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資誠聯合會計師事務所執行長張明輝，曾經因貪睡半小時而差點開車開到睡著，讓一天的工作從痛苦中開始。

三十五歲以後，他以「早起」取得工作主導權，不但自創表單管理工作行程，還把新聞分三種、會議分兩種，就是要讓自己不當愈忙愈亂、卻愈亂愈窮的「窮忙族」！

撰文‧林讓均

晚上八點，車子剛離開煩囂的台北市信義區，沿著快速道路緩緩駛入木柵，資誠聯合會計師事務所執行長張明輝，這才感受到夏夜裡的一絲涼爽！趁著到家前，他打起精神在腦內飛快轉過一輪今天發生的大小事情，同時整理出明天的待辦事項與工作順序。

下班，對別人來說是一天的結束，恨不得早早將腦袋關機。但五十二歲的張明輝每天下班時，必定在回家的路上花上半小時，不只為今日事做整理，還順便勾勒出隔天的工作概況，等於為即將發生的事情提前暖身。所以對他來說，下班，其實是一天的開始！

「資誠」名列國內四大會計師事務所之一，上班時間是比一般公司早的「上午八點半」，而全公司最早來的，往往是有早起習慣的所長薛明玲與執行長張明輝。例如張明輝就風雨無阻，每天都早半小時、八點就到公司。

有效率！

以表格分類待辦事項緩急

張明輝每天到公司的第一件事，就是先看國內兩份主要的財經報紙。「看報紙要有方法，我半小時就能看完報紙，而且做完分類！」張明輝說，報紙上的訊息分為三 個層次：第一種看過標題就好；第二種是需要讀完整篇報導，了解來龍去脈的；第三種則最重要，不只要讀完報導，還得請祕書剪報，分發給相關人員進行研究。例 如二○一三年就要正式上路、影響金融業界甚巨的ＩＦＲＳ（國際會計準則），就屬於第三種。

看完報紙，張明輝會將前一晚整理好的待辦事項，逐一填入自創的表單當中，並依照「緊急、不緊急」、「重要、不重要」的原則，來設定優先順序。

這些Ａ４大小、記載得密密麻麻的工作表單，仔細一看會發現其實只簡單區分為三欄，分別是以英文填寫的「issues」（待辦事項）、「deadline」 （到期日）與「remarks」（備註意見）。「備註意見」這欄主要是標明負責人與事件進度，一旦處理完就整列畫掉。

「以表單來管理工作，是我從『法櫃奇兵』系列電影中學來的！」張明輝笑說，男主角印地安納．瓊斯的爸爸說他從來不用腦袋記東西，因為所有事情都鉅細靡遺記載在隨身冊子中。

自從三十多歲從電影中得到啟發以來，張明輝一直保有這個以自製表單來管理工作的習慣，近年還衍生為兩份工作表單，一份是張明輝的個人工作行程，另一份則交由祕書管理公司交辦事項。

雖然一天至少須開三個會、上班時間被會議瓜分，但講求效率如張明輝，連會議安排都藏有時間管理的邏輯。早上的時間通常保留給公司內部開工作會議，這時開的 會叫作「宣導型會議」，主要是會商一些已有具體執行方向的工作事項，這種會議往往是凝聚共識、不需要太多討論，所以可在一個小時內結束。

另一種會議，則是需要大量腦力激盪的「開放型會議」。張明輝說這種不超過六個人的會議，經常從天馬行空的討論開始，所以開會時間要夠長。他會把這種會議安排在工作告一段落的傍晚時間，或者乾脆選在氣氛輕鬆的周六上午。

有紀律！

開車險出車禍讓他決心早起除了以上述方法盡可能地管理上班時間，張明輝為了避免一天從忙亂開始，還寧願當起早鳥一族，早晨六點半以前一定起床。但他不是天生就起得早的人，也曾因貪睡而讓上班節奏大亂。

他是在三十五歲之後，才學會以「早起」來管理上班時間。當時他剛出掌中壢分所，但因住在台北，每天須駕車奔波於中壢與台北之間，加上那時只有中山高，堵車堵得嚴重，一趟車程往往要一個半至兩小時。

「剛開始我常常開車開到『天黑』，覺得怎麼愈開眼前愈黑，原來是太累了，差點開到睡著啦！」張明輝說當時八點半上班，想說七點從台北出發就可以，但因遇上 交通尖峰期，別說趕不及上班時間，還差點發生車禍。一陣子的疲於奔命之後，他發現癥結就在不夠早起，因此決定提早到六點起床、六點半出門，沒想到一切節奏 就順了起來。

