http://bittermelon2009.blogspot.com/2010/11/blog-post_25.html
自己讀書的時候，大伙兒經常去「瓊天大酒樓」解決三餐溫飽，味道絕對不是原因，為的只是價錢夠平，而且不用走出校門去找吃，怱怱吃過飯後就可以打波去。
大家口中的瓊天大酒樓其實就是Canteen，取其諳音將「Can-teen」變成「瓊天」。瓊天最經典的出品莫過於「鼻涕飯」，濃濃的芡汁加上幾片肉，難吃程度可想而知，但讀書時沒有太多零用錢，能填飽肚子而且價錢實惠，對我們這些學生來說已是不錯的了。
在上一篇文章《Auditor應到的地方-飯堂》中，提及到飯堂的運作是屬於「高風險」類別，做內審的應該要去看。不過，大前題是擁有大規範生產的，例如工廠才值得看，一個只有幾十人的辦公室的飯堂就不是這裡所講的範圍。
飯 堂運作屬於「高風險」，主要是出了事情後的影響甚大。試想一下，如果飯堂烹了些不潔的食物給員工享用，弄到部份員工身體不適，醫藥費及相關賠償雖然可能不 少，但最大問題是影響生產。生產出了問題，隨時連貨期也有影響，公司除了掉了訂單外，以後的生意也別指望了。所以，飯堂的運作必然會在我的審計計劃當中。 不過，將飯堂運作單獨立項成一個Audit Assignment的話就有點浪費資源，我慣常將飯堂歸入HR、Procurement或者
Administration的審計一併來做。
飯堂要如何審計，首先要看它是工廠自己營運還是外判給供應商來做。如果是前者，要看的東西就比較多，當中包括：
1）食材及消耗品的購買、檢查、儲存、過期管理等
2）飯堂人員管理，招聘、定期衛生及身體檢查等
3）飯堂牌照及相關衛生證明
4）廚餘的處理
5）飯堂衛生及安全的管理
6）廚房設備的購置和管理
7）消防及其設備的管理
8）飯菜的訂價（如果公司免費提供就不用看了）
9）飯堂收入的管理（如果公司免費提供就不用看了，但要看如何確保只是公司員工才可以用餐）
如果飯堂是外判的話，需要看的東西比自己營運的少一些，當中包括：
1）供應商的篩選及談價流程
2）飯堂承包合約的條款
3）供應商表現的監察（衛生、消防、安全）
4）飯菜的訂價（如果員工需要自付飯菜）
5）支付供應商的標準（如果公司免費提供飯菜，需要看如何計算菜價，例如按人頭計還是定額等）
另外，內審突擊查看及訪問員工意見也是應該要做的。
順 帶一提，在內審工作多年，審過的飯堂數目也不少。經驗告訴我，不論飯堂是自己營運還是外判，其監管都不容易。例如食材及消耗品的購買和存貨管理，價格差別 大而且物品種類又多又瑣碎，使用數量多少又無法有限監控，所以問題極多。有些公司為免麻煩，索性將飯堂外判。但外判涉及的利益巨大，無論是續約或挑選新的 供應商，各方勢力就會互相較勁，蔚為奇觀。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2010/12/blog-post.html
審計署最新的一份審計報告，揭露了為數不少直資學校在管治及行政上的問題。其中有學校座擁大量儲備仍加學費，其爭議不絕。有人認為不應該，但也有人認為並無不妥。
不過我留意到一個現象，就是不論傳媒或者網上的討論，大多數人都說審計報告「批評」直資學校管理混亂，就例如曾淵滄先生在《大公報》撰文，批評審計署對直資學校的指斥是大錯特錯。又例如直資學校議會發表聲明，批評審計報告內的指控對他們不公平。
但其實大家只要稍為認真去看一看那份報告，報告的「被審單位（Auditee）」不是直資學校，而是教育局。所以，其批評對象也應該是教育局而不是直資學校。
