📖 ZKIZ Archives

乜野係 Full set A/C? (一) 自言自語 - WYJimmy

http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/03/full-set-ac.html
相信不少會計求職者, 都見過登報或網上招聘請會計, 都要求FULL SET A/C, 究竟咩叫FULL SET A/C 呢? 我嘗試用自己有限知識, 由淺入深講起, 有錯請各方同業指教為要。

A. 完全簡單型 Trading

聲 明: 請各位資深同業不要以HKAS18 Revenue 角度去睇以下例子, 我作此例子只方便新手明白, 未必會符合最新Accounting Standard, 尢其cost 及expenses 的term 解說方面, 到最後有需要解釋HKAS18 Revenue 或有關 Accounting Standard 時, 我會再詳細講清楚, 請勿見怪

要先由公司類型講起, 如最容易做的公司咁計, 就係一買一賣的TRADING (貿易) 公司, 這些公司特性 (Characteristic) , 是接到單 (Sales Order)後, 才安排採購, 安排出貨, 再連同發票 (Sales Invoice) 送到客戶 (Customer) 手上。 其間, 公司運作盡量不牽涉任何存貨 (Inventory), 所有會計項目交易 (Transaction) , 只會出現 sales, purchases, inward/outward freight, expenses (如salary, stationery), 或有一個bank a/c 收錢, 付錢 (假設全現金交易)。

咁呢類公司所謂full set a/c, 其實 balance sheet( 以後會用B/S 代表), 只有bank a/c 及capital, 以及retain earning 幾項。

而 income statement (前身為 profit & loss a/c, 以後用 P&L 代表)的trading 部分, 只有 sales 減 purchase 再減所有 direct cost 如 freight , 得出gross profit(以後簡稱 GP), 減完其餘支出 (expense, 以後簡稱 exp), 得出純利 net profit (以後簡稱NP)。

B 賒賬記賬 (A/R, A/P)

咁 客仔幫趁耐左, 冇奶油咁笨唔同你講賒數; 又正如你同供應商買野熟左, 又冇理由唔傾賒數 咁雙方就會傾數期(technical 一d 叫信貸條款, Credit terms), 如我比你拎貨後 30 天至付款, 咁行內叫OA 30日(Open Account), 即唔理對方用任何方法, 總之30日後付款比我。

咁你做既客仔多, 就要記賬入簿(電腦)啦, 呢個就係記入應收賬(Accounts Receivable, 以後叫 A/R)啦, 亦即係你地讀書果時既Trade Debtor。

同樣, 你都賒左人地(供應商, Vendor)數 , 咁又係另一盤賬, 叫應付賬(Accounts Payable, 以後叫 A/P), 亦即係你地讀書果時既Trade Creditor。


A/R, A/P 是記錄個別客戶, 供應商的相關買賣, 收/付款記錄, 當中可能包括退貨(Returns)/折扣(Discount)等, 而其餘會計科目, 如bank, expenses 等, 則記錄在總賬(General Ledger, 以後簡稱 G/L) 中。

由 於會計系統是Double Entry 制, 有入便內出, 為使所有G/L 的期末結餘 (Closing Balance)都可平到數, 所有A/R, 及A/P 的期未總數, 都會放在G/L 一個Control Account中, 將所有Closing Balance 的數目記錄在試算表 (Trial Balance, 叫後簡稱 T/B), 借方 (Debit)總和與貸方 (Credit) 總和相同, 咁就叫平到數, 再如你讀書時一樣, 將 T/B 相應項目, 分別填入 P&L (Income Statement) 及 B/S, 整個過程就是叫FULL-SET A/C。

當 然所謂FULL-SET, 其實就是整個過程中, 涉及記賬, 以及連帶相關的工作, 你都要識做, 如你找數, 會安排付款, 你要識開支票 (Cheque), 複雜少少如bills payment, L/C 等我唔在呢個階段講住 , 而正常你可能要做番傳票 (Voucher), 記錄你今次Double Entry 的 Transaction, 以及定時檢討A/R 賬, 客戶是否欠數過期不付, 你要與業務部(SALES)或老闆, 研究收款的方法, 如出Collection Letter/打電話, 都是日常的full set 會計工作之一。