「現代人經常忙而亂，也就愈忙愈窮！其實可以透過時間管理來讓自己從容一點！」張明輝說，他每天一起床就轉開收音機，一邊聽新聞，一邊盥洗、著裝，然後帶著狗在社區公園中跑一圈，還有時間吃完早餐才出門。

早起，對張明輝而言是管理工作時間的第一步，因為有效率，一天至少可以省下兩小時的工作時間，一個月下來就多掙得了四十小時。他說，要養成「早起」這個習慣不難，「紀律」二字而已。

張明輝

出生：1959年

現職：資誠聯合會計師事務所執行長經歷：全國會計師公會理事、中原大學會計系兼任講師學歷：美國德州大學奧斯汀分校會計碩士早鳥時間管理法 1.早半小時到公司。2.報紙新聞分三類閱讀。3.自創表單管理一天行程、會議分類。

「責任制」肆虐台灣職場，讓上班族個個變成兩眼掛黑輪的「熊貓人」！如果你的黑輪又大了一號，不要再認為「早睡早起」不可能，你該參透這套「早鳥時間管理術」，拒絕再當「晚睡晚起、加班熬夜」的職場遊魂……。

撰文‧林讓均

電子工程師「阿強」晚上十一點才下班，回到家又磨蹭了好一會兒，等到上床睡覺時，已經是凌晨兩點鐘。隔天，鬧鐘都不知進入「貪睡模式」幾次了，他才匆匆忙 忙從床上跳起來，拖著疲憊的身軀去上班。更糟的是，因為太累，早上時間完全沒辦法思考，等到真正進入戰鬥狀態，已經要吃午飯了。

「看來，今天又要加班啦……。」自嘲是「熊貓人」的阿強忍不住嘆了口氣。

你，也是「熊貓人」嗎？最早從科技業界流行起來的「責任制」，不只讓台灣人的工時愈來愈長，也使得台灣人的作息時間愈拖愈晚，陷入「加班→晚睡→晚起→加 班」的惡性循環。許多上班族根本認為：「早睡早起？早就不可能啦！」但在因工時過長而「過勞死」現象頻傳的日本，近年卻悄悄吹起「晨型人」旋風，類似《早 上三小時就能完成一天工作》、《早上十點以前搞定工作》這種書名的書籍愈來愈多，在在鼓吹上班族重新認識「早睡早起」對提升職場效率的好處！

招數一：把握寧靜時段

上班前獨處 從容就戰鬥位置出版暢銷書《時間管理黃金法則》一書的台大化工系教授呂宗昕觀察，現代上班族普遍是「責任制」，也因此給了自己晚下班的理由，或者下班後的社交生活過於活躍，導致早上根本爬不起來，即使準時到班，也因為還昏昏沉沉，讓上班效率大打折扣。

這時候，你會需要一套「早鳥時間管理術」！

「要談『時間管理』應該先回歸到『生活管理』！」呂宗昕說，不論有沒有上班時間的規定，每位上班族都要在心中擬定一個「作息時間表」，一旦體能保持在最佳狀態，工作效率自然就高。

而早睡早起，是一般人最能夠激發黃金體能的作息模式。呂宗昕自己就是「早鳥一族」，早上五點多到九點上班之間的三、四個小時，他通常忙著寫書，這也是他在教書、研究的忙碌工作中，還能當一位暢銷作家的祕密。

他建議，忙碌的上班族其實可以試著早點起床，為自己在上班前爭取一個獨處、自我充電或培養工作情緒的「寧靜時段」，讓自己一上班就能不慌不忙就定戰鬥位置。

在投信界以領導管理聞名的統一投信總經理李怡慶，習慣凌晨三點起床，在上班前就有長達五個小時的寧靜時段，他經常藉此思考重大決策，以便稍後一進辦公室就 能馬上動作。而已經半退休的亞都麗緻總裁嚴長壽，還是職場新鮮人的時候則是「提早一個小時上班」，因為在這個同事都還沒來的寧靜時段中，他可以有效降低環 境的干擾，提早進入工作狀態。

招數二：訂工作順序

前一天口袋備妥待辦六件事上班族想盡早幫自己「開機」，還可以試著在前一天工作結束後，就先擬定隔天要進行的工作重點。「但是不要超過六件事，否則容易失 焦，而且要按照優先順序排列！」日本職場達人箱田忠昭在他的書中，力倡上班族在上班之前都應該在口袋中備妥六件事的清單，這樣一上工就可以按照順序一一處 理。

但工作往往最難的就是制定優先順序。有充分業界經驗、出過《不加班的生活，三：八黃金時間管理術》一書的青海興必達能源科技公司總經理丁成靈說，可以依照 「重要、不重要」與「緊急、不緊急」兩種原則畫出四個象限，先處理「重要且緊急」的事情，依序才是「重要而不緊急」、「不重要卻緊急」與「不重要且不緊 急」。

