ZKIZ Archives


成功者每天最棒的2小時 告別瞎忙!聰明工作的祕密

2015-10-05  TWM

兩小時,對許多人來說, 可能只是一場電影、一頓飯、一段午休的時間; 但成功者透過聰明的工作方法, 為自己創造每天最棒的兩小時。 其實,只要學會五招,你就無須一直嗡嗡嗡瞎忙, 也不用被工作綁架, 妥善利用一百二十分鐘,創造出最好的工作績效!

以下的工作場景,你一定也很熟悉:每天早上九點,切入工作模式,我們就像小蜜蜂般,嗡嗡嗡……。一邊喝著咖啡,一邊檢查手機或電腦裡如雪片般飛來的email,忙著回覆。待辦清單上每完成一項、槓掉一行,但是陸續填上的新工作,永遠比槓掉的多。

下午五、六點,轉眼已到下班時間,待辦清單卻還剩一大堆, 老覺得時間不夠用,只好留下來加班。更慘的是,工作大半天,忙的都是別人交辦的瑣事,自己最重要且最需要專注的計畫書卻完全還沒開動,人已經筋疲力盡。只 好繼續熬夜寫下去,但精神不濟之下,工作品質也很差。

兩小時發揮高效率,產出最好的工作成果這樣的生活一再重複:忙了一整天,卻因搞不定工作的先後順序,永遠被工作和會議追著跑,也沒時間進修、提升自己,苦無機會改變現狀,結果淪為窮忙族。

台灣的工時之長,排名全球第三,平均每名勞工全年的工作時數高達二一四○小時,僅次於新加坡與香港;但根據蓋洛普二○一三年的調查顯示,樂於工作的台灣上 班族只有百分之九,遠低於全球的百分之十三。對大部分人來說,時間永遠不夠用,但追根究柢,往往有太多瑣事占據我們的注意力,消耗了我們的心智狀態。

義大利學者帕雷托所提出的八○╱二○法則指出,如果利用最高效率的時間,只要二○%的投入就能產生八○%的效率。相對地,如果效率低,即使投入八○%的時間,也只能產生二○%效率。

曾擔任美國哥倫比亞大學心理學助理教授的喬許.戴維斯博士(Josh Davis)指出,其實上班的八至十個小時中,只要有兩小時能夠發揮高效率,就能產出最好的工作成果。

抓出工作重點,像爬樓梯般前進每天最棒的兩小時,有些人是早晨,也有些人是下午和晚上,但只要把握一天中最高效率的兩小時,就能完成最重要的事。

對思科台灣區總經理吳增峰來說,一天中最棒的兩小時,要用來思考公司未來的營運計畫。

早上十點至十二點,當吳增峰處理公務告一段落,就會關上辦公室房門,靜靜思考,或拿出紙筆書寫構思中的計畫。若當天沒有進展,他會再設定下一個時段,持續地突破。

「今年要做什麼改變?」這是負責業務拓展的他,最常掛在嘴邊的問題。面對每年要成長的營運目標,他必須打敗競爭對手、爭取更大的地盤,因此總在規畫下一個業務計畫。而一個計畫須要醞釀一到兩季,才能開花結果。

每天花兩小時規畫,經過一季的修正和補強,最終形成決策。這也是吳增峰口中的「爬樓梯理論」:把目標切成細項,每天早上抓出幾個優先的工作重點,而且每天要有主題和方向,寫入行事曆反覆檢視,才能像爬樓梯一樣,逐步往前推進。

「時間管理是一種價值觀的選擇。」吳增峰認為,有些人喜歡冥想,有些人卻填滿每分每秒,讓行程滿檔。「孰優孰劣,很難有判斷標準。」吳增峰舉例說,蘋果前 執行長賈伯斯有每天沉思冥想的習慣,讓自己在冥想室裡沉澱情緒,專注於思考。而吳增峰的習慣是:「每天清晨起床,出門上班前,我會先檢視一遍當天的工作項 目。」面對總是填滿的行程表,他會擇重點聚焦在未來的經營策略,因此,每天排定的工作項目,必須有二、三件事是和經營目標有關。

給老闆deadline,提升團隊效率忙碌是現代人的通病,對伯爵台灣區董事總經理劉玉璇來說,規畫工作順序,才能避免「撞鐘」,老被事情推著跑。

早上九點,劉玉璇先向亞太區的主管匯報,接著處理內部事務;到了下午,瑞士日內瓦總部開始上班,加上門市的銷售狀況,常常忙到傍晚七點才告一段落。「一天 的時間有限。」在伯爵工作了十五年,從業務當到董事總經理,劉玉璇說,一定要找到自己的優先順序,才不會被一堆瑣事綁住。

