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最近，公司開會發生一件曲折的請 假案。 A主管因病無法出席週一的會議，在週末傳簡訊給B主管，央請代為請假。但沒想到，這則請假簡訊「繞了大半圈地球」才到我的手上。這形容不誇張，如果當時有 一人要從台北飛去紐約，當他抵達紐約後，睡了一覺醒來，這則從台北發到台北的簡訊還沒抵達受話者手中。因為，受請託的B主管臨時才獲知週一長輩要動手術， 也無法參加這場會議，於是B主管便請秘書代為幫他們兩人請假。B主管的秘書盡責的將請假簡訊發給我的秘書。這看起來也沒錯。但她沒想到，我的秘書當天也生 病請假，於是我的秘書將這則簡訊傳遞到我的手機。這下，我總該收到請假訊息了嗎？答案是，沒有。因為，我當天忘了帶手機出門。 我週一回到家後，打開手機，看到這則「流浪」了大半圈地球的簡訊，哈哈大笑。 這溝通，怎會變成如此曲折離奇？因為，過程中，沒有人試圖終止此事的繼續複雜化。事情，其實可以很簡單。溝通，就是該直接對當事人。拐彎抹角的溝通文化會 產生很多的意想不到，甚至誤解。 這是偶然事件嗎？再跟各位報告另一個驚人的「旅行紀錄」。 話說，有一位讀者大概是看了我的專欄有所感觸，於是寄信到商周官網。一封很簡單的信，客戶服務組的C同仁收到後，將信e-mail給她的主管。由她的主管 跨部門寄給編輯部的窗口。這位編輯部窗口收信後，再把信轉寄給我的秘書，然後我的秘書再寄給我。一、二、三、四，經過四次的「傳字條」接力，收寄、收寄、 收寄……，信終於抵達目的地。我啼笑皆非。 很諷刺，大家顯然忘了，我們所使用的工具叫作電腦，它能夠一對多溝通。現代人在使用先進的電腦工具，卻留有紙本作業時代的習氣，把e-mail當紙本在溝 通。徒增溝通的程序，而且浪費這麼多不相關人的時間，這是組織內的垃圾流程。 上述的兩件事，讓我陷入思考，在每個人的不經意下，製造了組織內多少的垃圾流程？ 事情可以不同的。首先，檢視我們的溝通習慣。數數看，我們一天的工作時間是如何溜走？是否在不經意中，我們反覆的成為「被傳字條」的人，或讓他人成為「傳 字條」的人。其次，改善我們的溝通方式，每一件事情直接對當事人，同步Cc（副本）相關人。第三，當你變成「被傳字條」的人時，請舉起拒絕的牌子，讓「傳 字條」動作終止於你。 Delete組織內的垃圾流程，戒掉「傳字條」的習慣！就從現在開始。 |
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