審計署是次的審計，旨在評審教育局有沒有適當地監管直資學校，為了測試監管是否有效及足夠，審計署抽查部份直資學校，以評估監管工作有沒有做好。另外，我估計因為直資學校不是被審單位，所以審計報告並沒有列出有問題的學校名單，而且也沒有要求個別學校解釋原因。
只 不過當報告出爐後，其審計發現實在太震撼，教育局在輿論壓力下公開名單。但以我個人來看，教育局突然公佈涉及的學校名單，其做法極不道德。為什麼我這樣 說？主要原因是審計報告為了突顯教育局在管理上出問題，所以必需在報告內提供具體的數字及例證，但這些東西只是表象，審計署不會（也不應）深入探討個別學 校出問題的原因（因為審計的範圍是教育局對直資學校的監管，而不是直資學校本身）。既然明知學校對報告的內容無從辯白，但卻突然公佈學校名稱，不就是要她 們吃食貓嗎？
簡單舉個例子，一家學校十個學生有九個會考攞Ｕ，校方因此飽受家長批評，學校此時卻向外公佈攞Ｕ學生的名字，對學生們公道 嗎？學生成績差有多種原因，有些可能是懶，也有些可能是情有可原的，但如果學校謬然公佈學生的名字而令他們被批評，你是家長怎樣看這家學校？雖然有人說， 直資學校涉及公帑，所以公眾有知情權，但學生也是接受公帑的資助去讀書，難道我們就可以公開學生的學業成績嗎？
謬然公佈涉及問題的學校名單，我不知道教育局是有意還是無意，但從「陰謀論」來看，將公眾批評的焦點成功由自己轉向學校，其「卸鑊」手法異常高明，而一句「沒有牙力」更是神來之筆，是Auditee如何應付Auditor及管理層質詢的上佳教材。
另外，教育局這次做法，必定令其他學校（不論是直資與否）有戒心，在將來必然不願配合和合作，當審計署日後進行類似的審計工作時必定倍感困難。
既將視線有效轉移，而又可以打擊Auditor，面對這樣辛辣的Auditee，唯有祝審計署仝仁好運。
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最近在討論區看到一篇留言，看後令我哭笑不得。笑，不是因為留言者對會計準則的謬誤，而是因為其自以為是的態度；哭，是因為我們會計業界還有這類吃不到葡萄的人存在。
先 講會計準則。其實會計準則是給有會計底子的人看的，如果不懂得基本的會計知識的話，根本是看不明白的。另外，香港的會計準則是原則些基礎 （principal based）而不是規範基礎（rule-based），所以不會有很詳細的規定，而且還容許會計編纂者自行詮釋及判斷。
回 說那段留言，「邊條會計準則白紙黑字講："明年期票不準（准）在今年入帳"？」。會計準則當然不會白紙黑字說明，因為這問題涉及最基本的會計原 理，Accrual/Matching concept（應計概念）。例如你去看一部英文小說，小說不會教你ＡＢＣ，也不會教你A for apple, B for boy。你要看這部小說的話，你必需懂得英語。會計準則也一樣，要懂讀會計準則，也必需擁有基本的會計知識。
本來呢，對會計準則有謬誤其實不是大問題，肯虛心學習就是了。但留言者不但不知道自己的見解有問題，還說連其Qualified Accountants下屬也「不懂」其見解，並以此斷定會計專業試沒有用。
看到這些言論，除了以慨嘆及可悲來形容外，實在沒有其他詞彙可以說明我此刻的心情。
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最近有位會計同行，因為多年來雙重報銷國內的出差開支，被法庭裁定袁罪成並判處監禁。與友人談及此事，友人說涉案的數額不多（其實也很少，八年來共取了四十九萬多，平均每年也不過是六萬元多），為什麼事主還甘願冒險去做，就算要貪也貪多些嘛。