下次講下trade debtor / creditor, 以及accrual and prepayment 分別, Non-current assets 的入賬及折舊計算)

乜野係 Full set A/C? (二) 自言自語 - WYJimmy

http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/03/full-set-ac_30.html
C. ACCURAL & PREPAYMENT 與 A/R, A/P 分別

作 為商業會計, 所有費用, 一般都是用ACCRUAL BASIS (當期所有費用, 應在當期記入賬), 很少按CASH BASIS (即要付款時才記入當期費用) 去做, 是一般小型公司的會計, 要達至快而方便, 部分不太重要, 或不常出現的賬目, 用CASH BASIS 入賬, 如一般雜項費用。 而常見如租金, 水電差餉等, 都會用ACCURAL BASIS 入賬.. 當期應付, 但未真正已付款的費用, 則須要預計或預估, 以達至賬目在當期公平反映, 這便是ACCRUED EXPENSES (B/S 的Current Liabilities)。

同樣, 不應在當期發生的費用, 但要預先墊付, 則為PREPAYMENT, 常見如汽車保險/牌費等 (B/S 的Current Assets)。至於費用應該如何在期內反映, 則須按實際情況, 由會計的專業及經驗來自行判斷。

ACCURAL & PREPAYMENT 與 A/R, A/P 分別在於, A/R, A/P 是一般泛指Trade Debtor/Creditor (如非指明A/R - Other), ACCURAL & PREPAYMENT 其實都同樣是Debtor / Creditor, 但不屬於與公司正常營運進銷(sales & purchase), 所以不會放入A/R, A/P 賬目。

ACCURAL & PREPAYMENT 一般各自用一個會計科目記錄, 如有個別需要, 會計可以按實際再分類。(補充, 實際在Accounting Standard, Accrual & Prepayment 是受 HKAS37 管核, 類型與Trade Payable, Receivable 完全不同, 大家想深入研究, 可以參見香港會計師公會網頁的handbook中HKAS37 『Provision, Contingent liabilities and assets』)

D. Non-current assets 及 depreciation / amortization

Depreciation (折舊)

有時公司有需要購入一些生財工具, 去協助甚至直接供公司營運, 如電腦, 便是常見的例子, 業務員也要用電話去為公司接生意, 所以這些我們稱之為公司固定資產 (Fixed Assets, FA)。

最 近數年香港會計準則, 跟隨國際會計基準(International Accounting Standard, IAS)改變, 所有資產只分流動與非流動(Non-Current), 固定資產很顯然需要非流動之資產(Non-Current Assets)。有關 Non-Current Assets 至少可以用 6 個以上Accounting Standard (HKAS16,40,36,38,20,23及HKFRS5), 但不是有興趣看這貼的版友想看(十分冗長, 有機會再逐一介紹)。

簡單講, 你購入一樣東西, 其壽命可以用超過一個會計年度, 你就當佢做固定資產, 每年按佢壽命年期, 攤分在本年度應分配的損耗, 這方法我們稱為折舊 (Depreciation)。

(2008補充: 有讀者send email 問, 究竟什麼才應入fixed asset, 有時有些傢俬都只是數十元, 但可能用到三幾年, 有時有些東西都不算便宜, 但很快便報銷, 究竟什麼時候, 什麼準則去決定入賬?

首 先你要考慮該些物品對於賬內的重要性, 很快報銷的(一年內), 一定不能入fixed assets, 至於數十元的椅子, 你便是視乎購買類近物品的頻密次數, 我個人主張太少數目不入固定資產, 而你們規劃應以公司的資產總值及生意額去衡量, 因為固定資產其實正規要每項表列及各自折舊, 如果你覺得值得為數十元, 每年甚至每個月拿出來計一下折舊, 雖只是excel copy, 但太多項都夠你頭痛了, 那時你便會曉得怎決定是否入 fixed assets)

