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猜猜看：蘋果創辦人賈伯斯（Steve Jobs）、臉書營運長桑伯格（Sharyl Sandberg ）、維京集團創辦人布蘭森（Richard Branson），這些日理萬機的成功者之間，有什麼共同點？ 答案是，他們都在列「清單」（To-do List），並且用清單整理好自己的職場與人生。 四年前，本刊介紹成功者如何做筆記。因為，做筆記是最好的整理沉澱工具，能幫助我們把事情做對。 為什麼列清單？ 花少少十分鐘，就能減少數小時忙碌 但根據心理學家鮑麥斯特（Roy F. Baumeister）研究，現代人每天要處理的事務平均約一百五十件，因此，光是把事情做對還不夠，還要懂得分配時間。因此今日，我們要談一流工作者的 清單術：一張好的清單，可以先幫人做出抉擇。它能幫我們，一開始就做對的事情。 每天花十分鐘列清單，就能減少數小時的時間浪費，甚至是錯誤決策。這就是忙碌如桑伯格，到台灣的流通教父徐重仁、台灣奧美公關董事總經理王馥蓓等人，都將此事奉為圭臬，並執行數十年如一日的原因。 桑伯格，三十二歲成為Google副總裁，三十九歲成為臉書營運長。她管理七千多人的公司，但是可以五點半下班，原因之一是，她會在每個會議前列出會議清 單，清單上只保留討論點和行動決策兩類重點，然後逐點討論。每一點產生結論後，她便劃掉一條。別人開一小時的會議，她可以十分鐘內結束。 美國史上第一位首富：石油大王洛克斐勒（John D. Rockfeller）也善用清單的力量。他曾因為公司效率無法提升，求教於一位管理顧問：「有沒有方法可以將我們公司的效率提升五％？」 這位顧問開價十萬美元，卻只賣給他一個秘訣： 「你們每人每天早上，先用十五分鐘，把一天中的事按重要性排列，然後再設個緊急性排序，把最重要最緊急的前六件事做完，就OK了。」結果，這張簡單的待辦事項清單，讓洛克斐勒的公司提高五％效率。 列清單優點多 降低焦慮、出錯率，還能治神經失調 成功者甚至可以用清單幫自己追夢。 身價超過新台幣一千五百億元、維京集團創辦人布蘭森（Richard Branson），擁有一個橫跨唱片、航空、通訊、飲料、零售等產業的王國，轄下最多超過四百家公司，甚至曾經為了一個賭注，在自家飛機上男扮女裝成空 姐，服務三百多位客人，兩年前還接受太空人訓練，打算嘗試星際旅遊。 這麼跳tone的瘋狂企業家，竟然形容自己是「靠清單而活的人」，他的清單中除了列出夢想點子外，通常還同時列出兩個重點。第一，列出能讓點子成真的合夥 人人選，第二，別人說過的、與點子相關的不同觀點。因為這種習慣，可以讓他不會太過自大，還能強迫自己專心聽人說話。 對於一般人而言，列清單的好處，確實很多。 《哈佛商業評論》直指，在某些亟需精準、容錯率低的任務中，「提醒清單」（Check List）有助減少疏漏。文中引用一份研究報告，外科手術前若使用清單提醒各項步驟，死亡率可降低四七％。 又比如，在書寫清單的過程，可降低焦慮感。 當任務未完成之前，人們很容易會誘發焦慮，甚至失眠，這就是所謂的「蔡格尼效應」（Zeigarnik effect）。心理學家鮑麥斯特（Roy Baumeister）就曾為文指出，「蔡格尼效應」其實是潛意識的腦，要求自己處理未完成的任務。但其實，在計畫未執行之前，光是動筆列下清單，將注意 力轉移到書寫，就能解除焦慮。 一流人士三大清單特點 待辦事項有上限，且自問是否非做不可 台大精神科醫師林奕廷也贊同這個妙方，「列清單有助克服混亂，重拾控制感，排出先後順序後，甚至可能找出壓力源，有助於均衡失調的自律神經。」 有意思的是，我們從航空、流通到公關業第一把手的清單中，看到一流工作者與多數人不同的邏輯。 第一，一般人：把待辦的事情列在清單；一流工作者：他們心中會有張「不待辦」清單。 成功者透過列清單的過程，不是忙著列做哪些事情。而是不斷自問：是否非做它不可。 「擁有更多時間的訣竅是做少一點，有兩個方法可以幫你做到，」被《快公司》選為最有創新力的商業人物、普林斯頓大學客座講師費里斯（Tim Ferriss）說，「一、寫一張很短的待辦事項清單，二、寫一張不做事項清單。」 費里斯會在前一晚，在一張五公分寬、九公分長的小紙片上，寫下隔天的所有待辦事項（小紙片等於是第一層篩選，絕對比記在手機或電腦上來得少），然後一件一 件問自己，「如果這是我一天唯一要完成的事情，我會對這天的表現感到滿意嗎？」劃掉答案是否定的項目，最多只能留下兩件。 而根據《哈佛商業評論》所述，一天的待辦清單，六到七件事情已經是上限。 第二，一般人：清單裡只有What，要做什麼；一流工作者：先想Why，再想What。 多數人列清單，幾天沒達成就會沮喪放棄。但成功者透過想清楚為何而戰，這列清單的習慣便得以持續數十年。 台灣奧美公關董事總經理王馥蓓列出不加班清單的背後，是想多跟孩子共處。