其實類似的事件在各大企業及機構時有發生，身為Internal Auditor的我，更調查過不少同類的案件。雖然我不認識事主，但我估計此事是由「貪小便宜」而引起。
到過國內出差的朋友都會知道，吃飯打的住酒店等等，如果要求商店給你收據，他們會開出定額的統一稅務發票給你。這些發票不會像其他地方如香港般，列明店舖名稱、商品／服務事項、日期、付款方法等等。如果以信用卡簽賬的話，除了稅務發票外，你還收到一張客戶存根。
如 果某人以客戶存根及沒有詳細資料的稅務發票當成兩單來報銷，其實是很難查得出來的。加上公司裡沒有適當的監控的話，某人就可以藉此獲利。坦白講，填寫報銷 表格及整理單據頑為煩瑣，偶然重複報銷可能真是無心之失。但發現了這個漏洞之後，又沒被人發現的話，就會可能貪圖這些小利而愈陷愈深，最後不能自拔。
以 我的經驗，若果只涉及幾單重複報銷，除非公司的監控很嚴格，否則查出來的機會不高。而事主之所以被人揭發，就是因為「上得山多終遇虎」，八年間三百項重複 報銷，銀碼性質相若，只要有人稍為留意一下，就很大機會給人發現了。在眾多的欺詐行為中，以此最為愚笨，因為證據確鑿地留存著，問題只是何時給人發現而 已。
道理就和「輸錢皆因贏錢起」一樣，當初嚐過了甜頭，就以為自己會一世夠運，最要命的想法是以為拿些少著數是無傷大雅。
我不是批評這位同行，我只是為他感到可惜而已。
光棍佬教仔，「便宜莫貪」是真理呀！
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不論是打工或是做生意，要有好的發展，領導才是不可或缺。
領導才可以後天培養，這種屬於技術型，但也有很多是天生的，靠口才靠魅力就能夠令人跟隨。
怎 樣才是一個好的領導？就以登山為例吧，當到了一座高山的山腳，眾人看見高聳入雲的山峰就已經不想前行了，好的領導這時會震臂一呼，身先士卒走在前頭，帶領 眾人爬上山去。但好的領導不會一味向前衝，還會不時走在隊尾，照顧落後的隊員，為他們打氣。所以，領導付出的力氣比其他隊員都要多，而且意志也要比人強， 否則連領袖也洩氣的話，士氣就不能維持了。
在工作上，領導除了要有上述的能耐外，我認為最重要是有擔帶，勇於承擔責任，並且為下屬提供一個令他們安心工作及發揮的環境。
在 工作上遇過不少富有領導才的上司，從他們身上學習了不少東西。但同時也見過有些差勁的上司，只靠罵靠嚇來領導下屬，有些更以疲勞轟炸的方式，天天批評下屬 表現如何之差如何之蠢，希望藉此來打擊下屬的自信，好讓自己容易管理。遇到這樣的衰上司，很多人會大嘆倒楣，但我卻慶幸有此機緣，因為他們令我以此為戒， 讓我學習要怎樣去做一個稱職的領導。
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初入內部審計（Internal Audit）這一行時，經常認為企業應該追求完美的內部控制，如果被審者不認同的話，我會視他們為懶惰，怕麻煩及欠承擔。
現在回想起來也覺得自己當時的想法幼稚，工作了多年，最後才醒覺，一盤生意講求的是利益和成本效益，不能像藝術般去追求完美。況且，完美的控制根本就不存在，至少我未見過。
其實控制要去到那一個程度要視乎成本效益，當控制帶來的效益高於設置及執行的成本的話，這個控制就值得去做。
舉 個極端的例子，一家公司有幾百元現金用來做Petty cash，公司不會花幾十萬去買個夾萬來鎖這些現金，而且也不會在放置現金的地方特別加装ＣＣＴＶ，以及派護衛24小時守候吧，對不對？現實中，公司只會 花相配的資源去做控制，例如將現金鎖在抽屜，及找人不定期做盤點就已經可以了。