商業會計的折舊, 跟你們讀書時沒大分別, 我經驗中最常見也只是 Straight line method(直線法), 即你固定資產購入價, 減去估計的剩餘值(通常是0), 除以可用年期, 如你買一部電腦 5000, 可用為4年, 每年折舊便是 1250, 有關入賬方式請參閱你的教科書, 商業會計做法一樣, 亦當然有時有需要用Reducing Balance (曲線法), 而某些國家因為賬稅合一, 以前甚至會Sum of Dight, 這也是在會計學原理時您們學過。

留意, 如一件固定資產, 用開直線法, 請不要隨意轉其他計算方法, 雖HKAS 8 (Change in A/C policy and estimate)容許, 但以前相關的要重計! 所以除非是非常必要充份理由, 一般Auditor 都唔會接受你咁做。

Amortization

Amortization (攤分)Amortization 主要是針對無形資產 (Intangible Asset, 有關無形資產定義, 請參考 HKAS38 - Intangible Asset) , 您們常見的無形資產主要是Trademark, Brandname, 或 Goodwill (信譽), 它們同樣是非流動資產, 大部分按應用/議定年期進行攤分, 當期應攤分部分, 如折舊一樣, 直接在費用賬中入賬。

留心, brandname, goodwill 等是不能自制出來, 需真正由其他人手上購入 (Acquitistion)要注意是, 按新會計準則HKAS27, Goodwill 是不能攤分的, 因購入公司出現的 Goodwill, 按HKAS36-Impairment of Assets (資產貶值), 須每年做impairment test, 決定是否出現貶值, 做法可按香港會計師公司網頁 e-handbook 所述處理, 或者聯絡您的Auditor。

乜野係 Full set A/C? (三) 自言自語 - WYJimmy

http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/04/full-set-ac.html
(三) Invertories 及audit 工作簡介

E INVENTORY存貨

TRADING 公司, 一般都要針對一買對一賣, 但隨著公司營運成熟, 有時會存貨出現。

而我見過公司存貨形式林林種種, 常見有以下例子:

1. 因需要, 寄存貨品待賣
2. 別人寄賣 (Consignment)
3. 趁市價低購入, 高價賣出
4. 購入供售出, 但有剩, 留待下次再售
5. 來料給其他工廠加工
6. 退貨等

商業會計來說, 有存貨便要小心, 因在Trading A/C涉及影嚮元素多了, 存貨有多入計入本月相關銷售, 直接影嚮利潤。最好的方法, 當然是清楚記錄存貨的出入紀錄, 尤其出貨時, 該出貨數量是跟那一張公司發票的單, 須與發票所載數量相符, 以做到purchase matching sales 之效果, 小心避免 understated/overstated "COST OF SALES" (虛減/虛增銷售成本) 。

而付款給供應商前, 要確保入倉紀錄齊全, 證明公司有收過相關貨品; 及定時要檢閱公司的存貨, 如定期抽查。

auditor 對公司曾有存貨出入紀錄特別敏感, 對於auditor 來說是高風險地帶(High Risk Area), 所以準備紀錄要相當小心, 有關對 auditor 工作情況下面會有詳述。

很多公司都要求full-set 會計有處理存貨經驗, 因為存貨是公司其中一命脈, 我覺得如許可, 真的花多時間心神管理好存貨/購貨, 絕對有助你財務報表提高更大的準繩度。

而在報表方面, 是在"COST OF SALES"項內反映本期所用的存貨量, 利用期初(OPENING STOCK) 比對期末(CLOSING STOCK), 再加入本期購貨實數計出來。

F 對 Auditor 的工作 (初步介紹)

讀書時, Auditor 只會為你公司盤數表達意見(form opinion), 你公司賬目是否達至真實與公平 (truth and fairness / true and fair view), 現實的執業會計師又是否這樣呢?

究竟乜野係會計師(Certified Public Accountant, CPA), 又何謂執業會計師 (Certified Public Accountant, Practising)呢?

