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早起完成八○%工作 掙脫惡性加班輪迴 早鳥時間管理四招擊退職場「熊貓人」

2011-7-25  TWM




「責任制」肆虐台灣職場,讓上班族個個變成兩眼掛黑輪的「熊貓人」!如果你的黑輪又大了一號,不要再認為「早睡早起」不可能,你該參透這套「早鳥時間管理術」,拒絕再當「晚睡晚起、加班熬夜」的職場遊魂……。

撰文‧林讓均

電子工程師「阿強」晚上十一點才下班,回到家又磨蹭了好一會兒,等到上床睡覺時,已經是凌晨兩點鐘。隔天,鬧鐘都不知進入「貪睡模式」幾次了,他才匆匆忙 忙從床上跳起來,拖著疲憊的身軀去上班。更糟的是,因為太累,早上時間完全沒辦法思考,等到真正進入戰鬥狀態,已經要吃午飯了。

「看來,今天又要加班啦……。」自嘲是「熊貓人」的阿強忍不住嘆了口氣。

你,也是「熊貓人」嗎?最早從科技業界流行起來的「責任制」,不只讓台灣人的工時愈來愈長,也使得台灣人的作息時間愈拖愈晚,陷入「加班→晚睡→晚起→加 班」的惡性循環。許多上班族根本認為:「早睡早起?早就不可能啦!」但在因工時過長而「過勞死」現象頻傳的日本,近年卻悄悄吹起「晨型人」旋風,類似《早 上三小時就能完成一天工作》、《早上十點以前搞定工作》這種書名的書籍愈來愈多,在在鼓吹上班族重新認識「早睡早起」對提升職場效率的好處!

招數一:把握寧靜時段

上班前獨處 從容就戰鬥位置出版暢銷書《時間管理黃金法則》一書的台大化工系教授呂宗昕觀察,現代上班族普遍是「責任制」,也因此給了自己晚下班的理由,或者下班後的社交生活過於活躍,導致早上根本爬不起來,即使準時到班,也因為還昏昏沉沉,讓上班效率大打折扣。

這時候,你會需要一套「早鳥時間管理術」!

「要談『時間管理』應該先回歸到『生活管理』!」呂宗昕說,不論有沒有上班時間的規定,每位上班族都要在心中擬定一個「作息時間表」,一旦體能保持在最佳狀態,工作效率自然就高。

而早睡早起,是一般人最能夠激發黃金體能的作息模式。呂宗昕自己就是「早鳥一族」,早上五點多到九點上班之間的三、四個小時,他通常忙著寫書,這也是他在教書、研究的忙碌工作中,還能當一位暢銷作家的祕密。

他建議,忙碌的上班族其實可以試著早點起床,為自己在上班前爭取一個獨處、自我充電或培養工作情緒的「寧靜時段」,讓自己一上班就能不慌不忙就定戰鬥位置。

在投信界以領導管理聞名的統一投信總經理李怡慶,習慣凌晨三點起床,在上班前就有長達五個小時的寧靜時段,他經常藉此思考重大決策,以便稍後一進辦公室就 能馬上動作。而已經半退休的亞都麗緻總裁嚴長壽,還是職場新鮮人的時候則是「提早一個小時上班」,因為在這個同事都還沒來的寧靜時段中,他可以有效降低環 境的干擾,提早進入工作狀態。

招數二:訂工作順序

前一天口袋備妥待辦六件事上班族想盡早幫自己「開機」,還可以試著在前一天工作結束後,就先擬定隔天要進行的工作重點。「但是不要超過六件事,否則容易失 焦,而且要按照優先順序排列!」日本職場達人箱田忠昭在他的書中,力倡上班族在上班之前都應該在口袋中備妥六件事的清單,這樣一上工就可以按照順序一一處 理。

但工作往往最難的就是制定優先順序。有充分業界經驗、出過《不加班的生活,三:八黃金時間管理術》一書的青海興必達能源科技公司總經理丁成靈說,可以依照 「重要、不重要」與「緊急、不緊急」兩種原則畫出四個象限,先處理「重要且緊急」的事情,依序才是「重要而不緊急」、「不重要卻緊急」與「不重要且不緊 急」。

而呂宗昕則以「黃金、白銀、青銅、石頭」來分別比喻上述四類事情,最先要抓的當然是「重要且緊急」的黃金,最先要棄的則是「不重要且不緊急」的石頭。其他 取捨標準則可按照工作目標,搭配實施「抓大事,放小事」、「抓正事,放雜事」、「抓要事,放閒事」的「三抓三放」原則。

