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也談年結 Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/05/blog-post_14.html
最近看到網友Webster兄的 一篇講Fiscal year end的文章,我也想湊湊熱鬧講一下。不同地方的企業,其財政年度都有不同。就以香港為例,大多數企業都跟從政府的財政年度,選擇於3月31日來做年結。 至於其他國家和地區,大部份的企業也是跟隨當地政府的財政年度,6月的,9月的,12月的也有。詳情可以到維基看看,連結請按這裡

不過,講年結日期特別,就必需講這類企業。他們是國際保賠協會(Protection & Indemnity Clubs),其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險,而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日?這是因為歷史原因,原來每年這一天,波 羅的海的海冰已經融化得七七八八,因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險,與船運業息息相關,所以他們的保險年度就依照2月 20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。

記得以前做外審時,聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下,原來中國古時也會做年結。在三國以前,官府的會計結算主要包括分月結(「月要」)、季結(「四時簿」)和年結(「歲會」)三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話,詳情可以在這裡找得到的。

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內部控制的方法(4):Supervision or monitoring Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/05/4supervision-or-monitoring.html
若論複雜程度,督導或監察這個方法相信是最簡單,而且又最被廣泛採用。

一個人只有一雙手,一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題,倘若下屬數目再多,每人分到的時間就會被攤薄,督導就變得困難。所以,有效的人手編制相當重要。

古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的 士兵,他們有「十夫長」,負責帶領十個士兵;上一級就是「百戶長」,負責帶領十個十夫長,這樣就可以監督一百人;再上一級是「千戶長」,帶領著十個百戶長 去指揮一千人;最後還有「萬戶長」,領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色,是每一級的長官只需要監督十個人,就能指揮整隊軍隊去作戰了。

現代商業社會雖然沒有如此編制,但類似的方法都是有的,將企業目標先分成一件件工作,再把工作細分成不同的工序,由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現,由Manager去督導Staff的工作。

除了編制,權限也很重要。要監督有效運作,每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定,並且下發至相關人員甚至整家機構。

至於監督的方法,記得我的一位前上司曾講過,不同的人要用不同的方法去監督,比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次,聰明的只需要不時看看,或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的,初時會檢查得比較頻密,合作慣了的就可以將次數減少了。

題外話,身位上司,督導下屬當然重要,但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材,辦公室等,還包括背後的支持和一定的 自由度。記得有人講過,好上司應為下屬掃除工作上的障礙,讓他們專心一致把工作做好,並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔,而不是做一個只懂得「卸鑊」 的上司。

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準會計畢業生要如何裝備自己 Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/05/blog-post_21.html
有網友給我電郵,說他正就在修讀大學的會計課程,來年將會畢業,但覺得自己好像沒有甚麼競爭力,所以希望在暑假和最後一年取得一些資格,問是否應該現在就去報考QP,並且詢問有沒有其他進修的選擇。

在我讀書的年代,那時還是考Joint Scheme(即香港會計師公會和ACCA合辦的會計師專業考試),的確有很多人在大學未畢業前,已經成功完成專業考試的所有試卷,只待拿到工作經驗就能 申請成為會計師。可是,現在的情況不同,一般來說,未畢業的不能考取QP,就算循其他途徑去報考,因考QP需要不少精力和時間,對校內成績或多或少都會有 影響。所以,個人認為還是專注於學業,待畢業後才去考。

另外,要在會計這一行發展,除了會計上的知識以外,軟性技巧(Soft skills)也很重要,例如溝通技巧、人際關係、演講技巧、談判技巧、領導才等等。對畢業生而言,當中溝通技巧特別重要,因為在這方面出色的話,找到好工作的機會就會大增。

