乜野係 Full set A/C? (一) 自言自語 - WYJimmy

http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/03/full-set-ac.html
相信不少會計求職者, 都見過登報或網上招聘請會計, 都要求FULL SET A/C, 究竟咩叫FULL SET A/C 呢? 我嘗試用自己有限知識, 由淺入深講起, 有錯請各方同業指教為要。

A. 完全簡單型 Trading

聲 明: 請各位資深同業不要以HKAS18 Revenue 角度去睇以下例子, 我作此例子只方便新手明白, 未必會符合最新Accounting Standard, 尢其cost 及expenses 的term 解說方面, 到最後有需要解釋HKAS18 Revenue 或有關 Accounting Standard 時, 我會再詳細講清楚, 請勿見怪

要先由公司類型講起, 如最容易做的公司咁計, 就係一買一賣的TRADING (貿易) 公司, 這些公司特性 (Characteristic) , 是接到單 (Sales Order)後, 才安排採購, 安排出貨, 再連同發票 (Sales Invoice) 送到客戶 (Customer) 手上。 其間, 公司運作盡量不牽涉任何存貨 (Inventory), 所有會計項目交易 (Transaction) , 只會出現 sales, purchases, inward/outward freight, expenses (如salary, stationery), 或有一個bank a/c 收錢, 付錢 (假設全現金交易)。

咁呢類公司所謂full set a/c, 其實 balance sheet( 以後會用B/S 代表), 只有bank a/c 及capital, 以及retain earning 幾項。

而 income statement (前身為 profit & loss a/c, 以後用 P&L 代表)的trading 部分, 只有 sales 減 purchase 再減所有 direct cost 如 freight , 得出gross profit(以後簡稱 GP), 減完其餘支出 (expense, 以後簡稱 exp), 得出純利 net profit (以後簡稱NP)。

B 賒賬記賬 (A/R, A/P)

咁 客仔幫趁耐左, 冇奶油咁笨唔同你講賒數; 又正如你同供應商買野熟左, 又冇理由唔傾賒數 咁雙方就會傾數期(technical 一d 叫信貸條款, Credit terms), 如我比你拎貨後 30 天至付款, 咁行內叫OA 30日(Open Account), 即唔理對方用任何方法, 總之30日後付款比我。

咁你做既客仔多, 就要記賬入簿(電腦)啦, 呢個就係記入應收賬(Accounts Receivable, 以後叫 A/R)啦, 亦即係你地讀書果時既Trade Debtor。

同樣, 你都賒左人地(供應商, Vendor)數 , 咁又係另一盤賬, 叫應付賬(Accounts Payable, 以後叫 A/P), 亦即係你地讀書果時既Trade Creditor。


A/R, A/P 是記錄個別客戶, 供應商的相關買賣, 收/付款記錄, 當中可能包括退貨(Returns)/折扣(Discount)等, 而其餘會計科目, 如bank, expenses 等, 則記錄在總賬(General Ledger, 以後簡稱 G/L) 中。

由 於會計系統是Double Entry 制, 有入便內出, 為使所有G/L 的期末結餘 (Closing Balance)都可平到數, 所有A/R, 及A/P 的期未總數, 都會放在G/L 一個Control Account中, 將所有Closing Balance 的數目記錄在試算表 (Trial Balance, 叫後簡稱 T/B), 借方 (Debit)總和與貸方 (Credit) 總和相同, 咁就叫平到數, 再如你讀書時一樣, 將 T/B 相應項目, 分別填入 P&L (Income Statement) 及 B/S, 整個過程就是叫FULL-SET A/C。

當 然所謂FULL-SET, 其實就是整個過程中, 涉及記賬, 以及連帶相關的工作, 你都要識做, 如你找數, 會安排付款, 你要識開支票 (Cheque), 複雜少少如bills payment, L/C 等我唔在呢個階段講住 , 而正常你可能要做番傳票 (Voucher), 記錄你今次Double Entry 的 Transaction, 以及定時檢討A/R 賬, 客戶是否欠數過期不付, 你要與業務部(SALES)或老闆, 研究收款的方法, 如出Collection Letter/打電話, 都是日常的full set 會計工作之一。