劉玉璇舉了「大小石頭」的例子:假設時間像一個杯子,我們可以放進各種大小不一的石頭,如果先把小石頭、沙倒進去,最後大石頭就放不下了。相反的,先放大石頭,其他小石和沙卻可以慢慢滲入。

而早上十點至十二點,也是劉玉璇最重要的兩小時,她會利用這個時段執行計畫和追蹤進度。在這之前,同事們的起床氣、遲到的緊張感,已經過一小時的調整。這時與部門溝通,不僅能增加整體執行的效率,也節省了團隊的時間。

劉玉璇說,給別人deadline(截止日期)是管理時間的好習慣,即使對老闆也不例外。「很多員工的沒效率,是因為老闆的不準時造成的。」給老闆deadline,讓後續工作能夠順利完成,最後還是會反饋到老闆身上,為他省下時間和金錢。

除了在辦公室工作,劉玉璇也喜歡到咖啡館去待上一段時間,咖啡香、昏黃的光線、舒緩的音樂,讓人沉澱,也能刺激腦神經,激發出新的想法和創造力。心情放鬆的她會處於一種「真空」狀態,很容易就能投入計畫構思之中。

管理時間方法,別被「緊急」綁架創新工場董事長李開復,罹癌後對於時間管理,有了更深的體悟。他說,「每個人都要好好管理自己的時間,因為每個人每天有兩 小時是被浪費掉的。」「事情有分輕重緩急,不要成為『緊急』的奴隸,而是要做重要的事。」李開復認為, 人的慣性是先做最緊急的事,但往往導致重要的事被荒廢。李開復說,大部分緊急的事情其實並不重要,而許多重要的事情並不緊急。因此,不要把全部的時間,都 去做那些看起來「緊急」的事情,一定要留一些時間做那些真正「重要」的事情。他管理時間的方法就是,每天早上立定今天要做的緊急事和重要事,睡前回顧這一 天有沒有做到兩者的平衡。

富邦華一銀行行長詹文嶽近十年前開始在中國工作,面對必須花費長時間移動的工作環境,有時候一天只能完成一件事,他已經很習慣工作隨時被打斷,「也許現在 正在講越洋電話,下一刻必須要登機,我隨時可以暫停、啟動,保持工作的彈性。」「我的時間管理就像是中醫的抽屜櫃一樣,可以同時打開七至八個。」詹文嶽 說,這幾年在中國,面對超高速的工作環境,他得「一心多用」,祕訣是把每件專案當成一個個檔案夾放在腦中,一旦被打斷就先放回去,待須繼續處理時再拿出 來,「所以我一點也不擔心在哪個環境工作。」在資訊爆炸的時代,人們仰賴即時通訊軟體溝通,但過多的訊息往往是打斷專注力的殺手,不過,對詹文嶽來說,他 會先依訊息重要性,分成「優先處理」與「有空再處理」兩類,先跳過無用的訊息,點開有急迫性的訊息,例如人民幣匯率、台幣降息消息,先消化後累積,如果有 用的,就放進自己的思考抽屜裡,避免一直被訊息干擾。

思考抽屜分類,先做有價值的事詹文嶽說,他必須經常到中國各省開會,無法長時間在辦公室定點工作,所以他會依當時的精神狀態及環境,選擇對自己最有意義及最有價值的事,作為第一優先目標,讓自己在有限的時間裡,完成該目標為第一要務。

此外,詹文嶽還有一個良好的時間管理習慣,一定在每周一寫好工作清單,將必須完成的工作貼在辦公桌前,工作前先把桌面清理乾淨,就好像廚師做菜前,先把食 材和工具依序排好。同樣的,工作時不要把時間浪費在找東西,因此他會把可能需要用到的資料或物品,放在方便拿取的地方。

從決定工作順序,到選擇最有價值的事來做,這些成功者找到聰明的方法進行時間管理,讓自己在兩小時內,把工作效率發揮到最大。在《每天最重要的兩小時》一書中,戴維斯博士提出了五種有效策略,能夠幫助上班族練就高效率的心智狀態,創造一天中最棒的兩小時。

五策略,讓你創造每天關鍵2小時策略一、善用五分鐘,先決定做事順序首先,你可以善用做完一件事或被打斷後的五分鐘,想一下後續該處理哪件事,然後決定優先處理最重要的事務,往往是創造高效率兩小時的關鍵之一。

大多數人,當手上有很多事要做時,如果感覺到時間流逝而沒有進展,就會心生焦慮或內疚。就算有五分鐘的零碎時間,也會傾向於快速略過,快快去做另一件事,但很可能不是當時最需要做的事。

