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溝通越多反而越難溝通,怎樣才能高效率的傳達?

來源: http://www.iheima.com/zixun/2016/0705/157172.shtml

溝通越多反而越難溝通,怎樣才能高效率的傳達?
青山資本 青山資本

溝通越多反而越難溝通,怎樣才能高效率的傳達?

溝通越多,就越難溝通。

很多公司的工作都是從周二開始的,因為周一的主要任務就是開會。

公司發展越大,會有越來越多的溝通。新員工的加入,成立一個新團隊,會議成了讓所有人保持同一步調,進行信息同步和溝通的最好辦法。周會成為很多公司的“周一標配例會”,因為需要總結上一周的工作,布置和協調本周的工作等等。確實,適當的開會是必要的。

但是,但凡開會,總是牽扯眾多,大會小會各種,如何避免那種浪費時間,開了半天卻沒有結果的會議? 最近,Intercom上的作者Geoffrey Keating提出了一個原則,值得我們好好思考:

不論是會議、郵件還是即時信息,應該記得一個最重要的準則是,溝通越多,就越難溝通。

這有點類似做軟件編程的人都知道布魯克定律(Brooks’Law),如果給已經延遲的項目增加人手,項目就會延遲更久。這個定律套用在會議上也是如此。如果開會的人增加,會議時間也會相應增加。

比如,有一個8人的會議,表面上看,8人的會議看起來沒有那麽複雜。但是,如果每個人都參與溝通,溝通立刻戲劇化的複雜了。

如果你擅長數學,可以用布魯克定律來算一下,公式是(n²-n) ÷ 2,即參與人數的平方減去人數,再除以2,最後,8個人的會議,需要28次連接進行溝通。

一個會議,需要28次的溝通連接,為了開好會,每個身在其中的人都應該保持專註,需要註意力集中。

創業公司里,註意力是一種稀缺資源。所以,如果不需要開會,不如用這個時間去做點別的事情吧。

但是,開會還是很必要的。重要的不是要不要開會,而是怎麽要開好會。Intercom 的產品副總裁Paul Adams認為,一個好的會議的標準有三個,需要有人負責,需要有主題,最重要的是要有討論結果。  要有負責人

1、他來主持會議;

2、有責任將會議內容聚焦在特定的主題上;

3、保證會議按時開始;

4、保證會議在正常的軌道上,在一定時間里完成一開始制定的目標。

如果你走進一個會議室,不清楚誰是會議的負責人,這時候可以“遛”了,趕快去做些更有價值的事情吧。

 說明會議主題

1、會議負責人在開會之前,應該說明會議的目標。比如,我們需要在到底選A還是選B上做一個決定;

2、會議負責人還需要清晰地定義討論主題的“底線”。比如,今天我們不會討論關於UI的反饋,我們只接受討論到底是選A還是選B;

3、會議進行中間,會議負責人可以收集寫下所做的決定,實施方案、項目負責人和日期;

4、最後一步,會議負責人需要讀出最後的決定,行動計劃和項目負責人,並確保這些沒有被誤讀;

5、最後,會議負責人可以發送一封類似“會議紀要”的郵件給各位與會者,把決定和實施方案再次告知各位,確保沒有誤解或者遺漏,並明確各位的責任; 6、如果工作的最後時限沒有確定好,具體實施的負責人有義務讓其他人知道。  開會的5個原則 

1、如果會議比預定的時間提早結束,趕快結束會議並離開。不要試圖用一些隨機的天馬行空的主題再填補這個時段;

2、如果你發現一個會議中,你不用在那里繼續開會了,就和大家說一聲,除非有人說你需要待在那里,你就可以起身離開了。沒人會生氣的;

3、如果你覺得這個會你不必去參加,就不用管這個會議是用來討論什麽的了。千萬不要為了“出現”在會上但卻不知道為什麽要開這個會;

4、開會永遠不應該是毫無必要地推遲決策的原因。當需要做決定時,不要等待開會。如果你需要反饋或者幫助,在一些例會前進行。

5、最後,你的時間很寶貴。確保開好會。你的同事會因此感謝你,每個人都是贏家。

如果一個會開的好,每個人都會感到項目有進展,事情也比之前清楚,整體感覺比較棒。一定要記著,會議是有機會成本的,要麽通過會議把事情解決,要麽把開會的時間讓出來做更重要的事情。

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溝通 思考 註意力 會議
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匿名用戶
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溝通 越多 反而 越難 怎樣 才能 高效率 高效 傳達
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