以香港現時的情況,能說流利的英語和普通話相當重要,能讀寫簡體字和書寫良好的英文更是莫大的優勢,若果在這方面自覺不足的話,最好在未畢業前加緊裝備自己。

最後,除了上述的軟性技巧,通識(common sense)也是很重要。其實通識只可以鍛鍊而不可以「讀」出來,鍛鍊方法因人而異,我曾於這篇舊文內分享過自己的方法,有興趣不妨看看。
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內部控制的方法(4):Supervision or monitoring Bittermelon 苦中作樂

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若論複雜程度,督導或監察這個方法相信是最簡單,而且又最被廣泛採用。

一個人只有一雙手,一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題,倘若下屬數目再多,每人分到的時間就會被攤薄,督導就變得困難。所以,有效的人手編制相當重要。

古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的 士兵,他們有「十夫長」,負責帶領十個士兵;上一級就是「百戶長」,負責帶領十個十夫長,這樣就可以監督一百人;再上一級是「千戶長」,帶領著十個百戶長 去指揮一千人;最後還有「萬戶長」,領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色,是每一級的長官只需要監督十個人,就能指揮整隊軍隊去作戰了。

現代商業社會雖然沒有如此編制,但類似的方法都是有的,將企業目標先分成一件件工作,再把工作細分成不同的工序,由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現,由Manager去督導Staff的工作。

除了編制,權限也很重要。要監督有效運作,每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定,並且下發至相關人員甚至整家機構。

至於監督的方法,記得我的一位前上司曾講過,不同的人要用不同的方法去監督,比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次,聰明的只需要不時看看,或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的,初時會檢查得比較頻密,合作慣了的就可以將次數減少了。

題外話,身位上司,督導下屬當然重要,但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材,辦公室等,還包括背後的支持和一定的 自由度。記得有人講過,好上司應為下屬掃除工作上的障礙,讓他們專心一致把工作做好,並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔,而不是做一個只懂得「卸鑊」 的上司。
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若想轉行做會計,諗清諗楚至好制 Bittermelon 苦中作樂

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近日在討論區上,經常看到會計新手,或者打算轉行進入會計的新人都抱有一個誤解,以為只要考取得到會計師資格之後,薪金就會拾級而上。

雖然有些會計師行的確會因此給員工加薪,但始終幅度有限。例如聽過有會計師行會加薪二千元一個月,又或者一次過發放幾千元以作鼓勵。

會計新手誤會了還好,因為到了恍然大悟之日也不會有太大損失,最怕是因有此誤解而轉行做會計的新人,當上了「賊船」才得知真相,到時後悔就太遲了。

其實「會計師牌+學位」只是會計路的入場券,對職位高低和工資多少不會有太大的影響,因為它們全取決於工作經驗,職位的範圍和職責,以及個人能力和表現。倘若有一家公司只看學歷而不看其他來決定升遷,很難想像他們如何能在商界生存。

講開轉工,很多人為了完成「會計師夢」,甘願拋棄累積了多年的本行經驗,也不介意收取較低的薪酬,毅然上路重新發展。坦白講,在認識的朋友當中,成功轉行 的例子不是沒有,可是他們只是異數。首先,學歷是一個問題。從事會計工作需要對會計有一定的認識。要成功轉行,就必先考取會計的基本學歷。希望在會計有好 發展,最理想當然是修讀一個會計學位課程,而高級文憑課程也是一個不錯的選擇。可是,修讀這些課程的時間是以「年」來計,而且所費不菲,未見官已先打三十 大板,若中途才發現會計並不適合自己,浪費金錢事少,虛耗光陰事大。

試想想,欲轉行的通常至少年過廿五六,沒有任何會計資格但要轉行,最多只能當個會計文員,等到取得「會計師牌+學位」這張入場券時都已經年過三十,人家一 早Qualified的,三十出頭已經有望在事業上更上一層樓,但自己卻在此時才起開始,說到底起步比人遲。況且香港職場有年齡歧視,加上會計人才供應不 絕,廿五六沒有會計底子的,想當個會計文員也不容易。