下次講下trade debtor / creditor, 以及accrual and prepayment 分別, Non-current assets 的入賬及折舊計算)

乜野係 Full set A/C? (二) 自言自語 - WYJimmy

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C. ACCURAL & PREPAYMENT 與 A/R, A/P 分別

作 為商業會計, 所有費用, 一般都是用ACCRUAL BASIS (當期所有費用, 應在當期記入賬), 很少按CASH BASIS (即要付款時才記入當期費用) 去做, 是一般小型公司的會計, 要達至快而方便, 部分不太重要, 或不常出現的賬目, 用CASH BASIS 入賬, 如一般雜項費用。 而常見如租金, 水電差餉等, 都會用ACCURAL BASIS 入賬.. 當期應付, 但未真正已付款的費用, 則須要預計或預估, 以達至賬目在當期公平反映, 這便是ACCRUED EXPENSES (B/S 的Current Liabilities)。

同樣, 不應在當期發生的費用, 但要預先墊付, 則為PREPAYMENT, 常見如汽車保險/牌費等 (B/S 的Current Assets)。至於費用應該如何在期內反映, 則須按實際情況, 由會計的專業及經驗來自行判斷。

ACCURAL & PREPAYMENT 與 A/R, A/P 分別在於, A/R, A/P 是一般泛指Trade Debtor/Creditor (如非指明A/R - Other), ACCURAL & PREPAYMENT 其實都同樣是Debtor / Creditor, 但不屬於與公司正常營運進銷(sales & purchase), 所以不會放入A/R, A/P 賬目。

ACCURAL & PREPAYMENT 一般各自用一個會計科目記錄, 如有個別需要, 會計可以按實際再分類。(補充, 實際在Accounting Standard, Accrual & Prepayment 是受 HKAS37 管核, 類型與Trade Payable, Receivable 完全不同, 大家想深入研究, 可以參見香港會計師公會網頁的handbook中HKAS37 『Provision, Contingent liabilities and assets』)

D. Non-current assets 及 depreciation / amortization

Depreciation (折舊)

有時公司有需要購入一些生財工具, 去協助甚至直接供公司營運, 如電腦, 便是常見的例子, 業務員也要用電話去為公司接生意, 所以這些我們稱之為公司固定資產 (Fixed Assets, FA)。

最 近數年香港會計準則, 跟隨國際會計基準(International Accounting Standard, IAS)改變, 所有資產只分流動與非流動(Non-Current), 固定資產很顯然需要非流動之資產(Non-Current Assets)。有關 Non-Current Assets 至少可以用 6 個以上Accounting Standard (HKAS16,40,36,38,20,23及HKFRS5), 但不是有興趣看這貼的版友想看(十分冗長, 有機會再逐一介紹)。

簡單講, 你購入一樣東西, 其壽命可以用超過一個會計年度, 你就當佢做固定資產, 每年按佢壽命年期, 攤分在本年度應分配的損耗, 這方法我們稱為折舊 (Depreciation)。

(2008補充: 有讀者send email 問, 究竟什麼才應入fixed asset, 有時有些傢俬都只是數十元, 但可能用到三幾年, 有時有些東西都不算便宜, 但很快便報銷, 究竟什麼時候, 什麼準則去決定入賬?

首 先你要考慮該些物品對於賬內的重要性, 很快報銷的(一年內), 一定不能入fixed assets, 至於數十元的椅子, 你便是視乎購買類近物品的頻密次數, 我個人主張太少數目不入固定資產, 而你們規劃應以公司的資產總值及生意額去衡量, 因為固定資產其實正規要每項表列及各自折舊, 如果你覺得值得為數十元, 每年甚至每個月拿出來計一下折舊, 雖只是excel copy, 但太多項都夠你頭痛了, 那時你便會曉得怎決定是否入 fixed assets)

商業會計的折舊, 跟你們讀書時沒大分別, 我經驗中最常見也只是 Straight line method(直線法), 即你固定資產購入價, 減去估計的剩餘值(通常是0), 除以可用年期, 如你買一部電腦 5000, 可用為4年, 每年折舊便是 1250, 有關入賬方式請參閱你的教科書, 商業會計做法一樣, 亦當然有時有需要用Reducing Balance (曲線法), 而某些國家因為賬稅合一, 以前甚至會Sum of Dight, 這也是在會計學原理時您們學過。

