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溝通越多反而越難溝通，怎樣才能高效率的傳達？

青山資本 2016-07-05 09:36

很多公司的工作都是從周二開始的，因為周一的主要任務就是開會。

公司發展越大，會有越來越多的溝通。新員工的加入，成立一個新團隊，會議成了讓所有人保持同一步調，進行信息同步和溝通的最好辦法。周會成為很多公司的“周一標配例會”，因為需要總結上一周的工作，布置和協調本周的工作等等。確實，適當的開會是必要的。

但是，但凡開會，總是牽扯眾多，大會小會各種，如何避免那種浪費時間，開了半天卻沒有結果的會議？ 最近，Intercom上的作者Geoffrey Keating提出了一個原則，值得我們好好思考：

不論是會議、郵件還是即時信息，應該記得一個最重要的準則是，溝通越多，就越難溝通。

這有點類似做軟件編程的人都知道布魯克定律（Brooks’Law），如果給已經延遲的項目增加人手，項目就會延遲更久。這個定律套用在會議上也是如此。如果開會的人增加，會議時間也會相應增加。

比如，有一個8人的會議，表面上看，8人的會議看起來沒有那麽複雜。但是，如果每個人都參與溝通，溝通立刻戲劇化的複雜了。

如果你擅長數學，可以用布魯克定律來算一下，公式是(n²-n) ÷ 2，即參與人數的平方減去人數，再除以2，最後，8個人的會議，需要28次連接進行溝通。

一個會議，需要28次的溝通連接，為了開好會，每個身在其中的人都應該保持專註，需要註意力集中。

創業公司里，註意力是一種稀缺資源。所以，如果不需要開會，不如用這個時間去做點別的事情吧。

但是，開會還是很必要的。重要的不是要不要開會，而是怎麽要開好會。Intercom 的產品副總裁Paul Adams認為，一個好的會議的標準有三個，需要有人負責，需要有主題，最重要的是要有討論結果。  要有負責人

1、他來主持會議；

2、有責任將會議內容聚焦在特定的主題上；

3、保證會議按時開始；

4、保證會議在正常的軌道上，在一定時間里完成一開始制定的目標。

如果你走進一個會議室，不清楚誰是會議的負責人，這時候可以“遛”了，趕快去做些更有價值的事情吧。

 說明會議主題

1、會議負責人在開會之前，應該說明會議的目標。比如，我們需要在到底選A還是選B上做一個決定；

2、會議負責人還需要清晰地定義討論主題的“底線”。比如，今天我們不會討論關於UI的反饋，我們只接受討論到底是選A還是選B；

3、會議進行中間，會議負責人可以收集寫下所做的決定，實施方案、項目負責人和日期；

4、最後一步，會議負責人需要讀出最後的決定，行動計劃和項目負責人，並確保這些沒有被誤讀；

5、最後，會議負責人可以發送一封類似“會議紀要”的郵件給各位與會者，把決定和實施方案再次告知各位，確保沒有誤解或者遺漏，並明確各位的責任； 6、如果工作的最後時限沒有確定好，具體實施的負責人有義務讓其他人知道。  開會的5個原則 

1、如果會議比預定的時間提早結束，趕快結束會議並離開。不要試圖用一些隨機的天馬行空的主題再填補這個時段；

2、如果你發現一個會議中，你不用在那里繼續開會了，就和大家說一聲，除非有人說你需要待在那里，你就可以起身離開了。沒人會生氣的；

3、如果你覺得這個會你不必去參加，就不用管這個會議是用來討論什麽的了。千萬不要為了“出現”在會上但卻不知道為什麽要開這個會；

4、開會永遠不應該是毫無必要地推遲決策的原因。當需要做決定時，不要等待開會。如果你需要反饋或者幫助，在一些例會前進行。

5、最後，你的時間很寶貴。確保開好會。你的同事會因此感謝你，每個人都是贏家。

如果一個會開的好，每個人都會感到項目有進展，事情也比之前清楚，整體感覺比較棒。一定要記著，會議是有機會成本的，要麽通過會議把事情解決，要麽把開會的時間讓出來做更重要的事情。

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