由於轉行做會計的「承諾」不輕,可以說是人生的重要決定。所以,若沒有會計底子的,在決定轉行前,不妨先花1-2個月時間去修讀LCCI,感受一 下會計究竟是甚麼一回事。我就見過不少人誤以為會計人需要精於數學,誰不知原來懂得「加減乘除」已經很足夠。此外,轉行前不妨多問問行內人,了解清楚會計 的實際工作情況。

除了學歷外,工資偏低也是問題。按目前市況,一個會計文員的工資大約是8k-12K,不過,沒有經驗能拿到10K已經很不錯了。很多欲轉行做會計的人,因 在本身的行業中已累積了一定的工作經驗,工資應也有一定的水平。若轉行到會計,一切要重新開始,拿取與會計新手一樣的薪金,看來只有單身,或者沒有家庭負 擔的才「有資格」轉行了。

寫此文不是想勸阻新手不要轉行,目的只是想把實際情況說出,好讓你們好好考慮清楚。

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最高工時與龐氏騙局 Bittermelon 苦中作樂

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最近一位從事審計的朋友在FB上說,填Timesheet似十足「Ponzi Scheme(龐氏騙局)」。 想來真是一個非常貼切的形容,從事過外部審計的朋友,想必經常遇過,每個Job(即審計項目)的Budgeted hours永遠不會足夠,要填寫Timesheet交數時,舊Job的「鐘」Charge爆了,唯有用新Job的鐘來「償還」。就像有人利用信用卡來找另 一張信用卡的欠款一樣,A卡襟B卡、B卡襟C卡,雪球愈滾愈大,最後都不知道要怎樣才能還清「鐘數」。我看辦法只有三個,一是自己偷偷請病假回客戶處工 作,二是向老闆負荊請罪(不過作用有限),而最後一個辦法是自行離職,就像宣佈破產一樣,來個「鐘數一筆銷」,到另一家公司重新做人。

如果龐氏騙局這個問題只出現在少眾身上,我們還可以說是他們表現不濟。可是,這問題已經存在已久,困擾了我們多年,可以說是會計業界一個普遍存在的問題。 最近社會正倡議實行最高工時,倘若最後成功立法,而會計業界又需要跟隨,那麼問題會解決嗎?我認為不會,雖然惡性加班的情況的確會有所改善,但新問題將會 出現。因為歸根到底,就是Audit fee無法與Audit risk成正比。

中小型會計師行的情況還好些,但很多大行,目前的問題是十件工作由五個人去做,假設會計業界要推行最高工時,但因Audit risk的關係,我們不能將價就貨,十件工作還是要做的。可是審計有時間性,不能把工作拖長來做,唯一解決方法是多找五個人回來。人多了,Time Cost自然增加,但能全數轉嫁給客戶嗎?相信很難吧!到了最後,會計師行可能有三個選擇,一是Cut僱員人工,二是Cut會計師行的盈利,三是一和二一 齊做。我知道你們當中有不少是老闆,而且有幾位更是成功地減少僱員加班,很想知道你們如何去做,是否還有其他辦法呢?

或者是時候,業界好好想一想如何在不影響Audit risk的情況下,去提高審計的工作效率了。

上星期五亞視的《時事追擊》講標準工時,當中有業界同仁現身說法,有興趣不妨按這裡看看。
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審計都有風險? Bittermelon 苦中作樂

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相信不少人都知道,審計工作包括範圍,目的,抽樣方法和數量等都和Auditee的風險有莫大關係。可是,原來審計本身也有風險的!