留意, 如一件固定資產, 用開直線法, 請不要隨意轉其他計算方法, 雖HKAS 8 (Change in A/C policy and estimate)容許, 但以前相關的要重計! 所以除非是非常必要充份理由, 一般Auditor 都唔會接受你咁做。

Amortization

Amortization (攤分)Amortization 主要是針對無形資產 (Intangible Asset, 有關無形資產定義, 請參考 HKAS38 - Intangible Asset) , 您們常見的無形資產主要是Trademark, Brandname, 或 Goodwill (信譽), 它們同樣是非流動資產, 大部分按應用/議定年期進行攤分, 當期應攤分部分, 如折舊一樣, 直接在費用賬中入賬。

留心, brandname, goodwill 等是不能自制出來, 需真正由其他人手上購入 (Acquitistion)要注意是, 按新會計準則HKAS27, Goodwill 是不能攤分的, 因購入公司出現的 Goodwill, 按HKAS36-Impairment of Assets (資產貶值), 須每年做impairment test, 決定是否出現貶值, 做法可按香港會計師公司網頁 e-handbook 所述處理, 或者聯絡您的Auditor。

乜野係 Full set A/C? (三) 自言自語 - WYJimmy

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(三) Invertories 及audit 工作簡介

E INVENTORY存貨

TRADING 公司, 一般都要針對一買對一賣, 但隨著公司營運成熟, 有時會存貨出現。

而我見過公司存貨形式林林種種, 常見有以下例子:

1. 因需要, 寄存貨品待賣
2. 別人寄賣 (Consignment)
3. 趁市價低購入, 高價賣出
4. 購入供售出, 但有剩, 留待下次再售
5. 來料給其他工廠加工
6. 退貨等

商業會計來說, 有存貨便要小心, 因在Trading A/C涉及影嚮元素多了, 存貨有多入計入本月相關銷售, 直接影嚮利潤。最好的方法, 當然是清楚記錄存貨的出入紀錄, 尤其出貨時, 該出貨數量是跟那一張公司發票的單, 須與發票所載數量相符, 以做到purchase matching sales 之效果, 小心避免 understated/overstated "COST OF SALES" (虛減/虛增銷售成本) 。

而付款給供應商前, 要確保入倉紀錄齊全, 證明公司有收過相關貨品; 及定時要檢閱公司的存貨, 如定期抽查。

auditor 對公司曾有存貨出入紀錄特別敏感, 對於auditor 來說是高風險地帶(High Risk Area), 所以準備紀錄要相當小心, 有關對 auditor 工作情況下面會有詳述。

很多公司都要求full-set 會計有處理存貨經驗, 因為存貨是公司其中一命脈, 我覺得如許可, 真的花多時間心神管理好存貨/購貨, 絕對有助你財務報表提高更大的準繩度。

而在報表方面, 是在"COST OF SALES"項內反映本期所用的存貨量, 利用期初(OPENING STOCK) 比對期末(CLOSING STOCK), 再加入本期購貨實數計出來。

F 對 Auditor 的工作 (初步介紹)

讀書時, Auditor 只會為你公司盤數表達意見(form opinion), 你公司賬目是否達至真實與公平 (truth and fairness / true and fair view), 現實的執業會計師又是否這樣呢?

究竟乜野係會計師(Certified Public Accountant, CPA), 又何謂執業會計師 (Certified Public Accountant, Practising)呢?

