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廣告公關業，一直是人力銀行調查中超時工作的前三名。 但奧美公關董事總經理王馥蓓，卻從她的兒子十三年前出生後，奉行不加班生活至今，除非意外，每天在六點半到七點離開辦公室。靠的，是一套從一九九六年進奧美第一天以來，學會的清單工作方法。 兩張清單，她「養出」能幹下屬免加班 王馥蓓有兩張不加班清單。第一張，給她自己。 每晚，她會靜下心列出第二天的待辦清單。當別人都是九點半開始上班時，她習慣八點半到公司工作，趁著辦公室較清閒，她從需要靜下心的事做起，回重要的E-mail，或處理費腦的專案。細碎不費腦的事情，她放在瑣碎的時間進行。 同時，她會記得提醒自己，不要想著可以在一天內把清單上的所有事情做完。 「列上去，只是提醒。是不是這些都得今天完成不可？不是。資淺的同事有時很容易犯這個錯，太害怕事情沒做完，或有些人覺得，今天這事情沒做完他很癢，可是事情永遠都做不完啊！ 要想開一點，公司永遠有一百件事情要做。」 她的第二張清單：重點在於培養下屬。 關鍵點在於，養出了能幹的下屬，自然就不用加班。 去年，她升遷了一位進奧美不到兩年的同事為社群媒體總監，為了讓該名總監快速勝任主管職，每兩週她親自與該同事面談，談團隊、客戶與行政三件事。 筆記本中，王馥蓓清楚記錄上一次的面談內容，討論對方目前的帶人與團隊工作分配狀況，開發與維繫客戶的情形，甚至是公司內須注意的行政庶務，「我就專門給 他一本（筆記本），每兩個禮拜，每次我都記下上次談了什麼，下次我要跟他談什麼，這也是一種coaching（培訓）的清單。」 與王馥蓓共事十多年的奧美公關副總經理鄭淑芬觀察，王馥蓓奉行不加班的這些年，在工作方法上不特別，真正調整的，是觀念。「紀律跟持久很重要。」 王馥蓓分享她能做到的關鍵是：「Forward Looking」（往前看，多想兩步）。 「你要過什麼樣的生活，其實取決於自己，如果你想得很清楚。」 她為了想過家庭與工作平衡的生活，每天八點半上班，讓自己一定要列出清單，徹底執行。 她勇敢讓客戶知道，週一到週五晚上，自己盡量不應酬。「這真的存乎一心，妳跟別人溝通的時候，別人知道妳有這樣的工作習慣，但妳也沒把事情做不好，（客戶）跟妳約的時候，就會盡量配合。」 「如果妳認定自己會加班，通常好像就真的滿容易加班。信念很重要，有時候是信念問題。」王馥蓓說。如果我們總覺得，自己只是小員工，總是爛客戶、爛老闆讓自己加班，根本無能為力，負面的信念會越來越深。 但她看到很多奧美優秀的員工卻是這樣做：「向上管理，跟老闆說我今天事情弄一弄，差不多七點要走。」 清單習慣，讓她「換到」家庭工作平衡 奧美辦公室裡有個小工具櫃，裡面都會放著Things To Do的清單，每個同事報到時，主管也會教，如何撰寫清單。這樣做的基本意義，除了讓員工學會判斷輕重緩急與效率外，還可以增加成就感，「我先稍微看一下， 例如今天八月十日我列的事情，我已經做完了，就可以打個勾。」 習慣寫清單的王馥蓓，還得到另一個收穫。因為列清單過程，會去想到未來要發生的事情，「都是Forward Thinking」，讓她習慣多想兩步。假設本來八月十五日要辦的記者會，她會建議下屬，能不能前兩天就把新聞稿寫好，預留時間去Review與應付突發 狀況。她的職涯自然能比同儕出色，她有更多籌碼，不讓老闆逼她加班。 清單式的思考邏輯，幫她換到了家庭與生活的正向循環。 現在，在每年農曆年前一週，以及七月上旬的其中兩週，她會為家庭規畫各一趟「夏之旅」跟「冬之旅」。每當她的飯店、機票訂好後，就開始大張旗鼓跟同事宣傳，讓大家有心理準備，這三週是她行事曆中不能動的時段。 連她的孩子，也開始學著應用清單，小學起，每次段考都是她跟先生親自複習。她會要求兒子在段考前一週，擬好週末的複習清單，什麼時段複習哪個科目，列表給她和先生，讓他們能預先排好時間。「他（兒子）的時間不亂，你（父母）的時間也才不會亂。」 明明該是很忙碌的女強人，因為清單卻顯得更自由。 「我先生說，妳兒子願意理妳的時間，（一輩子）就這麼長，妳不掌握他願意理妳的時間多陪伴，等到他大了，妳叫他陪妳他都不理，那時候要再工作也還來得及，」王馥蓓說。 訪問過程的最後，她笑著提醒我們一個字：「捨」。 「一定要相信公司沒有你不會倒。公司沒有你，門還是照開，事情照運轉，可能還突然發現同事的潛能被激發出來，一定要有這個觀念。」 當你敢捨了，很多意外的獲得，也就出來了。 【延伸閱讀】工作做不完？她這樣列，輕鬆完工——王馥蓓工作清單 1. 將重要的事情列在前，不一定列上去的事都要在同一天完成，有時只是提醒自己未來記得做，絕不把自己逼太狠。 2. 完成後，一一槓 掉，為自己增加成就感。 資料來源：王馥蓓 整理：吳中傑 | ||||||