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「責任制」肆虐台灣職場，讓上班族個個變成兩眼掛黑輪的「熊貓人」！如果你的黑輪又大了一號，不要再認為「早睡早起」不可能，你該參透這套「早鳥時間管理術」，拒絕再當「晚睡晚起、加班熬夜」的職場遊魂……。 撰文‧林讓均 電子工程師「阿強」晚上十一點才下班，回到家又磨蹭了好一會兒，等到上床睡覺時，已經是凌晨兩點鐘。隔天，鬧鐘都不知進入「貪睡模式」幾次了，他才匆匆忙 忙從床上跳起來，拖著疲憊的身軀去上班。更糟的是，因為太累，早上時間完全沒辦法思考，等到真正進入戰鬥狀態，已經要吃午飯了。 「看來，今天又要加班啦……。」自嘲是「熊貓人」的阿強忍不住嘆了口氣。 你，也是「熊貓人」嗎？最早從科技業界流行起來的「責任制」，不只讓台灣人的工時愈來愈長，也使得台灣人的作息時間愈拖愈晚，陷入「加班→晚睡→晚起→加 班」的惡性循環。許多上班族根本認為：「早睡早起？早就不可能啦！」但在因工時過長而「過勞死」現象頻傳的日本，近年卻悄悄吹起「晨型人」旋風，類似《早 上三小時就能完成一天工作》、《早上十點以前搞定工作》這種書名的書籍愈來愈多，在在鼓吹上班族重新認識「早睡早起」對提升職場效率的好處！ 招數一：把握寧靜時段 上班前獨處 從容就戰鬥位置出版暢銷書《時間管理黃金法則》一書的台大化工系教授呂宗昕觀察，現代上班族普遍是「責任制」，也因此給了自己晚下班的理由，或者下班後的社交生活過於活躍，導致早上根本爬不起來，即使準時到班，也因為還昏昏沉沉，讓上班效率大打折扣。 這時候，你會需要一套「早鳥時間管理術」！ 「要談『時間管理』應該先回歸到『生活管理』！」呂宗昕說，不論有沒有上班時間的規定，每位上班族都要在心中擬定一個「作息時間表」，一旦體能保持在最佳狀態，工作效率自然就高。 而早睡早起，是一般人最能夠激發黃金體能的作息模式。呂宗昕自己就是「早鳥一族」，早上五點多到九點上班之間的三、四個小時，他通常忙著寫書，這也是他在教書、研究的忙碌工作中，還能當一位暢銷作家的祕密。 他建議，忙碌的上班族其實可以試著早點起床，為自己在上班前爭取一個獨處、自我充電或培養工作情緒的「寧靜時段」，讓自己一上班就能不慌不忙就定戰鬥位置。 在投信界以領導管理聞名的統一投信總經理李怡慶，習慣凌晨三點起床，在上班前就有長達五個小時的寧靜時段，他經常藉此思考重大決策，以便稍後一進辦公室就 能馬上動作。而已經半退休的亞都麗緻總裁嚴長壽，還是職場新鮮人的時候則是「提早一個小時上班」，因為在這個同事都還沒來的寧靜時段中，他可以有效降低環 境的干擾，提早進入工作狀態。 招數二：訂工作順序 前一天口袋備妥待辦六件事上班族想盡早幫自己「開機」，還可以試著在前一天工作結束後，就先擬定隔天要進行的工作重點。「但是不要超過六件事，否則容易失 焦，而且要按照優先順序排列！」日本職場達人箱田忠昭在他的書中，力倡上班族在上班之前都應該在口袋中備妥六件事的清單，這樣一上工就可以按照順序一一處 理。 但工作往往最難的就是制定優先順序。有充分業界經驗、出過《不加班的生活，三：八黃金時間管理術》一書的青海興必達能源科技公司總經理丁成靈說，可以依照 「重要、不重要」與「緊急、不緊急」兩種原則畫出四個象限，先處理「重要且緊急」的事情，依序才是「重要而不緊急」、「不重要卻緊急」與「不重要且不緊 急」。 而呂宗昕則以「黃金、白銀、青銅、石頭」來分別比喻上述四類事情，最先要抓的當然是「重要且緊急」的黃金，最先要棄的則是「不重要且不緊急」的石頭。其他 取捨標準則可按照工作目標，搭配實施「抓大事，放小事」、「抓正事，放雜事」、「抓要事，放閒事」的「三抓三放」原則。 