其實以上兩者在考試與學歷是沒有分別的, 正如Solicitor(事務律師) 及 Barrister(大律師)一樣, 兩者也是須持有 LLB (法學學士) 及PCLL(執業證書), 但只是功能上不同。根據香港會計師公司規定, 原則上會計師(CPA)是需要通過QP及FPE 考試, 或同等認可學歷及經驗(相關見"會計進修途徑 - 以HKICPA 為目標計"), 而執業會計師要求是, 當中有四年認可審計(Auditing)經驗, 方可註冊成為執業會計師。

執業會計師在商業會計一般稱謂為, Auditor, CPA firm, 會計師樓等等... 實則佢地做既野, 與讀書有少少出入, 審計工作Auditing 範疇分為Control Audit 及 Verification Audit, 其實兩者也是會同時做, 不一定要揀一, 一般中小企需要的是Verification Audit比重較大, 大約是將你的賬目紀錄, 抽樣驗證, 以進行特定的auditing 程序為主。

在下一篇我會再簡略介紹我們商業會計, 在準備audit 前的基本工作。

乜野係 Full set A/C? (四) - 完

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G. Auditor 需要的資料

一般中小企商業會計員, 在年結需提供以下最基本的資料給Auditor:

(a) Financial Statement - T/B, B/S, Income Statement, 如為Holding Company, 需提供合併賬目 (Consoildated Statement), 因通常在年結後數個月才做, auditor 有權要求提供最update 的report


(b) 如有其他附件如sales report, 亦需要提供 debtor, creditor aging report (賬齡報表), 亦須附上全年invoice 副本, 亦需包括在來年, 按auditor 指定的invoice 副本, 以方便做cut-off test.


(c) 整年的 Ledger, 包括G/L, A/R, A/P, 以及所有相關Voucher, 亦包括來年的payment voucher, 來check 當年purchase 或 accural expenses 的真實存在性.


(d) 有關year end 所有B/S items 的detail list, 行內稱Schedule


(e) 如果有存貨 須 Stock list(存貨清單)及Stock Tag (盤點標簽), 下面再詳述


(f) 所有銀行相關的Facility Letter, Bank Statement, Bank book


(g) 所有公司的租務合約 (Tenancy Agreement), 無論你租比人抑或你租人地


(h) 所有關聯企業(Related Parties)的名單, 以及公司組織圖, 包括公司組織, 或人事組織


(i) 同事全年工資紀錄及名單


(j) 之後三個月的voucher(尤其payment/receive), 如有的話, 之後的financial statement 亦是需要


(k) 公司會議紀錄


等等 (會按需要再要求)

而大少少的公司, 或接觸大少少的audit firm, 尤其是上市公司, 可能財務負責人, 可能要與internal / external auditor, 傾埋audit 的time schedule report, 而基層的工作人員, 除以上的schedule 外, 可能要按指示, 提供佢地要的部分 working paper 及相關 information, accountant 級亦需要隨時與auditor 夾定equiry, stock take, walk through test, system flow diagram 的製定時間, 每間公司要求都唔同。

H 年終盤點

Stock Taking如公司有存貨, auditor 會要求你們在年結時盤點一次, auditor 需要參與觀察(Observation)你公司盤點情況, 實際情況是在盤點前, 會將全公司存貨清單, 包括種類, 貨名, 數量, 存放地點等列出, 並在待點貨品上, 放入盤點標簽 (Count Tag), 上文列明與存貨清單相同資料, 表示該地存放之真實數量。


Auditor 會根據貨品對整個invertory 的重要性, 向你表示要抽查的項目, 當然公司自己可以要求全部盤點 (auditor 佔用時間會同你公司計數, 如貨品值高, 其實我建議這樣做的)


難以盤點的地區, 如海外/已入倉, Auditor視乎情況, 有權要求公司證供第三者書面證明 (Confirmation from Warehouse), 甚至可能要求聘請當地認可的會計師組織/公正機構, 代Auditor盤點這些海外存貨。


Auditor 會根據你公司情況, 設定容錯度 (Tolerable Error), 留心, 如果某些重要存貨盤點錯誤, 屢次超越Auditor容錯度, 你的存貨有可能被auditor form qualified opinion(保留意見, 即指你存貨可能有問題) , 影嚮公司的審計報告。


上面提及過, Inventory 對auditor 是非常敏感的B/S ITEM 之一, 他們視為高風險地帶, 所以平日 Inventory 紀錄, 出入倉文件整理好一點, 給Auditor 好一點印象, 大家在年終核數工作亦更順暢。

