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Google總座 用關鍵字打開決策思路

 
2011-3-28  TCM




「筆記讓我變得更聰明。」 Google台灣區總經理簡立峰下了一個結論。

每個人做筆記的目的或有千百種,但可能很少聽到是為了「分析」。分析什麼?簡立峰的回答很簡單:「所有事。」他有一套關鍵字筆記術,可以讓他透過筆記思 考,能把事情想得深,還能想得廣。

如何透過筆記想得廣?打開簡立峰的筆記本,第一頁永遠是目錄頁,他會像取檔名一樣提上關鍵「名」與「事」,並以三至五頁為一組。之後再翻到各個群組分頁, 像執行文書處理流程一樣,隨時將各種想法、疑點與可行方案一字一行填入。

這讓他可同時處理好幾件事,或許是人事決策、政策建言,甚至業務機密。他說:「做筆記時,腦子其實是在多工運作,靈光一閃的念頭往往是關鍵線索,第一時間 就要記下來。」

簡立峰在筆記目錄開了關鍵字後,只要有時間就進入思考,然後再工整的填入預留的筆記空白裡。簡立峰說,思考不求速成,想不通或解方不夠完善,他就等到思緒 清明時再分析,直到填滿空白、想透原委。這時他停止書寫,開始行動。

做紙本筆記 關鍵字發展成方法,幫老爸買地

例如,前年某個夏天的週末,簡立峰回老家探望雙親,在跟著父親下田除草、除蟲時,聽見父親提起這塊向政府租耕的市民農田過不久得歸還。簡立峰知道,這十坪 大小的田地是父親的生活重心,當下他沒有說什麼,但隔幾天出遠門,在飛機上他在筆記本上寫下「為父親找塊地」的關鍵字。

在專屬這個關鍵字的筆記頁裡,他寫下一塊田對家人的各種用處,然後列舉盡可能符合需求的方案,例如向政府爭取延長租約、與地主協商地權,或另尋地,並針對 每個方案詳列可行性、困難度與預算。

回國後,他一一嘗試筆記中的解決方案,最後是一個星期內就做成決定:在老家附近買下三百坪的地。這一大片園圃現在不僅僅為父親延續園藝樂趣,還為母親闢了 花田區、為兒子圈下魚池,也為自己整出一塊運動場。他展示手機攝下的照片說:「現在我們全家人花最多時間相處的地方就是在這塊土地上,它的存在比任何要求 家人同聚的言語要求都還要有力。」

做雲端筆記 導入跨國會議,由與會者合寫

而且他的筆記更多時候不是實體紙本,而是在網路平台上完成。

以Google台灣三年前在台大、清大、交大開設雲端運算課程為例。這是美國本土以外第一個產學合作方案。當時簡立峰為說服總部,帶領工程所十多名同仁, 花三個星期與總部「紙上談兵」,總部才以理由充分的結論同意。

簡立峰團隊的做法,是會議開始前,所有跨國與會者都會收到一份擬好名稱的空白電子檔案,產品經理是主要記錄者,但其餘所有參與人員也都可邊聽、邊說、邊思 考,還可即時邊以網路共同分享的傳遞訊息方式,針對某項提議,在頁面鍵入意見與想法,以供大家討論。

開會的同時,筆記本的主要整理者產品經理,就已經同步把「筆記內容」分類、刪節、分配或採用。等到會議結束,不僅結論已經出現,行動方案也同時成形,每個 人都帶著新的任務各自回到工作崗位。

Google會議的形式,反映這家公司對解決問題的重視程度,也與簡立峰常以自答自問的思考法不謀而合。

而當筆記累積越來越多,簡立峰也有一套雲端筆記整理術:「檔名關鍵字還是『名』與『事』。」每一回與相同的人開會,他都逐一鍵入重點,在這個人的檔案上, 花約十五分鐘編輯剪貼,越重要的文句訊息往上排在越顯眼的位置。整理的動作看似費工,但簡立峰說:「這樣一來,儘管一份檔案長達二十頁、跨時數年,每次開 會都依然能夠直指核心,發揮效率。」

數位時代讓簡立峰的筆記可以更快整理出關鍵字,更專注思考最重要的事。而且透過關鍵字分類,又可以同時開啟不同思考項目,成為兼顧公事與家事的達人。

延伸閱讀:筆記撇步1先在記事本第一頁建立目錄群組 2在後面群組分頁中,寫上關鍵的名與事 3陸續填入線索與想法,建立脈絡並導出結論

 

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