其實以上兩者在考試與學歷是沒有分別的, 正如Solicitor(事務律師) 及 Barrister(大律師)一樣, 兩者也是須持有 LLB (法學學士) 及PCLL(執業證書), 但只是功能上不同。根據香港會計師公司規定, 原則上會計師(CPA)是需要通過QP及FPE 考試, 或同等認可學歷及經驗(相關見"會計進修途徑 - 以HKICPA 為目標計"), 而執業會計師要求是, 當中有四年認可審計(Auditing)經驗, 方可註冊成為執業會計師。

執業會計師在商業會計一般稱謂為, Auditor, CPA firm, 會計師樓等等... 實則佢地做既野, 與讀書有少少出入, 審計工作Auditing 範疇分為Control Audit 及 Verification Audit, 其實兩者也是會同時做, 不一定要揀一, 一般中小企需要的是Verification Audit比重較大, 大約是將你的賬目紀錄, 抽樣驗證, 以進行特定的auditing 程序為主。

在下一篇我會再簡略介紹我們商業會計, 在準備audit 前的基本工作。

乜野係 Full set A/C? (四) - 完

http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/05/full-set-ac.html
G. Auditor 需要的資料

一般中小企商業會計員, 在年結需提供以下最基本的資料給Auditor:

(a) Financial Statement - T/B, B/S, Income Statement, 如為Holding Company, 需提供合併賬目 (Consoildated Statement), 因通常在年結後數個月才做, auditor 有權要求提供最update 的report


(b) 如有其他附件如sales report, 亦需要提供 debtor, creditor aging report (賬齡報表), 亦須附上全年invoice 副本, 亦需包括在來年, 按auditor 指定的invoice 副本, 以方便做cut-off test.


(c) 整年的 Ledger, 包括G/L, A/R, A/P, 以及所有相關Voucher, 亦包括來年的payment voucher, 來check 當年purchase 或 accural expenses 的真實存在性.


(d) 有關year end 所有B/S items 的detail list, 行內稱Schedule


(e) 如果有存貨 須 Stock list(存貨清單)及Stock Tag (盤點標簽), 下面再詳述


(f) 所有銀行相關的Facility Letter, Bank Statement, Bank book


(g) 所有公司的租務合約 (Tenancy Agreement), 無論你租比人抑或你租人地


(h) 所有關聯企業(Related Parties)的名單, 以及公司組織圖, 包括公司組織, 或人事組織


(i) 同事全年工資紀錄及名單


(j) 之後三個月的voucher(尤其payment/receive), 如有的話, 之後的financial statement 亦是需要


(k) 公司會議紀錄


等等 (會按需要再要求)

而大少少的公司, 或接觸大少少的audit firm, 尤其是上市公司, 可能財務負責人, 可能要與internal / external auditor, 傾埋audit 的time schedule report, 而基層的工作人員, 除以上的schedule 外, 可能要按指示, 提供佢地要的部分 working paper 及相關 information, accountant 級亦需要隨時與auditor 夾定equiry, stock take, walk through test, system flow diagram 的製定時間, 每間公司要求都唔同。

H 年終盤點

Stock Taking如公司有存貨, auditor 會要求你們在年結時盤點一次, auditor 需要參與觀察(Observation)你公司盤點情況, 實際情況是在盤點前, 會將全公司存貨清單, 包括種類, 貨名, 數量, 存放地點等列出, 並在待點貨品上, 放入盤點標簽 (Count Tag), 上文列明與存貨清單相同資料, 表示該地存放之真實數量。


Auditor 會根據貨品對整個invertory 的重要性, 向你表示要抽查的項目, 當然公司自己可以要求全部盤點 (auditor 佔用時間會同你公司計數, 如貨品值高, 其實我建議這樣做的)


難以盤點的地區, 如海外/已入倉, Auditor視乎情況, 有權要求公司證供第三者書面證明 (Confirmation from Warehouse), 甚至可能要求聘請當地認可的會計師組織/公正機構, 代Auditor盤點這些海外存貨。


Auditor 會根據你公司情況, 設定容錯度 (Tolerable Error), 留心, 如果某些重要存貨盤點錯誤, 屢次超越Auditor容錯度, 你的存貨有可能被auditor form qualified opinion(保留意見, 即指你存貨可能有問題) , 影嚮公司的審計報告。