I 總結

Sole Trading 公司賬目不會太難處理, 新入手時其實一個要訣係: 『上手點做, 你跟住做先。』 就算覺得佢d transaction 古怪或不合理, 即管做左先, 因為商業會計呢行的計時炸彈, 並不是會計技巧難度, 而是公司運作上的特徵 (Characteristic) 及 習慣 (Pattern), 你一下子用自己方法做左, 忽略你上手咁做其實係因為公司問題, 而避重就輕的處理方法, 兜兜轉轉咁你最後可能又要由頭做過, 或者執餐死了, 所以都係跟左佢做先, 慢慢至改番自己做法著數。


好似有d 老細對外鐘意呃呃"乙水""乙水", 扣人數唔出D/N, 比錢無啦啦扣人地都見過, 又或者你上司好多 tax planning 既野, 樣樣都唔想你掂, 對auditor 答多少少都會媽你, 你老細想你處理既野好大機會只係日常工作(Routine Work), 如開下票入下數, 做下雜務, 真正個report 可能永遠都掂唔到, 咁好似冇野學咁, 但呢d 工通常唔要求你ot 好犀利。

又可能在第二間公司, d 老細d 野鐘意樣樣清清楚楚, 要求你會計技術高, cash flow forecast, quarterly budgeting, investment feasbilities study, tax planning proposal等等, 全部要做足, 亦有機會成日要同其他部門夾野, 或追佢地野, 定working schedule 幾時要跟乜, 甚至要同bank 傾 facility, 及同audtior 傾下公司最近planning, 夾下點樣做至最令公司有最大benefit, 呢d 工好處係學到好實務既知識, 但通常都係做餐死, ot, 假期返工, 甚至拎番屋企做。


所以所謂full set 含義係好廣泛, 咁你睇web online job search或報紙, 見到full set book-keeping, 主要就係前段所提工作, 但現今社會要求智慧知識性, 實務工作, 以及是否識去執生, 呢d 都要靠平日努力留意, 我覺得亦唔駛真係太怕做唔黎, 你係老手, 人工高d, 老細對你容忍自然唔係太高, 但你係新手, 人工幾k, 老細請你預左要教少少, 或者你做野有機會錯, 老細要平野, 都預左你係咁, 所以唔駛太緊張, 慢慢做, 最後記住商業會計員一個實用格言:


唔急既野快手做,

好急既野慢慢做!

何謂Full set Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.hk/2012/08/full-set.html
經常都有朋友問同樣一個問題，很多時候在會計的招聘廣告當中，都會看到有僱主要求申請人懂得Handling of full set accounts（俗稱Full set），究竟何謂Full set呢？

其實不同的公司對Full set的定義都不會相同，不過，一般來說至少會包括以下幾項：

1) 負責公司賬目的月結和年結，當中包括編制Balance sheet，P&L，Cash flow statement，以及Change of equity statement等等。有些還會要求懂得編寫Notes to accounts。

2) 負責公司的一切稅務事宜，包括計算利得稅以及申報事宜。即使公司騁用會計師來幫忙處理，也要負責和他們合作，提供和準備相關的資料。

3) 負責公司秘書事宜，和上述一樣，就算騁用律師或者公司秘書顧問，也需要和他們合作，並且監察他們的工作有沒有遺漏。

4) 負責編制各類Management reports，例如Budget vs actual analysis、Sales report、Stock report、Cash flow forecast 等等。

5) 負責年度核數，向核數師提供所需資料。不同的核數師，看的東西都不一定相同，不過會要求將一些重要的Accounts拆成Breakdown，好讓他們審 核。例如Trade receivable account，各個Debtor的明細，賬齡，以及年結後的回收情況等等，都要向他們提供。

另外，關於月結和年結，每次都難免要做Adjustment。例如公司做expense items 時用cash basis入數的話，在月結和年結時就要將該月未付的expenses做accrual了。另外, 一些常見的month-end / year-end adjustment包括: depreciation of fixed assets、re-allocation of expense items、re-classification of balance sheet / P&L items (例如將AR既CR balance reclassify 做AP, 將AP既DR balance reclassify 做AR等等)。

