現急著訂文具的情況。

所謂「緊急」，就是一種時間不足的現象，比如一件工作原本要三天完成，現在要兩天後交貨，要不是調撥更多的額外投入，就是工作質素降低，這兩種都不是理想的情況。
相信大家都可以明白到，工作計劃怎樣可以降低工作的投入和時間，以及提高工作的表現，可是作為一個短期的措施，真的一檯都是工作，一個打廿個，又怎樣應付呢？
這就是筆者所指的「逐個擊破」工作法：

1. 先列出眼前需要做的工作（即只是urgent的工作），not urgent的全部放在一邊
2. 將工作以「自己能夠處理」、「要和別人合作」、「交給別人」分類
3. 不是按重要性，而是按所需時間排序

首先要處理的，是「要和別人合作」，因為要對方得，自己又得，是最難就的。
然後就是「交給別人」的事，要盡早分派，給對方更多的時間。
餘下的時間再做「自己能夠處理」的事，先做最短時間能處理的，每完成一件，手頭的工作數目會快速減少。
到最終，只是剩下要花最多時間的工作，就可以集中火力來處理。

這樣雖然只是權宜之計，但這是「清檯面」最有效的方法。當然，最終都要用艾森豪威爾舉陣，對工作做出長遠規劃。

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