其實控制的設計要點在於「剛剛好」，有時比起追求完美還來 得辛苦和困難。因為如果要追求完美，時間金錢效益可以通通不管不理，就以上Petty cash的例子，夾萬、ＣＣＴＶ、護衛等通通都拿來用，乾手淨腳。但如果追求不完美而且要做到剛剛好的話，控制的成本效益就必需要考慮，較甚麼都不用理會 麻煩，是吧？
我不時都會收到從事內審的網友的電郵，而最普遍的提問是那裡可以找到流程的標準做法。其實根本沒有所謂的標準，因每家公司的情況不同，就算是相同的行業，不同公司的做法都可以不一樣，所以設計控制時要因時制宜，不要將所謂的標準當做聖經而硬套在流程中。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/01/blog-post_20.html
上星期五，三位年青會計師在公幹途中遇上車禍，一死兩傷。不幸身故的那位是Wilson Wan，另外兩位未知姓名及傷勢如何，在此希望Wilson早日安息，而謹祝另外兩位早日康復。
據報三人所屬的公司是KPMG，照常理，公司應該早已購買相關的保險，以及勞工保險，雖則如此，但金錢不能彌補人命的損失及意外創傷的後遺症。
公幹在外，人身安全是首要，大公司通常都備有Travel Guide提醒員工。如果沒有的話，我早前曾寫過三篇出差平安手冊，內容是參考以前公司的Travel Guide，加上自己的經驗寫成，希望對經常或偶爾出差的行家有一點幫助。
從 事審計多年，上山下海在所難免，有時更要擒高抓低，我就試外多次要爬上十幾呎高的地方點貨，又試過徙步登上幾十米高的設施做Compliance Check。縱使安全工夫做足，但對我們這些文職人員來說，還是有一定的危險，所以萬事小心為上，命仔比Working Papers緊要。
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這篇文章於上星期五（11年3月11日）在《信報》年青有計的專欄內刊登。
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待兔求魚的兩種心態 (作者: Bittermelon)
今 天想講兩個成語故事，先講關於農夫的。話說宋代有一位農夫，某天在田裏辛勤耕作之際，忽然有一只兔子跑過，可是卻「盲中中」地撞在樹下死掉，農夫不廢吹灰 之力便拾起兔子，開心地回家做飯去。農夫食髓知味，心想與其要天天辛苦幹活，倒不如趁現在先「hea」一下，所以便放下田裏的粗活，每天坐在樹下，等待另 一只兔子的來臨，讓他再次撿個便宜做美饌。
聰明的讀者當然預料得到結果，這位農夫只有白白浪費大好光陰，到了秋天人家享受收成，自己卻恨怨難返。這個故事講的就是「守株待兔」，除了比喻不知變通外，也嘲諷不勞而獲的想法。
第二個故事是關於孟子的。話說戰國時期，齊國的國君齊宣王冀圖以武力征服其他國家，他的客卿孟子見狀，就勸他放棄使用武力，並改以仁慈之法。孟子對齊宣王說：「大王如果用武力來征服天下，這就好像『緣木求魚』一樣，除了徒勞無功外，還可能對齊國造成禍害」。
孟子所講的緣木求魚，意思就是指爬到樹上去找魚，比喻方法用錯了，就算付出多少氣力，最後都沒有可能成功。
相信很多人都聽過這兩個成語故事，筆者不厭其煩地拿出來，主要是在接觸到的會計從業員當中，特別是比較年輕的一羣，大多都抱着「守株待兔」或者「緣木求魚」的心態，來面對自己的職業前景和路向。更可惜的是，他們並不意識到這是一個頗大的問題。
年輕人切忌守株待兔
已經不只一次聽到類似的言論，僱主給我1萬元，我就為他付出一萬元的勞力去工作，多一分的責任也休想我去承擔。更甚者是僱主給我一萬，我只為他付出八千元的勞力，而且還為了多出來的二千元沾沾自喜，認為自己賺了。