在一般人的生理狀態中，早上時段最適合做的是涉及決策思考、創造性的「策略型工作」，而下午則適合溝通協調或行政處理等「事務型工作」。 招數三：做策略型工作 上班的前兩小時不要受打擾丁成靈說，最好在早上留出較充裕、未被切割的「整塊時間」，並且以一個小時為單位來訂定工作主題，而介於主題與主題之間的零碎時間，則可以用來收發電子郵件、處理雜務。 「上班之後的前兩個小時，要掌握好自己的工作自主權，這兩個小時應該用來做自己設定好的事情，不要讓旁人有打擾你的機會！」呂宗昕說，這兩個小時之所以重 要，是因為它關乎你整天的工作情緒與效率，最好同事間都能建立默契，在這兩個小時之內不要打擾彼此，以免打斷對方的節奏。 「積沙成塔」的道理大家都懂，但你可能沒聽過一隻大鯨魚分成一千份小魚排的「鯨千分法」。 招數四：「鯨千分法」 把大任務拆解 利於分段完成箱田忠昭舉例，像是「要在兩年內熟記七千個單字」，這種大型任務就好比一隻巨大鯨魚，要一下子征服根本不可能。「你當然不能一口吞下一隻大鯨 魚，但如果你把牠分成一千份小魚排，吃個一千天總是吃得完吧！」箱田說，那麼兩年要熟記七千個單字，撥撥算盤不就知道一天只要熟記十個單字就好了嗎？有什 麼難的！ 這也就是長江實業主席李嘉誠的「分段治事」原則，他本是一名十四歲的失學童工，後來卻成為華人首富傳奇的主角，靠的就是他在清晨與各種工作空檔裡不間斷地自學，因而逐步贏取一天比一天更巨大的成功。 有人計算過，如果三十六歲開始早起兩個鐘頭，到六十歲退休時，就多出兩年的人生，讓你足以當一個「時間富人」；但更驚人的還在於，如果你每天都好好利用早起的這兩個鐘頭，這樣的時間複利所能造就的，誰說不可能是下一位李嘉誠？ 但問題是，怎麼讓自己早起？「早起其實不難，只要有決心！」長庚醫院睡眠中心主任陳濘宏說，可以利用光線來調整作息，因為光線可以壓制「褪黑激素」、刺激 交感神經，所以只要在想起床的時刻，拉開窗戶或到戶外轉一圈接觸足夠光線，馬上可以醒過來。以一位三十歲的人來說，大約兩、三天就能往前調一個小時。 「但最好的方式，還是早點睡、睡得深，自然就會起得早！」陳濘宏說，一個人平均睡眠時間是七．五到七．八小時，而早上七、八點是腎上腺素分泌最旺盛的時候，如果那時還在賴床，自然就會因為腎上腺素未充分分泌，而導致早上精神不好。 許多專家說，好精神加上好方法，絕對可能在早上就完成八○％的工作，晚上自然不需要加班。民國一百年，準備好發動你的「早起小革命」，把自己從「熊貓人」變成不加班的「早鳥」吧！ 珍貴的早晨時光 你最好不要……一、瀏覽e-mail不要超過15分鐘！ 二、只回覆重要且緊急的信件，不要每封信都回！ 三、上班之後的前兩個小時請專注，不要找人串門子！ 四、溝通是必要的，但不要超過５分鐘！ 五、設定好今日工作優先次序，不要漫無目的！ 六、只看與工作相關的網路資訊，不要一早就在網海浮沉！ 七、最重要的是，現在是上班時間，不要讓老闆發現你還在吃早餐！ 中午12點前 搞定「需要集中力」的工作中午12點前搞定「策略型工作」 ● 寫企畫書 ● 重大決策討論 ● 商品企畫案 ● 創造性工作 ● 準備簡報資料 下午做也可以「事務型工作」 ● 整理資料 ● 計算經費 ● 報帳 ● 收發e-mail ● 寫例行性報告 資料來源：《早上10點以前搞定工作》，商周出版用「Ｎ字法則」決定處理事情順序緊急 重要 不緊急 不重要第一優先 重要又緊急的工作第二優先 重要但不緊急的工作第三優先 緊急但不重要的工作第四優先 不重要又不緊急的工作資料來源：《時間管理黃金法則》，商周出版 |
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