ZKIZ Archives


用一張A4紙 學透豐田管理術 三秒內,看出問題下好決策

2016-03-28  TWM

全球第一大車廠豐田汽車,在內部採用「紙一張」工作法, 讓每次討論都能更單純、更深入,工作效率自然大增。

員工經常手中拿著一張文件——在豐田,這是理所當然的。例如,每周一次各團隊召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。或者和主管做簡單的討論時,部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議,會議紀錄也是一張A3或A4紙。

豐田社長似乎有個獨有的規則,就是「在三秒鐘內下決定」。裁決的時機如果稍微延遲一點,可能會影響到重要的交涉,因此他常銘記在心要盡快下決定。也就是說,以部下的立場來說,紙一張的內容必須事前準備得非常完善,才能讓上司在很短時間內下決定。

利用「填空白框」的欲望

因為任何優秀商務人士都非常忙碌,沒時間慢慢看、慢慢想、慢慢下決定。所以,提案人應在事前就要動腦想了又想、思考再思考。再將絞盡腦汁的結晶製作成一目了然,讓對方能毫不費時地、當場就下決定的文件。

豐田所用的「紙一張」文件,是如何發揮功效呢?

首先,是會議的資料。我自己發現豐田的會議相關資料主要有兩個功用。第一是「減少無意義的會議」、第二是「讓會議順利進行」。

豐田開會時,承辦人一定要將開會目的、現況、課題等必需資料整理在一張紙上,放在每位與會者手邊。資料上必有的特徵,就是「框格」。希望在會議中提出的議題可以預先整理成各個主題,視覺上內容將會「具體」地呈現在框格內。如此一來,這張文件中到底有幾個已經整理好的議題、今天的會議內容是什麼,全部一目了然。

再加上,有時會刻意預留「空白框格」,好讓與會者將會議的結論填寫進去。

例如會議的目的是希望集思廣益想出對策,就須先留出空白框。框格內什麼都沒寫,如此,當出席者一看文件,就會注意到空白的框格,也會自然而然地將精神集中在「對策」上。

眼前如有一個空白框格,人們就會集中精神,產生想「填寫」的心態。這就是人的視線會無意地朝向一個空白的四角形框格中間,精神也比較容易集中。

表單特色:五大主題俱足

豐田管理職階級大致分主任、課長、室長、經理共四人。如是大型案件須階段性地和這四位主管討論。每次分別和這四人討論時,都須準備「一張」文件。「這個對策,這樣做會不會比較好?」或「日程會不會排得太緊?」等……。討論時,那「一張」文件會不斷被修正,工作也會一步一步向前邁進。

這些文件都有共通的主題。就是以下五點:

① 目的

② 現況

③ 課題

④ 對策

⑤ 日程

帶來「對喔!今後至少在現在的部門不論做什麼工作,只要先把這五個議題一個一個解決就好啦!」「會議紀錄也好,企畫書、報告也好,至少都以這五個觀點來整理就沒問題了!」的啟發。

另外,因為限制只做「一張」,不能寫入很多資訊,一定要思考再思考,製作完成時,論點自然清晰明確。結論愈是明確,也愈容易表示贊成或反對——。「紙一張」的草稿,可使討論變得更單純、更深入。

(本文摘自第一章,孫蓉萍整理)

撰文 / 淺田卓

用一 一張 A4 學透 豐田 管理 三秒 秒內 看出 問題 下好 決策
PermaLink: https://articles.zkiz.com/?id=191074

【動畫】酒店床下好驚嚇伸出手腳係怪物定魂魄?

1 : GS(14)@2016-10-18 08:15:12

半夜,湖北武漢兩名女子在酒店休息,突然間床墊和床架之間,伸出了一隻腳,隨後又伸出一隻手。二人被嚇得魂飛魄散,緊緊盯着那張床之際,一名男子將床墊頂起,迅速離開房間。48歲的陳麗和32歲李玲(化名)是漢川人,她們與另一名同事一行3人到武漢參加招聘會,星期日中午到埗後,在武昌洪山廣場麗江飯店辦理入住。當時,前台稱房間還沒打掃好,讓她們在大堂稍微坐一會兒。十幾分鐘後,前台表示有一間房已打掃好,她們可以先上樓休息。辦理完入住手續後,她們推着行李上樓。客房在5樓,她們放好行李,稍微休息了一會兒,約在下午1時,三人出門逛街,直到晚上7時半左右才返回飯店。陳麗和李玲住在507房,另一名同事獨自住在3樓。李玲表示,她在進門的第一張床上躺着玩手機,陳麗去洗澡。洗完澡後,陳麗將新買的衣服拿出來試穿,讓李玲幫忙拍照。當李玲再回到床上時,就感覺床一直在動,起初,她們以為是席夢思床墊太軟,但感覺動得更頻繁,陳麗讓李玲坐到另一張床,她來看看。陳麗說,她從自己的床上一下蹦到李玲床上,居然發現床墊在往上頂,她被嚇倒,連忙回到自己床上。這時,她們看到,床墊下一隻腳伸了出來,接着又伸出了一隻手,一名陌生男子用頭頂起床墊,爬了出來。男子開口說:「你們別怕,我不是壞人,只是過來躲賭債的!」李玲過了一會兒才緩過神來,跑去打開門站在走廊呼救,男子也走出門,從樓梯處離開。《楚天都市報》




來源: http://hk.apple.nextmedia.com/international/art/20161018/19804656
動畫 酒店 床下 下好 驚嚇 伸出 手腳 怪物 魂魄
PermaLink: https://articles.zkiz.com/?id=312543

股票掌故 | 香港股票資訊 | 神州股票資訊 | 台股資訊 | 博客好文 | 文庫舊文 | 香港股票資訊 | 第一財經 | 微信公眾號 | Webb哥點將錄 | 港股專區 | 股海挪亞方舟 | 動漫遊戲音樂 | 好歌 | 動漫綜合 | RealBlog | 測試 | 強國 | 潮流潮物 [Fashion board] | 龍鳳大茶樓 | 文章保管庫 | 財經人物 | 智慧 | 世界之大,無奇不有 | 創業 | 股壇維基研發區 | 英文 | 財經書籍 | 期權期指輪天地 | 郊遊遠足 | 站務 | 飲食 | 國際經濟 | 上市公司新聞 | 美股專區 | 書藉及文章分享區 | 娛樂廣場 | 波馬風雲 | 政治民生區 | 財經專業機構 | 識飲色食 | 即市討論區 | 股票專業討論區 | 全球政治經濟社會區 | 建築 | I.T. | 馬後砲膠區之圖表 | 打工仔 | 蘋果專欄 | 雨傘革命 | Louis 先生投資時事分享區 | 地產 |
ZKIZ Archives @ 2019