這個初衷，讓她拋掉上班族只能被老闆決定時間的負面思考。她因此規律的每晚訂出第 二天的待辦清單，早上八點半上班，透過清單先準備未來的事。清單幫她開啟了正向循環的按鈕。最後，她成功換來客戶的信任，晚上不用應酬的待遇。 三十歲前就財務自由的理財達人艾爾文，同樣是列投資清單，卻沒有陷入股市殺進殺出的陷阱。關鍵在於，他想清楚自己要追求的是財務自由而非暴利。 第三，一般人：忙著找最完美的清單範本；一流工作者：找適合自己的清單。 當多數人還在追尋，清單怎樣列的方法時，我們看到一流人士決定清單的方式是：先了解自己。 賈伯斯在開會時列出的技術挑戰清單，只有六組關鍵字，因為強調減法的他，要求的是心無旁騖。布蘭森卻會在夢想清單中，條列列出一堆幫他成事的關鍵人選。因為他看到自己的匱乏：有夢想還不夠，要有團隊才能成事。 列清單，其實也就是一套思考過程。 《斷捨離》書中定義「斷捨離」，就是「透過整理物品了解自己，整理心中的混沌，讓人生舒適的行動技術。」若將「整理物品」置換成「整理待辦事項」，也就是清單式思考，兩者有異曲同工之妙。 清單習慣，改變一生 小職員也能扭轉人生，魯蛇變老闆！ 它確實並非易事，然而，習慣一旦建立，就能改變人的一生。 全聯總裁徐重仁，因為一張靈感清單，提醒自己要研究評估，引進了星巴克咖啡，開連鎖咖啡店的先河。 如果，你還在想，我只是一個小職員，工作清單都是被老闆決定，你可能正錯失了拿回人生主導權的最好時機。 看看金鐘獎主持人王介安，如何靠著一張管理老闆的地雷清單，從不敢發言的魯蛇，也能一圓老闆夢。 列清單，是一流工作者為何總能游刃有餘的秘密。最棒的是，這個投資每天只須花十分鐘，你我怎能不一試？ 【延伸閱讀】 ■賈伯斯的極簡清單 這是1987年賈伯斯在動腦會議上寫下的清單，為了完成新產品NeXT Computer，他列舉了6個團隊必須解決的技術挑戰，包括使用介面、數據機等。 現在的Mac OS X跟iOS可說都是NeXTSTEP的後代。有意思的是，裡面提到的難關，如第6項的使用者介面這點，至今是蘋果的強項，也是很多企業仍在精進的重點，但28年前，賈伯斯就已經把它列在清單當中了！ 資料來源：WIRED ■布蘭森的野心清單 維京創辦人布蘭森分享自己成功的10個秘訣，其中一個就是列很多清單，不斷為自己設定新挑戰。「我列一大堆清單，因為我認為，傑出公司跟普通公司的差異就存在這些細節當中。細節很重要，幫助你設定新的挑戰跟目標。」 他最常用的4種清單： 1. 要聯繫的對象：說服人們朝同一方向努力，必要時調整自己方向以便密切合作。 2. 點子 3. 別人說過的事：除了記住不同觀點，還能強迫自己專心聽人講話。 4. 列出能實現願景的人：跟能改變世界、驅動潮流的人站在同一邊，他認為是利用時間的最好投資之一。 資料來源：BBC、Virgin 他列清單的10個訣竅 1. 不管點子大或小，寫下你想到的任一點子 2. 隨身攜帶筆記本 3. 找到適合自己的清單列法。塗鴉、列點、圖表化…… 4. 每天列一些小的、能處理的任務並完成它們 5. 完成就槓掉，每槓一次都讓你感到很滿足 6. 讓你的計畫可量化，幫助你判斷計畫是否順利進行中 7. 請列遠大、不凡的目標。2020年你想達成何種成就？2050呢？ 8. 清單裡不只條列工作，也列出個人目標 9. 跟別人分享你的目標。你們可以激勵彼此 10. 達成後慶祝你的成功，然後為新目標列出新清單 ■愛迪生的點子清單 愛迪生終其一生都在為當下及未來的專案發明，記錄點子、待辦清單、素描及其他筆記。1888年1月3日，41歲的他在紐澤西的新實驗室剛開張一個月，就記下了這份5頁的待辦清單。 資料來源：PBS ■A咖清單術，跟你不一樣 避開易犯的清單4大陷阱 1. 清單要求周延？ 心理學家米勒（George Miller）發現，人類短期記憶有限，只有7個單位，所以清單最好記錄在7項之內、以6項為宜。 2. 昨天沒完成的清單，今天要繼續做？ 不，你該想的是，是否它根本不重要，值不值得再刪除？ 3. 清單沒做完，代表今天很失敗？ 清單更大的功能其實是個Forward thinking、往前盤點的概念，別把心力拿來沮喪自己為何沒完成。而是想，是否我的時間安排可以更好，有無調整空間。 4. 清單列待辦事項即可？ 高明者會再同時放入觸媒。如維京創辦人布蘭森，會放入幫他成事的人，讓清單可以成真。多數人則是放時間，因為設定期限比較容易讓人專注。 一定要有的5個列清單習慣——好清單流程圖 1. 全列 先書寫，把所有腦袋的事情列出來（what） 2. 取捨 目標是什麼(Where)，這些非做不可嗎？ 3. 排列 最重要的是什麼？真的沒有可再刪除的嗎？ 4. 執行 開始著手，但注意不用把事項都要做完當作壓力 5. 檢視 彼得．杜拉克說處理完工作後，應重新設定工作序，而非直接處理原來清單上的第2優先工作 資料來源：台灣整理教主Phyllis 整理：單小懿 | ||||||