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凡事用E-mail 真的太過時

2015-07-27  TCW

這是一群生在網路的原生世代。根據美國調查機構Forrester Research統計,千禧世代中,有一半的人會使用Skype、Dropbox等四到七種科技工具完成工作。他們聰明工作(Smart Work)的能耐,可能比我們任一世代都強。

太誇張了嗎?聽電腦人出版社主編黃鐘毅的故事。

身在無償加班時數第三高的出版業裡,黃鐘毅的工作節奏跟多數人不同。他是累積瀏覽人次近億的知名部落客,去年,完成終身大事、請了一個月婚假、出國旅行兩趟,還減重十多公斤。但在公領域,他也絲毫沒荒廢工作,負責編輯九本書,與業界平均相同,更出版了兩本個人著作。

更重要的是他不加班,每天六點下班。

「剛進來(出版社)發現,我做一本書,要加班兩個禮拜,這是怎麼回事?大家都理所當然,有時候還要(在辦公室)過夜。」

他開始自修,讓科技成為自己的隱形助理,最常用的武器,就是他的「第二大腦──數位筆記程式Evernote。

「透過Evernote,我可以搜出十年前聽過的講座資料,或五年前看過的一本書。」「工作像爬樓,要踩之前階梯往上」

黃鐘毅是這樣用數位筆記的:腦中有任何想法、看到有趣的事物、書中讀到新鮮的句子時,便馬上手寫、拍照、甚或錄音,記錄到他的「第二大腦」。「每次的工作,很像爬樓梯,不斷踩在我之前的階梯往上爬,但很多人總是要從第一階重新爬起,這樣浪費自己很多經驗。」

打開他的Evernote,最上頭是每天的待辦事項,底下,則分為「現在任務」、「未來準備」與「封存過去」三大資料夾。

「現在」詳細記錄他待完成的任務,及完成任務前須檢查的節點。「未來」則存放著他所有的靈感,累積了一千七百多則筆記,可以隨時向過去的自己取經。「過去」則儲存所有過往完成的專案。

當別人只能用「現在的我」做事情時,他卻有三倍的能量做事。

這習慣,也改變他與同事的共事方式。「一個筆記本就是一個專案,要知道資料,就進到筆記本,主管想知道進度,我就把筆記本共享給他,一句話都不用說。」

黃鐘毅的主管,電腦人總編輯黃錫鉉表示,一開始難免會不習慣,但不到幾個月就發現,這的確是比較有效率的方式。現在,自己也成愛用者。

類似的工具還有很多,如可以共享檔案的雲端硬碟Google drive。

他也改變了跟外界夥伴:作者之間的溝通方式。以前,他要不斷寫email向作者催稿。現在,直接從源頭管理,與作者說好,請對方在Google drive上開立共同的文件寫作,讓他可以即時掌握進度,隨時給予修改建議。

要這樣同步合作,難以突破的不是技術,而是彼此的心理關卡。因為沒人想在過程中,被看到未完成的作品。但換個角度想,這樣才能替彼此保留更多空間。

「email會有盡快回覆的壓力,容易打擾彼此。但網路上修訂,只要還沒到截稿期,都可以等對方有空的時候再修改就好。」

黃鐘毅用科技改變十多年來出版業習慣的工作邏輯,發想初衷卻很簡單:「不超時工作,非常重要。」

【延伸閱讀】與千禧世代共事必學的3樣科技工具

■ Evernote推薦理由:最易上手的數位筆記。使用方法跟Word無異,卻能更方便的在筆記中整合照片與語音,甚至能封存網頁,並透過email分享給他人。目前免費版已可讓大家同步作業。

■ Google Drive推薦理由:最方便分享的儲存空間。與Windows、Mac系統相容性都好,能輕鬆儲存與分享檔案。

■ Dropbox推薦理由:功能最單純的儲存空間。相對於Google drive,檔案易不小心連結或分享出去,Dropbox系統較獨立,不想和人分享的檔案存在這,可避免隱私外洩。


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