其實,你不必像陀螺般不停地運轉。戴維斯建議,「利用零碎的時間,做決定,而非做事。」當你完成一件事時,先別想著可以馬上做哪件事會比較容易,而是告訴自己:「這是一個決定點。」你可以站起來,離開電腦,去喝杯水或咖啡,再決定接下來利用時間做好哪件事。

策略二、減輕疲勞,不必完成所有待辦事項一般人在大腦已經筋疲力盡時,才開始做需要專注思考的工作。

相反的,成功者不會被待辦清單上的工作所牽絆,而是在心智疲勞之前,先集中精神做最重要的事。

戴維斯建議,在從事必須處於最佳狀態的工作之前,別去做那些會明顯消耗你心智能量的事情,即使是花五分鐘回覆電子郵件,可能也會引發興奮、焦慮、生氣等情緒,讓大腦疲勞,消耗了做好最重要工作所需要的資源。

對於工作清單上的待辦事項,很多人都堅持要完成,戴維斯卻建議,「要懂得在適當的時候,說不!」一天的心智能量有限,應在大腦不那麼疲憊時,把少數真正重要的事情做到好,而不是企圖做完所有事。

策略三、偶爾分心,才能激發創意現在的工作環境遠比以前更容易導致分心,一下子因電郵通知而查看信箱、接電話、瀏覽臉書、LINE等,往往很難專注。因此,想要有效率地完成工作,最好的戰術之一,就是移除所有不必要的分心事物。

戴維斯表示,我們應學會掌控現代科技,例如關掉通訊軟體的音效,在開放式辦公室戴上耳機等,減少噪音,才能專注工作。

不過,偶爾分心也不全然是壞事。戴維斯指出,我們的大腦天生就擅長分心,因此,讓思緒漫遊,遠比你強迫自己停止去想分心的事物還要快。而且科學證明,東想西想、做白日夢,有助提升創意。

策略四、聰明飲食和運動,提升專注力除了大腦和情緒之外,身體疲勞也會影響工作效率。一般人在運動或決定吃什麼時,多半只會考慮:「健康嗎」、「好不好吃」,其實也決定了大腦在之後的「幾小時」的狀態。

戴維斯指出,當我們身體狀況很好時,心智會更加敏銳。

但當我們生病或吃飽飯昏昏欲睡時,便會注意力當機。成功者懂得利用運動和飲食,維持高體能狀態,例如即將進行一項簡報、準備開一場重要會議、必須趕工之 際,只要二十分鐘的快走或慢跑,就能提振思考力與專注力;吃天然蔬果、多喝一點水,也比麵包、糕點、含糖飲料,更能讓人心智清晰。

策略五、減少噪音,打造高效率工作環境環境因素對工作效率看似沒關係,卻影響不小。戴維斯指出,我們身處的環境會明顯影響大腦運作,例如噪音導致絕大多數 人的工作效能變差。因此,有效管理環境因素,能使我們做起事來更有效率。雖然多數人無法選擇工作空間,但仍可以布置自己的環境,例如清理雜亂的辦公桌,或 者把常用的電話、水杯放遠一點,讓自己伸展手腳。

從科學研究和成功者的經驗中,我們發現,其實只要懂得創造最棒的兩小時,在穩定且高效率的工作時段裡,把一天最重要的事情做完,就能多留一點時間去品味生活,告別加班的苦日子!

撰文 / 鄧麗萍、梁任瑋、張佳婷


成功者 成功 每天 最棒 棒的 小時 告別 瞎忙 聰明 工作 的祕 祕密
PermaLink: https://articles.zkiz.com/?id=174555

股票掌故 | 香港股票資訊 | 神州股票資訊 | 台股資訊 | 博客好文 | 文庫舊文 | 香港股票資訊 | 第一財經 | 微信公眾號 | Webb哥點將錄 | 港股專區 | 股海挪亞方舟 | 動漫遊戲音樂 | 好歌 | 動漫綜合 | RealBlog | 測試 | 強國 | 潮流潮物 [Fashion board] | 龍鳳大茶樓 | 文章保管庫 | 財經人物 | 智慧 | 世界之大,無奇不有 | 創業 | 股壇維基研發區 | 英文 | 財經書籍 | 期權期指輪天地 | 郊遊遠足 | 站務 | 飲食 | 國際經濟 | 上市公司新聞 | 美股專區 | 書藉及文章分享區 | 娛樂廣場 | 波馬風雲 | 政治民生區 | 財經專業機構 | 識飲色食 | 即市討論區 | 股票專業討論區 | 全球政治經濟社會區 | 建築 | I.T. | 馬後砲膠區之圖表 | 打工仔 | 蘋果專欄 | 雨傘革命 | Louis 先生投資時事分享區 | 地產 |
ZKIZ Archives @ 2019