管理實務(17)：如何set 合理的sales quota 笨發

http://notcomment.com/wp/?p=13344

主管們總會遇到一個管理問題，就是「如何set 合理的sales quota」

坊間普遍有兩種手法：

1. 不停假設個市好難做，嘗試把quota 減至最低最易做，松章俾下家令大家易過骨。

2. 相反先set 一個天價的quota，再期望實際做到6-7 成 （150 x 0.7 =105%），咁就到數。

第一個情況，可能頭段會有機會偷到雞，然後下場多數是下一個季度被瘋狂追加quota 補數，結果舒服慣後更難做。

有些公司，因為監察不嚴，也真的被人長期低估quota ，結果出現公司長蝕而員工瘋狂爆數的情況。最後就是公司玩完，而員工也要再尋覓下一隻傻的金鵝。所以我們常常有聽說有sales 轉工後，要接受大幅度的 pay cut ，原因多數是過去出現公司蝕而員工賺的情況，而最終要重歸現實的結局。

第二個情況，就反過來是公司賺盡，然後員工蝕到喊跑到血都嘔，也沒有一個合理的回報，還要被上司日捽夜捽飽受壓力。員工也不是傻仔，特別是真的有戰鬥力的銷售人員，碰到這種情況必然極快地另覓新主。

而set quota，是有一些科學的方法的：

1. 看行業的增長：假設你是處於一個低增長行業 （年增長只有 8%)，而你設下的quota 卻有50%年增長，那顯然不是一個合理指標。

2. 看公司的position：假設你是行業中處於頭3 位，那跑贏大市理論上是一個很合理的要求。

3. 看自己部門的position：假設你是一個spot light department（例如負責hero product） 那跑贏其他部門便是理所當然。

4. 看該員工的資歷：有些行業有肥舊瘦新的制度/傳統，新人永遠執豬頭骨，舊人永遠手執已成熟的客戶或大category，結果便是舊人坐地分肥永遠輕鬆達標而不思進取，而新血卻永遠做到氣咳卻永遠達不到目標，極容易氣餒離場。

而這種制度，也很容易養成擦鞋文化，因為只要擦掂老細手執靚category 便基乎不用做。所以，筆者一般有以下操作：

1. 假設行業平均增長是 30%，而公司亦是 top 3 ，那便要假設公司跑贏大市約干 %（視乎老闆性格或公司文化有幾進取），say 較大市好40%，那自己的增長便是42%。

2. 假設自己部門是中檔，那便不用調整。

3. 假設員工是資歷較淺，手上的客戶普通，便應該俾個discount 佢，假設打個八折，那他的增長目標便是 42% X 0.8 = 33.6%。

假設員工是資歷深，手上的客戶也靚仔，那便應該「孭多少少」，但不能太多，否則老鬼多數會反面，假設加 10% loading，那他的增長目標便是 42% x 1.1 = 46.2%。

如此，行業的增長是 30% ，而自己部門最green 的也有 33.6%，不會太難看，亦有員工有 46.2% 增長 ，而資深員工一般到數機會亦相對較大，那代表整個部門的到數把握便高了，同時資歷淺的員工也有機會爆數而向上流動。

即使員工之間有互通消息（其實必然會發生)，也不會太容易出現「條氣唔順」的局面。

作為主管，派quota 便是一種責任也是一種權力，是人事管理的直接工具，好好利用便可以團結部門士氣，讓新人有機向上流舊人也不會養尊處優後而腐化，亦不會輕易出現人事變動，如此整體的戰鬥力便會得以累積，越來越高。

坐貨同時set止賺 by 盧志威

來源: http://www.hunghuk.com/2015/04/15/%E5%9D%90%E8%B2%A8%E5%90%8C%E6%99%82set%E6%AD%A2%E8%B3%BA/

陶枳樽裸露唔Set底線

1 : GS(14)@2017-05-07 15:30:23

陶枳樽昨日在新城接受訪問，透露最近加盟大名娛樂，除會繼續唱歌跳舞外，更有演出機會。問到會走性感路線嗎？她說：「要睇劇本，唔會為露而露，因為set咗底線就好似框住自己，如果收到劇本，覺得角色好正，露少少係可以，當然三點不露啦！」公司是否批准拍拖？陶枳樽笑說：「公司冇話唔得，但可能有嘅時候就再同佢講！」




來源: http://hk.apple.nextmedia.com/entertainment/art/20170507/20013038

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