根據維基的記載,審計風險是「審計師發表不恰當審計意見的風險(可能性)」。簡單來說,就是「睇錯風險,出錯Report」。

按目前最流行的講法,審計風險(Audit risk)=固有風險(Inherent risk)x控制風險 (Control risk)x檢查風險(Detection risk)。

為了更能顯示它們之間的關係,我繪畫了以下這幅圖。最底部的剩餘風險(Residal risk),其實就是審計師須要面對的審計風險了。


接下來講一講各種風險是甚麼。

固有風險是假設在沒有內控下發生錯誤的可能。例如準備Voucher時將銀碼寫錯了。一般來說,業務愈複雜,固有風險就愈高。例如一般商品買賣和炒賣衍生工具,前者的固有風險就應該比後者低。

除此以外,業務處身的環境狀況和管理層本身也會影響固有風險的。先講業務環境,例如一家貿易公司,他們的身處的業務環境相對銀行複雜。別的不說,單是相關 的法律法規這一項,就已經令後者的固有風險增加。另外,銀行存放大量現金,相對於貿易公司的貨品,現金較容易被挪用和偷走,這一項也會增加固有風險。

至於管理層對固有風險的影響,當中包括他們的能力、誠信、管治水平、對風險的敏感度和人員變動情況。就以管治水平為例,若企業的管治差勁,固有風險隨之而 增加。這也解釋了,為何當有上市企業高層捲入官司,其股價例必大跌。因為市場相信,企業管治水平和企業業績甚至前景有直接的影響。

控制風險是發生了錯誤時,內控未能有效防止或發現的可能。當中包括沒有建立內控,或者建立了內控但設計有問題或控制不足夠,又或者建立了足夠的內控卻沒有切實和及時執行。

舉個幾個例子來嘗試說明一下:公司把大量現金存放在抽屜,既沒有上鎖,也沒有收支記錄,這就是沒「有建立內控了」;公司用一個普通的小錢箱來存放大量現 金,而且也沒有收支記錄,這就是「建立了內控但設計有問題或控制不足夠」;公司把所有現金鎖進夾萬,而且也設計了一個收支記錄。可是,夾萬沒有按規定鎖 好,收支記錄又不齊全,這就是「內控沒有切實執行」。

檢查風險就是Auditee存在問題或錯誤,但審計師找不出來的可能性。例如Auditee有一筆或然債務 (Contingency liability),若果通過正常的Bank confirmation是可以找出來的。可是不知何解,相關的Bank confirmation沒有做,令審計師錯誤以為Auditee沒有或然債務。於審計實務來說,檢查風險愈高,審計工作量就愈多。

另外,檢查風險可以再細分成抽樣風險(Sampling risk)和非抽樣風險(Non-sampling risk)。顧名思義,前者涉及抽樣,例如抽樣的數量和方法有問題,以致出來的抽樣結果未能有效代表總體;後者則涉及其他方面,例如人為錯誤,疏忽,定錯 了審計目的,用錯了審計程序,「放飛機」,「鬼揞眼」等等。

對於審計風險的控制,審計師主要是通過調節檢查風險。從上文中可以清楚看到,固有風險和控制風險是審計師無法控制的,就算是Auditee,他們也只能左 右控制風險。所以,倘若固有風險和控制風險很高,又要維持一定水平的審計風險的話,審計師唯一可以做的,就是調低檢查風險,要做到這一點,就無可避免要做 多些測試,審計工作量自然增加。

舉個例子,從事進出口貿易公司大多數都會有或然債務,換句話說,在審計或然債務上,存在一定的固有風險。假設貿易公司的內控不太理想,例如公司不會記錄這 些或然債務,為了維持審計風險在低水平,審計師唯有將可接受的檢查風險水平調低,即是加強審計測試,例如不單索取Auditee所有銀行的Bank confirmation,而且還查閱所有Bank statements,甚至擴大Sample size,查看每單進口貿易是否開有信用證,以及跟蹤其信用證狀況。

國家審計署於早年下發了一份《審計機關審計重要性與審計風險評價準則》,內裡詳細列出以上各個風險的考慮因素,很值得參考。另外,Hong Kong Standard on Auditing (HKAS) 300,以及IAS 300也有提及。

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Big 4內審趣聞(2):用印 Bittermelon 苦中作樂

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早前有朋友講了兩個關於四大的工作趣聞,當中的一個已寫成了《Big 4內審趣聞(1):要求客戶為100元入賬》,另外一個現在也寫寫。以下文字由朋友提供,我只略為修飾了一下。