上面提及過, Inventory 對auditor 是非常敏感的B/S ITEM 之一, 他們視為高風險地帶, 所以平日 Inventory 紀錄, 出入倉文件整理好一點, 給Auditor 好一點印象, 大家在年終核數工作亦更順暢。

I 總結

Sole Trading 公司賬目不會太難處理, 新入手時其實一個要訣係: 『上手點做, 你跟住做先。』 就算覺得佢d transaction 古怪或不合理, 即管做左先, 因為商業會計呢行的計時炸彈, 並不是會計技巧難度, 而是公司運作上的特徵 (Characteristic) 及 習慣 (Pattern), 你一下子用自己方法做左, 忽略你上手咁做其實係因為公司問題, 而避重就輕的處理方法, 兜兜轉轉咁你最後可能又要由頭做過, 或者執餐死了, 所以都係跟左佢做先, 慢慢至改番自己做法著數。


好似有d 老細對外鐘意呃呃"乙水""乙水", 扣人數唔出D/N, 比錢無啦啦扣人地都見過, 又或者你上司好多 tax planning 既野, 樣樣都唔想你掂, 對auditor 答多少少都會媽你, 你老細想你處理既野好大機會只係日常工作(Routine Work), 如開下票入下數, 做下雜務, 真正個report 可能永遠都掂唔到, 咁好似冇野學咁, 但呢d 工通常唔要求你ot 好犀利。

又可能在第二間公司, d 老細d 野鐘意樣樣清清楚楚, 要求你會計技術高, cash flow forecast, quarterly budgeting, investment feasbilities study, tax planning proposal等等, 全部要做足, 亦有機會成日要同其他部門夾野, 或追佢地野, 定working schedule 幾時要跟乜, 甚至要同bank 傾 facility, 及同audtior 傾下公司最近planning, 夾下點樣做至最令公司有最大benefit, 呢d 工好處係學到好實務既知識, 但通常都係做餐死, ot, 假期返工, 甚至拎番屋企做。


所以所謂full set 含義係好廣泛, 咁你睇web online job search或報紙, 見到full set book-keeping, 主要就係前段所提工作, 但現今社會要求智慧知識性, 實務工作, 以及是否識去執生, 呢d 都要靠平日努力留意, 我覺得亦唔駛真係太怕做唔黎, 你係老手, 人工高d, 老細對你容忍自然唔係太高, 但你係新手, 人工幾k, 老細請你預左要教少少, 或者你做野有機會錯, 老細要平野, 都預左你係咁, 所以唔駛太緊張, 慢慢做, 最後記住商業會計員一個實用格言:


唔急既野快手做,

好急既野慢慢做!

zkiz 3萬倉記(5): 仲有乜野每手1,000蚊以下仙股好買? (更新)

今日年初一，聽到新聞講，祝大家順順利利，我現在都祝大家順順利利，身體健康。

呢兩個星期，個倉照樣無郁動，都是呢兩隻，富豪產業信託(1881)同埋理文手袋(1488)。不過近呢一個禮拜，理文手袋快速上升破位，之後真是極多報紙吹捧，搞到我心中唔知點，開心的是，zkiz.com 多左資產，唔開心的是，可能到價又要找股買。現在高息股選擇經過連場上升，其實選擇已經唔多，但是為了使呢個站自給自足，都要繼續持有一些擁有高息的股票，不過暫時我自己心中仲有一些次優的選擇，所以都唔是擔心，反而擔心之後要投入的錢會點。

其實zkiz.com 有參加Google的adsense計劃，在早期，我們的廣告收入大幅增長，由初頭1個月20蚊，變成每個月都超過100美元的取錢門檻，都試過有大約1千蚊，但是後來一些問題，加上團購熱潮減退，導致廣告大減，每個月剩下大約200蚊，要3至4個月先可能拿到錢，這筆錢我打算都投資股票，用一通的手續費好低，預料都可以買到一兩手玩下，所以近排都有研究下買少少平的股票，我選的目標至少唔老千，有升值潛力的就得。

