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企業協作平台為何沒效率?因為只會連接人,而沒有理順工作任務!

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工作環境效率低

根據統計,上班族醒著的時間有一半在工作,其中又有近半時間在做與工作有關的瑣事,如花大把時間做會議筆記、聽上司發牢騷、收發電子郵件、協調工作以及確認進度,而每花一分鐘處理這些瑣事,就少一分鐘創造實質生產,但氣的是我們不能收手不做這些工作,因為協調工作是推動許多小步驟,達成最終成果的關鍵。

然而,沒有人能閱讀所有資料、記下所有要事、鉅細靡遺追蹤跨部門合作、大量搜尋資料並兼顧全體人員進度,就算可以,可能讓人筋疲力盡,在真正的重要事項上失焦,導致每年流失大量生產力。

約99%公司沒有協調工作事項的系統平台,更不可思議的是企業今年投入軟體開發的資金高達3040億美元,而其中許多資金會用在提振生產力,不過,許多開發似乎放錯重點:它們還是在創造人際連結,而非協調工作進度。

儘管企業社群網站的概念很吸引人,但根據臉書和推特社交網站功能打造的微軟公司旗下企業社群網站Yammer Inc.和云端運算大廠Salesforce旗下的企業內部網路Chatter都無法帶來革命性進展,且忽略了社交網站專注於愛情、親情、友情,企業社群網站則應聚焦生產,也就是集合眾人潛能,達到工作目標。

理想的工作平台

在資訊工程中,社交網站包含人、個人資料、人際關係、人際間彼此分享的資料。

而企業社群網站則應該包含工作事項單位(如任務、想法、客戶、目標等)、工作相關資訊(如溝通、檔案、工作狀態和資料庫),以及資訊與工作如何結合,最終才是人(誰負責什麼工作等)。

理想中的企業社群網站必須讓成員的疑問迎刃而解,如當問及「有人開始著手聯絡廠商了嗎?」網站必須能輕易查出誰在負責這件事,他聯絡了哪些廠商,以及進度如何。換句話說,企業社群網站專注於目的性資訊,任務在讓工作計畫達成目標。

1991年諾貝爾經濟學獎得主柯斯(Ronald Coase)今年9月以102歲高齡辭世, 他1937年提出「企業的本質」(The Nature of the Firm)解釋企業的特質及侷限,然而走過76年,企業不再僅是效率、規模和成本問題,而是包含生產力、學習和價值,而企業工具也必須跟著提升。

企業社群網站應自動協調工作摩擦,讓員工專注於生產。這才應該是21世紀的工作模式,讓有生產力的人聚焦創造,提升企業產能。

收發電子郵件被認為是相當瑣碎耗時的工作,但想想20年前沒有電子郵件時,要召集同事到同一地點開會,必須逐一發送紙本開會通知,兩相比較起來,電子郵件確實是革命性發明。

不過電子郵件依然無法凝聚員工達到遠大目標。或許稱職的企業社群網站未來問世後,人們會訝異並同情「舊時代」的我們竟然得花大把時間收發電子郵件、燒時間開會,或是百忙之中還得抽空聽上司口沫橫飛。

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