場景:四大某個經理為國內客戶進行IPO的盡職審查,於Closing meeting時堅持要出一個Audit Finding。

經理A:「你地會計部好唔安全,點解你地個『財務印』要放係出納到?出納係會計部既人,會計部經理order 佢交個印出來就可以係出備兌匯票,應該把印放係管公司印嗰個總幹事辦公室到呀!」

客戶FC:「你見過『財務印』放係其他地方既公司嗎?你知道公司有多少交易要用『財務印』?用一次要總經理辦公室處理?」

這時經理A還不知已經出糗了,還向客戶提出反建議:「那麼就由『內審』管『財務章』吧!或者由總經理辦公室的秘書(她是負責管『公司章』)來管吧!」

客戶FC(發火中):「你知唔知道『公司章』加『財務章』一齊可以做到D乜?另外,你叫一個秘書去批用『財務章』?她只是初中程度罷了,又唔係會計人,點識分會計文件既真假?」

經理A:「。。。」

其實也難怪那位經理,因為國內的用章制定和香港截然不同,國內普遍「認章唔認人」,而且每家企業都有多個印章,每種印章的用途又有不同的規定,要把它們搞清楚,的確要花一番時間。

一般國內企業的印章主要包括「公司公章(簡稱公章)」、「財務專用章(簡稱財務章)」、「法人私章」和「發票專用章」。做得比較規範的,還會有一個叫「合同章」。

在眾多印章當中,「公章」比較重要,因為具有法律效力,例如對外合同、勞動合同、對外開具的證明和信函等等都需要公章。顧名思義,「財務專用章」用於財務 事項,主要用於公司的會計核算和銀行結算。不過通常是和「法人私章」一起使用。例如要做一筆電匯,申請書需要蓋上「財務專用章」和「法人私章」,和香港簽 名加公司印不同。至於「發票專用章」,就是用來開發票時用的。

檢查簽名的真偽,我們可以核對簽名式樣,以及向簽名之人查詢有沒有簽過(當然,若數量太多就很難了)。但印章是死物,它不會告訴你「我曾於何時何日用過」!那麼怎樣去控制呢?國內普遍的做法主要是通過由不同的人去掌管不同的印章,以及登記所有用印事項。

例如公章,由於比較重要,通常都交由總經理或其授權人(大多數是總經理的秘書或者私人助理)保管。當需要用印時,申請人需要填寫申請書,具體說明用印理 由,獲批准後,在總經理或授權人當面的監察下用印,而且還要在用印記錄上登記。我見過的用印記錄通常包括序號、用印日期和時間、用印文件的標題、用印份 數,以及用印人的簽名。

至於財務專用章和法人私章,由於兩個章加在一起就能調動銀行賬戶內的資金,所以一般做法是由不同的人來掌管。例如要做一宗轉賬,會計部核算過後在銀行申請書上蓋上「財務專用章」,再由公司法人(或其授權人)核對,沒有問題後在申請書上加蓋「法人私章」。

其實很多國內企業都會制定自己的「用印管理辦法」,在審計前不妨在網上找來看一看。

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內部控制的方法(5):Physical safeguards Bittermelon 苦中作樂

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就資產、現金、文件等等物品而言,最基本而且重要的控制方法就是「鎖起來」,鎖匙交由信得過的人甚至親自保管,其實這就是「取存控制(access control)」。當然,access control只是起步,我們還要因應物品的種類,去考慮儲存環境(防火、防水、防蟲等等),儲存時限或時效,和進出記錄等。

舉個較簡單的實例—現鈔,我們除了要找個堅固的夾萬把它們鎖起來外,還要考慮這個夾萬是否防火,並且有沒有需要加防蟲劑甚至防潮劑。現鈔的進出記錄要如何 去做才穩妥。還有最容易被忽略的,就是時效,即是如何防止現鈔因舊版問題而變成失效。當然,這些機會不大,但若現鈔存量很多,可能有些放在夾萬角落的現鈔 長期沒有人碰過,又或者存放了其他地方的貨幣,但又不知道將會改版。所以,應至少有個機制去防止這種幾十年一遇的事情發生。

