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生產力誤區拖垮創業公司!

http://www.yicai.com/news/2013/04/2641539.html
不得不佩服那些頑強的、富有奉獻精神的、天真的人們,他們以為自己的生產力如此之高,可以在有限的時間內完成那麼多事情,即便是產品發佈時間推遲了幾週、幾個月,目標和項目拖延了幾個季度,承諾從來沒有兌過現,他們也在過度自信的祭壇上做出過殘酷的犧牲——即便是這樣,他們仍然會興高采烈地演示他們的計劃和策略,雄心勃勃,無比樂觀。

為什麼我們一直都相信自己可以完成那麼多的事情?

每天只有24小時。即使協調成本已經降低到最低限度,你的工具、製程,以及敏捷性都無可挑剔,一天中還是會有大量時間被會議、狀態更新、方向校正、修改、建立共識、測量、匯報等等所佔據。生活中的各種變數也在削弱團隊的能力。產假、陪產假、病假、年假、探親假、精神崩潰、禽流感。還有一些不可避免的bug,導致出貨在最好的情況下也是不負責任的體現,最壞的情況下甚至有可能帶來危險。此外,你的團隊成員還存在這樣一些傾向:

· 人們往往低估工作量,尤其是當一周工作時數較長的時候

· 一週工作超過40小時反正也沒什麼用

· 工作中斷後需要15-20分鐘或更長時間來恢復

· 人們在工作時間裡花了相當多時間做跟工作無關的事情

· 人們在估計完成一個任務需要多長時間時準確度很糟糕,往往以為可以用較少的時間完成任務

如果你認為你的員工是例外,或者以為你可以通過某種方式約束他們,大大改進這種上述狀況,那你也太傻太天真了。

過高估計生產力的惡果

· 甲團隊告訴乙團隊,他們要在t時間內完成X、Y和Z任務,然後甲團隊只做了X任務,時間卻花了2倍t。現在乙團隊要在Y和Z任務上抓狂了。進度已經落後,只好加緊趕工。乙團隊失去了對甲團隊的信任,他們避免依靠甲團隊開展工作,不相信甲團隊口中說出的任何話,並認為甲團隊完全不稱職。過高估計生產力的惡果:破壞部門之間的溝通、合作和協作;危及所有需要多個功能單位合作的項目;經常無可挽回地損害同事之間的信任。

· 集團計劃在本季度內完成10個不同的項目,結果他們同時開展所有這10個項目,愚蠢地以為它們可以給定的期限內全部完工。當然他們想錯了。項目不可避免地開始出現問題。加班、絕望地重新分配資源,最後一分鐘做出妥協,所有10個項目都半生不熟,延期交付。這對於項目4來說尤其可悲,因為它是10個項目中最重要的一個,如果大家都把精力集中在項目4上的話,它可能已經完成,而且完成得很出色。過高估計生產力的惡果:你無法完成最重要的事情,因為基於錯誤估計的並行任務安排會出現。

· 團隊感覺到時間和資源比較寬裕,於是暗示或者明示大家可以用非核心項目來填補「空閒」。然後團隊成員開始搗鼓一些有趣的、很酷的,但最終沒有用的項目,因為它們跟公司的優先事項沒有關係,無法獲得資源。但是項目不可避免地吞噬了團隊的核心項目工作時間。過高估計生產力的惡果:你會把珍貴的時間和精力分散在無關的、非核心的、低優先級的任務上。

· 管理層制定了一個公司策略,這個策略考慮到了大家可以完成多少工作。很多決定都是在這一策略的基礎上做出的,比如預算分配,資源分配,招聘員工,並行產品計劃。過高估計生產力的惡果:這意味著管理層會根據不準確的預測做出決定,設定目標,並判斷所取得的進展。

走出生產力誤區

你沒有那麼多時間來工作。你能完成的事情數量其實非常少,比你以為的少得多。而這些事情佔用的時間卻又比你預計的長得多。

你必須跟你的團隊談談生產力問題,就像你必須跟青少年談談酗酒的問題一樣。

· 先從思想實驗(thought experiment)開始。下次看到有人展示路線圖時,你就想像一下,如果每次發佈東西都會推遲幾週到幾個月,那麼你會如何更改優先級和資源分配,你會認為哪些東西很重要?

· 當你為未來三個月、六個月、一年做決定的時候,想想如果每件事需要花費的時間都比你預想的長一倍,會發生些什麼事情。

· 挑戰公司關於生產力的假設 ——當一個團隊告訴你他們的目標時,你要讓他們更嚴格地確立優先級,並削減待辦事項列表上的項目。根據我的經驗法則,你可以把待辦事項列表上的內容削減一半,然後把剩下每個項目預估的時間延長一倍。大多數時候,這樣處理後的計劃都準確得離奇。就算會有富裕的時間,你也可以隨時添加項目進去。事先減少項目,成本總是會低得多。

· 在生產力問題上,要培養實事求是的公司文化。你需要不斷把計劃、路線圖、策略和它們的實際結果進行對比—— 這樣大家就可以看到那些削減、推遲、或做得不好的項目有多麼讓人震驚。如果你從一開始就知道現實狀況會是怎樣,你的做法會有什麼不同呢?只有不斷用證據來展示我們的錯誤估計,以及我們在生產力上的錯誤觀念,我們對神話的迷信才有可能改變。

· 減少並行任務,提倡串行任務,讓大家在清楚明確的優先級下「勁往一處使」 —— 這是一個很有用的技巧,可以有效地破解生產力神話,把精力放在「最重要的事情最先做」上。

· 通常情況下,永遠都不會有人回顧關於時間和資源的最初估計及假設 —— 所以對於時間表、優先事項和計劃是如何改變的,你要保持開放、持續的評估和溝通。一旦有了更好的信息,你就相應地更改計劃,把計劃不佳的代價縮減到最小程度。

要想把事情做好,走出生產力誤區比任何工具、方法、咒語或者宗教都更加強大。它營造了誠實和重視測量的氛圍,推動了更有效的決策機制,更明確的優先次序,並將資源與優先事項匹配起來。當策略、優先事項、努力跟現實狀況保持一致時,你才能真正做到事半功倍。通過拋棄生產力謊言,更好地確立優先事項,制定計劃,分配資源,我們可以更好地把精力集中在真正重要的事情上。

畢竟,那才是最重要的事情。

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