筆者既是別人的上司，也是老闆的下屬，所以也很明白兩者的心態和想法。做老闆的當然想付出小小收穫多多，做下屬的也不過但求能付出半斤的同時可以收回八両。但在大部分的情況下，老闆需要找人為他們工作，所以都會以合理的報酬來吸引和挽留人才。
雖然現今的職場還不至於人浮於事，但競爭卻很大，要升遷受人賞識，要鶴立雞群突圍而出，自己就必先要有所作為。你是老闆，眼見下屬「踢一踢」才肯「郁一郁」，你也沒有信心委以重任吧？
有人對此不以為然，認為先付或多付出卻未必一定有收成，做法何其「蝕底」。這種想法實在太過眼淺，在工作上付出多了但收入未必成正比，看來是吃大虧，但晉升的機會可能隨之而來，對前途自然是有所脾益。
就算日後未能晉升，付出了的其實是一種磨練，眼界、經驗、能力都增長了，還須懼怕日後與別人競爭？如果只着眼於眼前這些所謂蝕底而甘願放棄機會，對老闆而言是沒有損失的，因為他們可以另找人選，但自己卻平白失去機會，最終損失是誰？
與呆坐的農夫剛好相反，一些年輕的會計從業員都很積極地讀書考試。已取得學位的很努力去修讀碩士、博士課程，手執會計師資格的又馬不停蹄地去考取各類專業資格，為的是讓自己的履歷亮麗一點，希望藉此為自己增值並增加晉升的機會。
不知道由何時開始，在會計行業中就有這個錯覺，以為學歷和專業資格是升職加薪的關鍵。其實，這兩點只是僱主用人時的其中一個考慮因素，大部分僱主不會單以學歷及專業資格來決定同事的升遷，最重要的還是要看其工作能力、經驗、態度、合作性、溝通能力以及領導才能等等。
盲目進修何異緣木求魚
所以，盲目地去進修，就算是碩士、博士，如果進修的東西未能配合自己的需要，但又同時希望對職業發展有所幫助的話，這就正如孟子所說的緣木求魚一樣，爬到樹上找魚去，氣力白費但卻不可能成功。
對會計這一行來說，學歷及專業資格只是入場券，建議年輕的會計朋友，當取得基本的資格後，先多着眼於工作上的學習及管理技能的段練，看清自己的事業前路後，再選修適合自己職業發展的學歷和專業資格也不遲。
「待兔」、「求魚」各走極端，兩者都不可取，可惜的是抱有這兩種想法的年輕會計從業員卻大有人在。筆者在初出道時就是走錯了路去求魚，結果浪費了不少時間和氣力。筆者不寄望所有人都認同我的想法，但如果這篇文章能對一小部分會計人有所啟發，則甚感欣慰。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/04/credit-sales.html
上一篇文章《銷售流程的營運審計（前言）》簡單地介紹了銷售流程營運審計的幾個問題，並提及將會分別講Credit sales 和Cash sales的審計要點，這一篇先講Credit sales（賒賬銷售）。
貨物了出門但收不到錢，絕對可以用血本無歸來形容。在兩三年前的《警訊》就曾經報導過，有不法分子開了家空殼公司，並臨時租用了一個單位用作辦公室，在幾 個月間不斷以「賒數」的形式大量訂購文具及辦公用品，最後就拉閘捲貨走人，一批供應商因而損失慘重。所以，賒數這一块風險非常高，管理不善的話輕則賠本， 重則能令企業因周轉不靈而倒閉。
為了要減低這方面的風險，如何殷選客戶並給予信貸額度就至為重要。在這方面，公司應有專人（不能是銷售人員）為每個新客戶進行信貸評估，並根據評估的結果 定出信貸額。信貸評估的做法大致都是要求客戶提供過去幾年的Audited financial statements，計算及評估一下客戶的財務狀況。另外，也有公司會要求客户提供咨詢人（例如客户的其他供應商）名單，由公司直接聯絡咨詢人以查詢其 信貸狀況。
如果預計的生意額龐大，有些公司還會向Credit Agent購買客戶的Credit Report，以及派員到客戶處實地拜訪，乘機核實一下客戶的規模和營運狀況。