而呂宗昕則以「黃金、白銀、青銅、石頭」來分別比喻上述四類事情，最先要抓的當然是「重要且緊急」的黃金，最先要棄的則是「不重要且不緊急」的石頭。其他 取捨標準則可按照工作目標，搭配實施「抓大事，放小事」、「抓正事，放雜事」、「抓要事，放閒事」的「三抓三放」原則。

在一般人的生理狀態中，早上時段最適合做的是涉及決策思考、創造性的「策略型工作」，而下午則適合溝通協調或行政處理等「事務型工作」。

招數三：做策略型工作

上班的前兩小時不要受打擾丁成靈說，最好在早上留出較充裕、未被切割的「整塊時間」，並且以一個小時為單位來訂定工作主題，而介於主題與主題之間的零碎時間，則可以用來收發電子郵件、處理雜務。

「上班之後的前兩個小時，要掌握好自己的工作自主權，這兩個小時應該用來做自己設定好的事情，不要讓旁人有打擾你的機會！」呂宗昕說，這兩個小時之所以重 要，是因為它關乎你整天的工作情緒與效率，最好同事間都能建立默契，在這兩個小時之內不要打擾彼此，以免打斷對方的節奏。

「積沙成塔」的道理大家都懂，但你可能沒聽過一隻大鯨魚分成一千份小魚排的「鯨千分法」。

招數四：「鯨千分法」

把大任務拆解 利於分段完成箱田忠昭舉例，像是「要在兩年內熟記七千個單字」，這種大型任務就好比一隻巨大鯨魚，要一下子征服根本不可能。「你當然不能一口吞下一隻大鯨 魚，但如果你把牠分成一千份小魚排，吃個一千天總是吃得完吧！」箱田說，那麼兩年要熟記七千個單字，撥撥算盤不就知道一天只要熟記十個單字就好了嗎？有什 麼難的！

這也就是長江實業主席李嘉誠的「分段治事」原則，他本是一名十四歲的失學童工，後來卻成為華人首富傳奇的主角，靠的就是他在清晨與各種工作空檔裡不間斷地自學，因而逐步贏取一天比一天更巨大的成功。

有人計算過，如果三十六歲開始早起兩個鐘頭，到六十歲退休時，就多出兩年的人生，讓你足以當一個「時間富人」；但更驚人的還在於，如果你每天都好好利用早起的這兩個鐘頭，這樣的時間複利所能造就的，誰說不可能是下一位李嘉誠？

但問題是，怎麼讓自己早起？「早起其實不難，只要有決心！」長庚醫院睡眠中心主任陳濘宏說，可以利用光線來調整作息，因為光線可以壓制「褪黑激素」、刺激 交感神經，所以只要在想起床的時刻，拉開窗戶或到戶外轉一圈接觸足夠光線，馬上可以醒過來。以一位三十歲的人來說，大約兩、三天就能往前調一個小時。

「但最好的方式，還是早點睡、睡得深，自然就會起得早！」陳濘宏說，一個人平均睡眠時間是七．五到七．八小時，而早上七、八點是腎上腺素分泌最旺盛的時候，如果那時還在賴床，自然就會因為腎上腺素未充分分泌，而導致早上精神不好。

許多專家說，好精神加上好方法，絕對可能在早上就完成八○％的工作，晚上自然不需要加班。民國一百年，準備好發動你的「早起小革命」，把自己從「熊貓人」變成不加班的「早鳥」吧！

珍貴的早晨時光 你最好不要……一、瀏覽e-mail不要超過15分鐘！

二、只回覆重要且緊急的信件，不要每封信都回！

三、上班之後的前兩個小時請專注，不要找人串門子！

四、溝通是必要的，但不要超過５分鐘！

五、設定好今日工作優先次序，不要漫無目的！

六、只看與工作相關的網路資訊，不要一早就在網海浮沉！

七、最重要的是，現在是上班時間，不要讓老闆發現你還在吃早餐！

中午12點前

搞定「需要集中力」的工作中午12點前搞定「策略型工作」

● 寫企畫書

● 重大決策討論

● 商品企畫案

● 創造性工作

● 準備簡報資料

下午做也可以「事務型工作」

● 整理資料

● 計算經費

● 報帳

● 收發e-mail

● 寫例行性報告

資料來源：《早上10點以前搞定工作》，商周出版用「Ｎ字法則」決定處理事情順序緊急 重要 不緊急 不重要第一優先 重要又緊急的工作第二優先 重要但不緊急的工作第三優先 緊急但不重要的工作第四優先 不重要又不緊急的工作資料來源：《時間管理黃金法則》，商周出版