2015-07-02 NM
在我出道的八十年代，秘書在辦公室佔很重要位置。首先是數目多，中層經理也有私人秘書；另外是秘書 的功能，大小事情都見到秘書參與，工作超越輔助角色。過去三十年，秘書不停從辦公室消失，以前有秘書的波士，今日靠自己，以前自己獨自使用秘書的波士，今 日幾個人共同使用一個秘書。《金融時報》最近引述一個調查，2009至2013年，英國秘書數目下跌47%。
科技是導致秘書沒落的主因， 在電郵和手機世界，波士自己做很多以前秘書負責的工作。初出道我加入投行，辦公室是開放式，波士英文很好，很深刻印象是他在用口dictate文件，秘書 在做速記，這情景今日不多見。新一代波士習慣自己打文件，另一可能是波士英文水平下降。今日聘請秘書，相信沒有人提起速記這門已消失的技能。企業架構愈來 愈變得扁平，是導致秘書沒落另一原因。在扁平是美的環境，公司再沒有波士，又或者所有人都是波士。過去三十年，香港經歷不只一場金融風暴，裁員不再是忌 諱，在困難環境中，秘書很多時是第一批被犧牲的員工。秘書數目大減是不爭事實，我想談論的，是秘書的將來。在翻天覆地的改變下，秘書須與時並進是必然，有 些人認為秘書應該提升自己，改名為Executive Assistant，意思是傳統秘書職能外，進一步參與公司運作，轉型為Executive。據我觀察，單靠改名，不能轉變秘書的實質功能，秘書的將來須 回到秘書存在的根源。公司需要秘書，是一個成本分配的問題，年薪過百萬的波士自己影印，或自己訂機票，可能製造親民形象，但想深一層，波士這樣運用時間， 對公司未必是有利。由成本較低的秘書協助成本較高的波士，應該是較合適的資源分配方法。
以成本分配解釋秘書的工作，不夠人 性化，秘書功能當然不可完全以金錢衡量。秘書的黃金年代在美國電視劇《廣告狂人》（Mad Men）展露無遺，在那年代的辦公室，秘書簡直是關鍵人物。劇中秘書皇后Joan有一句名言，在第一季Peggy應徵做主角Don的秘書，Joan向 Peggy解釋秘書的工作：「波士以為自己請秘書，其實波士在找母親和女侍應之間的一個人。」母親和女侍應之間存在天與地之距離，不過我認為她說得太好， 波士的確需要包括天與地之間的一切事情。秘書一時以阿媽身份提點和呵護波士，一時執頭執尾。秘書沒落，但秘書不死，特別是高處難抵孤獨的波士。秘書不死不 是因為轉型到另一種工作，而是繼續發揮秘書傳統功能，而這些功能永不被科技或金融風暴淘汰。秘書不死的原因包括：一、身份象徵。這功能愈來愈重要，今時今 日，真正波士才擁有私人秘書。朋友是四大會計事務所合夥人，他說平均三個合夥人共用一個秘書。投行情況一樣，以前職位去到某階層，自動有秘書，今日千萬年 薪iBanker也要排隊使用秘書服務。秘書數目愈少，剩餘秘書的身份愈矜貴。
二、科技。上一代波士抗拒科技，例如由秘書 代收和覆電郵，但新一代波士全面擁抱科技。但問題是，科技變得太快，快至不是一般波士能緊貼，而波士永不執輸，人有他要有。例如最近我見很多朋友戴 iWatch，我問他們點用，他們只懂用三兩個功能，我追問下，他們便說：「我問吓秘書先。」秘書變成新科技的補習老師，波士很多時只懂用一些基本功能， 很多情況須依賴秘書。科技沒殺死秘書，反而提供機會予秘書裝備自己，令自己更加不易被取代。三、守門人。守門人（Gatekeeper）角色這些年一直沒 變，可能是秘書的最重要功能。波士工作繁忙，不停有其他人想佔據波士密麻麻的時間表，守門人角色變得關鍵。欠自信的秘書不敢貿然作主意，可能把工作推回給 波士；相反，具自信的秘書憑常識判斷事情的先後輕重，為波士守好門口，其實是分擔波士的重擔。秘書未死，也不會死，今日仍活着的秘書，已經避過一個又一個 困難，這些秘書隨時長命過波士。
蔡東豪 Tony Tsoi
現任上市公司精電國際前行政總裁，他曾任職投資銀行，在《信報》以筆名原復生撰寫財經專欄，對投資及求知有無限渴求，習慣早上四時起床寫作找樂趣。