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「進微軟前三個月，我每天走出公司大門就像是紅酒瓶被拔起來一樣，耳邊響起『啵！』才得到釋放。」台灣微軟（Microsoft）公關副總經理張衣宜，負責微軟在台灣的所有公關活動，對外她要跟五家外包公關合作，對內九○％的工作是跨部門合作。 她曾是被行事曆追著跑的白領，一天五、六場會議家常便飯，筆電螢幕右下角的IM（即時訊息，微軟內部社交通訊軟體）隨時擠滿了數十條未讀訊息。微軟內規，若對一件議案有異議，須在四十八小時回覆，否則視同同意，這讓她到哪裡都得帶著電腦。 時間管理，更難了！不懂安排，得花三成時間解決危機 年底的績效考核是最緊張的時候。 三百六十度績效評估（編按：長官、同事的評語都會影響個人績效），加上平衡計分表，代表張衣宜工作不只要討好區域主管，還得打點平行部門的主管。 長官交辦任務使命必達，壓力大到曾得胃潰瘍，張衣宜追求完美的性格，讓她現在睡夢中還會把指甲啃得光禿禿。 網路新科技、組織新形態、新業務、新挑戰……接踵而至，讓現在的上班族，對時間的掌控難度更甚以往。據主計總處調查，二○一三年台灣就業者工時過長比率，創金融風暴以來新高，幾乎每六人就有一人每日平均工作達十小時以上，越來越多人被繁忙的行事曆追著跑。 行事曆安排代表管理能力，失敗的行事曆偷走多少時間？答案是三○％！ 顧問公司麥肯錫（McKinsey）二○一一年，針對一千四百名高階主管調查發現，認為工作期待和時間配置得宜者，只有五二％；認為自己時間配置不佳者，每天花三成時間解決各種非預期的危機，是時間分配得宜者的兩倍以上。如果以美國高階工作者每週工作六十小時換算，一週竟花十八小時應付突發狀況！ 時間小偷，更多了！三種新趨勢，正在撕裂你的行事曆 哪些新的「時間小偷」，讓你的行事曆更零碎？ 一、新網路科技：最常見的兇手，是很多人睡覺不離身的手機。過去只有電話和e-mail會打斷工作，現在，智慧型手機讓Line、WhatsApp、微信、臉書等社交網絡干擾隨時在身邊。 行動通訊專家阿霍寧（Tomi Ahonen）二○一三年的研究發現，智慧型手機用戶平均一天查看手機一百五十次，睡覺外平均六‧五分鐘看一次。這意味，人們做事與思考經常無法連貫。 二、新形態企業組織：為了更接近客戶、更靈活、更創新，許多企業都學習IBM、奇異（GE）和微軟，採用矩陣組織，但卻讓員工更易深陷多頭馬車，被丟超重工作。加上動輒二十項指標的平衡計分卡、三百六十度評量、專案管理等，企業用更多的管理工具，增加白領時間管理的難度。 三、新舊事業兼顧：一份針對台灣營收五千大企業高階經理人進行的「二○一三年台灣創新企業調查」，有五成企業將增加資源到創新部門。這意味許多企業既要穩住舊事業，還得開創新事業；無論你職位高低，都可能陷入一人多工、應接不暇的窘境。 非典型挑戰，先搞定人！「期望值管理」，拿回時間自主權 面對這些「非典型挑戰」，時間管理需要新思維——與其把事情排滿滿，不如先搞定關係人。 以往的科層組織，工作像一條垂直的線，只要按部就班行事即可，行事曆相對簡單。現在，市場不確定性升高，企業整併劇烈，產品週期變短，就連公文流程，也從原來數天往返，變成長官用Line秒速追蹤。 如果長期處於被動狀態，坐等突發狀況上門，比以前更難控制的時間小偷，將把你既定的行事曆搞得一團糟。 與其被不可控制的事情追著跑，不如主動管理影響你時間的人，例如主管、同事、部屬、客戶。把伺機而動的時間小偷，提早攔截。 最好的方法就是對他們做「期望值管理」（Expectancy Theory），此概念由心理學家佛魯姆（Victor H．Vroom）提出，公式很簡單： M（激勵）＝V（效用）×E（期望） 亦即，當你讓對方覺得，他所在意的事情可實現性越高，或此事對他很受用，對他的激勵效果越強，也更能令他完成你想要的目標。 在時間管理上，就是想辦法提高對方「期望」與「效用」兩項誘因，別人更有動機幫你，你的時間自主權就變高。 IBM講師唐辛屏分析，時間管理問題多數是跟人互動所產生，增加與對方立場的理解，提供滿足對方價值的誘因，就是簡化行事曆的槓桿點；例如要跨部門合作，先想透這對對方的好處，誘因越大，同事幫忙的機率就越高。 管理破碎訊息：長官Line我？可想出方案再回 中華華人認證講師張永錫觀察，新時代上班族即使不願意，也會收到破碎訊息（如Line、WhatsApp），它們像把利刃讓時間管理破碎化。 知名心理學家高曼（Daniel Goleman）稱科技讓溝通方便，也讓「部分注意力不集中」成為社會常態。 老闆或高階主管，最好的選擇是：關掉它！但若是部屬，選擇性較少，長官Line你，能不回嗎？唐辛屏建議，長官愛Line無非追求「效率」和「效用」，緊急事件當然得立即處理，如果非緊急事件，下班可以不回，但為了避免長官不高興你沒即時回應，可以先打「收到，明天×點回覆」，隔天一早提出更有價值的方案。 管理人際干擾：求人與被求，都要找槓桿點 跨部門合作，也可用期望值管理找到「舉重若輕」的槓桿點。 每年張衣宜都需要業務幫忙，找客戶談與微軟合作的感受，放上內部網站。但是業務部門會想：「我拿到業績就好了，幹嘛還要幫你做這件事？」 她告訴業務，可以特別針對客戶想開發的國家發業務通訊，增加曝光，對客戶業務推展也有幫助，提高業務部門幫忙的意願。 東吳大學企管系講師周勝輝指出，時間管理會和人脈掛鉤，是最難處理的干擾，同事請託就是一例。幫別人忙可以累積「人脈存摺」，但是如果太常出手，反倒打亂工作步驟。累積人脈存摺，卻掉了專業存摺。 台灣微軟消費產品管理和通路副總經理李啟後出手的原則，找出「非你不可」和「最能讓他人印象深刻的事」幫忙。若沒時間，可介紹更能幫他的人，或幫同事找原因，而非第一時間拒絕。 管理轉型衝突：激勵員工投入，是省時利器 提高員工對新工作的期望值，是高階主管省時利器。過去一年，第一太平戴維斯董事長朱幸兒必須開創豪宅業務並兼顧商辦事業，她在內部強調豪宅業績的成長速度加快，制定商辦業務幫忙開發豪宅的業績辦法，讓商辦業務更願意開發豪宅物件，大量省去她親自帶豪宅部門的時間。 「時間是你人生的錢幣，要小心，以免其他人替你花掉。」這是贏得兩座美國普立茲文學獎得主、林肯傳記作家桑德堡（Carl Sandburg）的名言。 誰不想掌握「時間錢幣」？關鍵就在能否啟動這把「期望值」的金鑰匙。 | ||||||