根據Webb-site的資料，1,000蚊一手的股票大約有278隻，挑除一些我覺得唔舒服的及停左牌的，我相信有以下76隻，順便畀句comment。有錯請指正。

編號	每手價格	評語	息?
63	89	老細太有錢，十世都唔升	無
8026	180	業務好差，公司怪怪地	無
243	238	他唔掂，唔知幾時得	無
1079	240	本業一般，但有心做，行業唔好	無
1125	255	近排換人，升左好多，有心搞	低
8092	268	市值夠細，唔賺錢	無
167	288	本業一般，無心無力	無
132	290	有貴重資產，本業差	無
190	320	肯搞下印象，盈利能力欠缺，有資產	一時時
488	330	近排換人，升左好多，有心搞	低
601	356	老細無心業務，現金即將燒完	無
554	358	老細唔掂	無
1097	370	行業苦苦經營，現金無乜，暫無作為	無
188	376	業績一般，派息好	高
58	378	一路蝕，有搞作	無
926	380	無眼睇，夠殘	無
37	396	無法顯現潛質	無
2323	400	乾是好乾，業務唔好，老細唔賣	無
987	416	肯搞下印象，盈利能力欠缺	無
1386	425	經營差劣	無
2878	446	有背景，無前景	無
205	460	有背景，前景顯現中	無
156	472	資產多，盈利能力弱	低
1011	475	經營差劣	無
122	480	有資產，盈利能力一般，無意私有化	無
2002	520	行業會大反彈，重債	無
8033	520	有業績，但關係古怪，依賴聯營	低
3813	570	經營差劣	無
898	590	有資產，盈利能力一般，無意私有化	中
1037	600	好似想賣殼，業績差	無
418	610	轉型中	無
2000	610	供左股，但前途一般	無
915	620	業績轉好	中
567	640	業績一般	無
2320	640	供左股，行業反彈	無
97	650	現金多，無業務	高
713	650	有資產，有業務，經營一般	無
469	680	經營差劣	無
1280	690	經營差劣	無
1047	690	老細唔錯，業績低谷	無
1050	700	老細唔錯，業績低谷	低
1101	720	殘	無
701	720	唔知搞乜	低
403	730	老細一般，業績會反彈	低
2208	738	業績低谷	低
1318	740	乏善可陳	低
3355	760	業績反彈	無
872	760	業務一般，現金兌現唔到	中
1143	770	老細有心，但財務差，業績低位	中
320	780	業績一般	中
36	795	潛力唔知幾時反映	無
592	800	老細姑寒，業績低谷	無
677	810	業務穩定，邪	高
459	810	業務會大反彈	無
333	810	業績無反彈跡象	低
455	820	老細有心，但未展現潛力	低
731	840	業績有反彈跡象，但怪	低
40	850	老細有心，但盈利一般	中
947	880	業績低谷，不知何時改善	中
1174	880	業績低谷，不知何時改善，成日供股	中
3828	890	業務失去重心，盈利能力不振	中
229	890	盈利能力穩定，財力唔錯，無增長空間	高
1282	896	老細不懂和市場溝通，擴張隨意	低
595	900	老細財技高超，盈利能力一般	低
244	900	升左，業務無重心	無
1768	910	業務低谷，東南亞公司管治差	低
422	910	老細不懂和市場溝通，盈利能力轉差	低
445	915	福建股，但已洗底	無
201	920	資產多，老細財技高手，作風差	低
755	925	資產多，老細財技高手，債重，洗緊底	無
3398	940	業務低谷，老細有少少唔乾淨	中
493	940	業務低谷，老細有少少唔乾淨	無
1087	950	老細擴張太快，行業一般	無
505	950	老細擴張太快，行業一般	無
637	960	行業不具長期盈利能力，競爭大	無
602	963	盈利能力有，老細少少唔乾淨	中

這兒大致是個人看法，可能是一封利是，也可能是山埃，睇完後敬請加上個人分析。上列的股，筆者現時持有美聯工商鋪(459)及代家人持有松景科技(1079)，經盡力查詢，所悉及所信，我認識的人仍持有麗豐控股(1125)及陽光紙業(2002)，未來還有機會在這列挑選少量股票。

其實你冇乜野可以Sell