除了新客戶外，現有客戶的信貸狀況也應要不斷監察和定期審視，例如客戶過往的付款是否按時或經常延遲，退票是否發生過等等。所以，在收款的流程內應收集這 些信息並進行統計，以供日後審視客戶的信貸狀況之用。另外，市場的消息也要密切留意，一旦傳出客戶有信貸問題，公司應有一個機制去評估情況，並決定是否收 緊信貸。
當客戶累積的訂單超過信貸額時，公司應有一個制度去決定是否臨時加大客戶的信貸額，還是堅持客戶先支付部份賬項，才讓客戶下新訂單或至放貨。一般來說，給予臨時信貸額應由銷售以外的人員（例如財務）按制度來決定。
其實以上各要點就是信貸管理（Credit Management）的一部份。在工作過的大大小小企業當中，發覺要設計信貸管理不難，最困難的地方在於不能切實執行預早定下的信貸政策（Credit Policy）。不能執行的原因有很多，其中比較突出的是前線銷售人員不肯依從，甚至管理層利用影響力推翻信貸政策的決定（Management Override），又或者是例外情況的審批（Exceptional approval）機制被濫用。
以上的措施主要是在Credit Sales前應已作出的Preventative Control，即是說，這些措施的目的，主要是去阻止問題發生或者減低發生的機會。當貨物出了門或服務完成了後，應收賬便會形成。對應收賬的管理，我們 則多以Detective和Corrective Controls來處理。這方面將會在另文再談。至於信貸政策的審視，將會在下一篇續談。
http://bittermelon2009.blogspot.com/2011/03/blog-post_28.html
一直都很想寫這個題目，但每當動筆時就感到很吃力，因為涉及的範疇太廣，想講的東西也太多。無論如何，先概括地寫下這一篇，往後再深入地寫多些。
在設計銷售流程的營運審計時（Operational audit for sales process），除了要了解其風險外，也要注意審計的範圍，例如在看整個流程時，我們要從那裏開始，在那裏終止都要預早設計清楚。舉個例子，我們應由找 客戶及出報價單開始，甚至追溯至由Marketing開始？還是應該由開出發票（Invoice）時才開始，追蹤至貨物出門時就終止？而且，我們應該連收 錢這一块也應該要涵蓋？
決定銷售流程審計範圍並沒有標準，主要都是看管理層及Auditee Committee，或其審批的Annual audit plan中的需求。
審視銷售比較審視其他流程困難，除了因為涉及的東西有很多之外，不同的付款方法，其風險可以完全不相同，Credit sales（賒賬銷售）和Cash sales（現金銷售）就是一例。前者最大的風險是貨品已送出或服務已完成但卻收不到錢，後者則不必顧慮這點，但要顧及現金的安全，例如收到假鈔票或假信 用卡，還有現金儲存、運送、入賬等等的問題。
另外，就算付款方法一樣，不同行業所面對的風險也不會一式一樣，所以其銷售流程也不盡相同。例如零售及服務業，食肆、一般商品銷售、珠寶、服飾、美容等 等，他們雖然主要是Cash sales，有些側重於現鈔的交易（例如小食店收現鈔），有些則側重於電子貨幣（例如連鎖店以八達通及信用卡收取款項）。
再者，零售業通常都會推出不同的優惠來吸引顧客，例如現金券、折扣優惠券、買十送一、孖裝優惠、二日同行七折、全場八折、新貨九折等等，當中的控制方法就各式各樣，各施各法。
未來我將會以幾篇文章，來談談在進行Credit sales及Cash sales的營運審計時，應該要看的重點。