就儲存時限而言,用現鈔的確太誇張,如果儲存的東西是食物、藥物或者化學物品的話,相信就比較容易明白。最近有報導說,某幾家大型超市浪費食物,不單把仍 可食用的食品倒掉,更有超市在這些食物上灑上漂白水,我看這也是Physical safeguard的手段,不過難看極了!完全暴露出其管理人員的作態。

站在超市的立場,銷毀賣不出去的食物,免卻了有人寧願撿拾食物也不肯買來吃,但畢竟這些人只佔顧客少數,最大的考慮似乎是出於責任問題。若果有人吃了這些 食物出了事,難保超市不須承擔責任。況且銷毀食物的成本早以打進了顧客身上,浪費的又不是自己的錢,把食物捐到慈善團體既麻煩又涉及成本,他們當然不肯做 多一步。沒有誘因要企業盡社會責任?難矣!

回正題,除了要留意物品本身的access control外,其外部環境也要顧及得到,例如將夾萬放在上鎖的房間內,甚至裝設在隱秘的地方(例如油畫後面?),而不是放置在公用地方。

曾在某機構工作時,他們就將公司所有地方劃分做不同的區域,每個地區由不同的顏色來代表,每位職員的職員證上都有顏色條,代表該位職員能夠進入的區域。要獲得這些顏色條,除了本身的職責外,還要接受安全培訓。

其實access control是一個頗為專業的範疇,維基有一個容易明白又詳細的介紹,有興趣不妨參考一下。
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Auditee不理睬你怎麼辦? Bittermelon 苦中作樂

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有從事內審的朋友在FB上留言,說他的Auditee有階級歧視,自己向對方攞料時全無反應,但當IA manager出馬卻完全沒有問題,朋友問如何是好。

首先,有不少機構都有「對等」文化,即是部門之間的溝通必須要由同級來進行。例如自己部門的Officer要找對方的Officer;自己的 Manager要找對方的Manager。若果自己的Officer找對方的Manager,便會被視為不尊重對方。所以,在這些機構內工作的內審就要注 意,若果遇到比你高級的Auditee不理睬你,可能是這個原因,那就唯有找自己的Manager出面「單聲」,要求他們幫忙。除非auditee是故意 「玩嘢」,否則的話,通常都沒問題的。

另外,做fieldwork前,我習慣會安排一個Kick-off meeting,有份參與是次審計的IA和auditee人員都會出席,對方的頂頭上司最好也能參加,在會議中除了講解審計項目的目的,範圍和時間等等 外,還可以藉此互相介紹,說好那位IA同事負責甚麼範疇,並由對方那位同事負責提供資料及所需的一切協助。由於對方的頂頭在場,所以通常都比較容易達成協 議。

還有,從事內審的平時應要和auditee建立良好的關係,即是「扮下friend」。例如發了電郵問對方一些事情後,最好能打個電話甚至親身找對方follow up一下。我自己比較喜歡親身去一趟,可以藉此寒暄一番。

寒喧要有話題,對方的枱頭擺設是個好開始,例如見到對方放有子女的相片,話題就可以無窮無盡了。年紀多大,那裡就讀,喜歡甚麼活動等等。傾談一陣子後,入正題就容易了。

另外,fieldwork完成後,禮貌上向對方道謝,日後也要保持聯絡,例如節日時發個祝賀電郵,碰面也要寒喧幾句,用意是保持關係。

我不敢說上述的方法是萬試萬靈,但以自己的經驗,超過八成機會是有效的。

從事內審的最好能建立一個自己的social network,除了方便工作外,還可以「收料」,不過這不是一時三刻能做得到,要肯花時間去經營才可以的。

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