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一人分飾4角 還能每天留白一小時?

2014-02-17  TCW
 
 

 

「各位小朋友,大家好!」這是公共電視兒童節目中扮演「水果奶奶」的他。 「歡迎收聽九點強強滾。」這是廣播節目主持人的他。

「劇團也適用波特五力分析??。」這是台大EMBA課堂上的他。

從電視藝人、水果奶奶、強哥、EMBA學生四種身份,如果兒童劇團團長趙自強持續把歡樂帶給大小朋友,同時要面對劇團經營管理,每天穿梭在不同平台、不同角色,他怎麼做到?「我真正感覺到劇團需要有系統的規畫是在二○○三年!」歡樂的基礎,來自時間管理。

趙自強在二○○○年創立如果兒童劇團,剛開始,就像大多數藝人開餐廳當副業,他也抱持著把開劇團當副業的心態,找了很多人,卻不知道要他們做什麼?

除了劇團外,他仍主持節目、拍戲、接通告,把各種角色全攪在一起,甚至沒意識到劇團每月龐大開銷,是一筆沉重負擔。

就這樣度小月到了二○○三年,突然爆發SARS,一夕間劇團的票全賣不出去,所有演出取消,劇團爆出上百萬元虧損,面臨創團以來最大危機。

三色管理行事曆,輕重緩急一目瞭然

不得已,他一度想把房子退租、解散劇團。那段期間,雖然他的電視、廣播通告繼續接,但劇團停擺他無戲可演,也讓他靜下心思考,他首度意識到自己與劇團之間,時間安排出現問題。

「當時我的行程全部由經紀公司助理幫我打點,助理只在乎我上電視、主持、廣播、晚會的機會,卻沒有把我在劇團應該要有的時間排進去。」個人與劇團之間聯繫出現斷點,他常東奔西跑浪費時間,他心想,一定要把「斷點」連起來,改變這種「橋歸橋、路歸路」的安排方式。

很快的,SARS風暴過去,大小朋友們陸續回到劇場,他決定先處理「斷點」。第一步,他把行事曆的主控權從經紀公司手中拿回;然後,他與劇團工作人員討論,建立「三色一框」管理法。

「所謂的『三色一框』道理很簡單,就是透過顏色來分辨事情的大小、重要性、輕重緩急,」他說。如果當天有外出行程,助理會把錄影、與外部單位開會時間儘量一氣呵成,不浪費交通時間。有了三色一框提醒,他每天離開劇團前,只要看一眼上面有幾種顏色,心裡對明天事情輕重緩急就一目瞭然。

此外,這幾年他也利用手機的App,追蹤每一個專案最新發展。「我們會為目前進行中的每個專案開一個App群組,所有參與的人員,會把新的動態或注意事項放上去,讓大家都看得到,」他說。

App群組管理,一次追蹤十五個專案

一個人的行事曆執行起來很簡單,但一群人的行事曆怎麼管理就是學問。現在他會把劇團的年度行事曆寫在公司一進門的大看板。如果有十五個製作,就有十五個專案管理負責人,隨時透過App瞭解進度。

透過三色一框及App管理,劇團的營運逐漸上軌道,但他卻提醒自己保有「留白」。

「行事曆是規畫該做的事,但不應該把每天的行事曆全部填滿,因為規畫不就是為了想省下更多時間,把時間用在更值得浪費的事情上面?」他說。

與一般主管把行事曆排滿不同,他通常在會議與會議之間,或是劇本寫作的片段,空下一到兩個小時,到附近的舊書攤、公園,甚至什麼都不想就是逛逛、發呆。「有一次我利用會議之間的空檔到附近走走,不知不覺間走到一排矮房子旁,屋前楊柳被風輕輕吹起,一位滿臉白鬍鬚的老先生迎面走來,看了我一眼,當下我以為回到六、七○年代的台北。」他從中獲得靈感,寫下《你在對我眨眼睛嗎?》劇本。

趙自強知道,劇團透過管理可讓運作上軌道,但若過分強調SOP(標準作業流程)就會失去感動,故事與生命需要「意外」才會動人。他善用方法換得「留白」時間,成為創作持續下去的動力來源。

 
一人 分飾 還能 每天 留白 小時
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