在一般人的生理狀態中,早上時段最適合做的是涉及決策思考、創造性的「策略型工作」,而下午則適合溝通協調或行政處理等「事務型工作」。

招數三:做策略型工作

上班的前兩小時不要受打擾丁成靈說,最好在早上留出較充裕、未被切割的「整塊時間」,並且以一個小時為單位來訂定工作主題,而介於主題與主題之間的零碎時間,則可以用來收發電子郵件、處理雜務。

「上班之後的前兩個小時,要掌握好自己的工作自主權,這兩個小時應該用來做自己設定好的事情,不要讓旁人有打擾你的機會!」呂宗昕說,這兩個小時之所以重 要,是因為它關乎你整天的工作情緒與效率,最好同事間都能建立默契,在這兩個小時之內不要打擾彼此,以免打斷對方的節奏。

「積沙成塔」的道理大家都懂,但你可能沒聽過一隻大鯨魚分成一千份小魚排的「鯨千分法」。

招數四:「鯨千分法」

把大任務拆解 利於分段完成箱田忠昭舉例,像是「要在兩年內熟記七千個單字」,這種大型任務就好比一隻巨大鯨魚,要一下子征服根本不可能。「你當然不能一口吞下一隻大鯨 魚,但如果你把牠分成一千份小魚排,吃個一千天總是吃得完吧!」箱田說,那麼兩年要熟記七千個單字,撥撥算盤不就知道一天只要熟記十個單字就好了嗎?有什 麼難的!

這也就是長江實業主席李嘉誠的「分段治事」原則,他本是一名十四歲的失學童工,後來卻成為華人首富傳奇的主角,靠的就是他在清晨與各種工作空檔裡不間斷地自學,因而逐步贏取一天比一天更巨大的成功。

有人計算過,如果三十六歲開始早起兩個鐘頭,到六十歲退休時,就多出兩年的人生,讓你足以當一個「時間富人」;但更驚人的還在於,如果你每天都好好利用早起的這兩個鐘頭,這樣的時間複利所能造就的,誰說不可能是下一位李嘉誠?

但問題是,怎麼讓自己早起?「早起其實不難,只要有決心!」長庚醫院睡眠中心主任陳濘宏說,可以利用光線來調整作息,因為光線可以壓制「褪黑激素」、刺激 交感神經,所以只要在想起床的時刻,拉開窗戶或到戶外轉一圈接觸足夠光線,馬上可以醒過來。以一位三十歲的人來說,大約兩、三天就能往前調一個小時。

「但最好的方式,還是早點睡、睡得深,自然就會起得早!」陳濘宏說,一個人平均睡眠時間是七.五到七.八小時,而早上七、八點是腎上腺素分泌最旺盛的時候,如果那時還在賴床,自然就會因為腎上腺素未充分分泌,而導致早上精神不好。

許多專家說,好精神加上好方法,絕對可能在早上就完成八○%的工作,晚上自然不需要加班。民國一百年,準備好發動你的「早起小革命」,把自己從「熊貓人」變成不加班的「早鳥」吧!

珍貴的早晨時光 你最好不要……一、瀏覽e-mail不要超過15分鐘!

二、只回覆重要且緊急的信件,不要每封信都回!

三、上班之後的前兩個小時請專注,不要找人串門子!

四、溝通是必要的,但不要超過5分鐘!

五、設定好今日工作優先次序,不要漫無目的!

六、只看與工作相關的網路資訊,不要一早就在網海浮沉!

七、最重要的是,現在是上班時間,不要讓老闆發現你還在吃早餐!

中午12點前

搞定「需要集中力」的工作中午12點前搞定「策略型工作」

● 寫企畫書

● 重大決策討論

● 商品企畫案

● 創造性工作

● 準備簡報資料

下午做也可以「事務型工作」

● 整理資料

● 計算經費

● 報帳

● 收發e-mail

● 寫例行性報告

資料來源:《早上10點以前搞定工作》,商周出版用「N字法則」決定處理事情順序緊急 重要 不緊急 不重要第一優先 重要又緊急的工作第二優先 重要但不緊急的工作第三優先 緊急但不重要的工作第四優先 不重要又不緊急的工作資料來源:《時間管理黃金法則》,商周出版

 


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