為什麼我們一直都相信自己可以完成那麼多的事情?
每天只有24小時。即使協調成本已經降低到最低限度，你的工具、製程，以及敏捷性都無可挑剔，一天中還是會有大量時間被會議、狀態更新、方向校正、修改、建立共識、測量、匯報等等所佔據。生活中的各種變數也在削弱團隊的能力。產假、陪產假、病假、年假、探親假、精神崩潰、禽流感。還有一些不可避免的bug，導致出貨在最好的情況下也是不負責任的體現，最壞的情況下甚至有可能帶來危險。此外，你的團隊成員還存在這樣一些傾向：
· 人們往往低估工作量，尤其是當一周工作時數較長的時候
· 一週工作超過40小時反正也沒什麼用
· 工作中斷後需要15-20分鐘或更長時間來恢復
· 人們在工作時間裡花了相當多時間做跟工作無關的事情
· 人們在估計完成一個任務需要多長時間時準確度很糟糕，往往以為可以用較少的時間完成任務
如果你認為你的員工是例外，或者以為你可以通過某種方式約束他們，大大改進這種上述狀況，那你也太傻太天真了。
過高估計生產力的惡果
· 甲團隊告訴乙團隊，他們要在t時間內完成X、Y和Z任務，然後甲團隊只做了X任務，時間卻花了2倍t。現在乙團隊要在Y和Z任務上抓狂了。進度已經落後，只好加緊趕工。乙團隊失去了對甲團隊的信任，他們避免依靠甲團隊開展工作，不相信甲團隊口中說出的任何話，並認為甲團隊完全不稱職。過高估計生產力的惡果：破壞部門之間的溝通、合作和協作;危及所有需要多個功能單位合作的項目;經常無可挽回地損害同事之間的信任。
· 集團計劃在本季度內完成10個不同的項目，結果他們同時開展所有這10個項目，愚蠢地以為它們可以給定的期限內全部完工。當然他們想錯了。項目不可避免地開始出現問題。加班、絕望地重新分配資源，最後一分鐘做出妥協，所有10個項目都半生不熟，延期交付。這對於項目4來說尤其可悲，因為它是10個項目中最重要的一個，如果大家都把精力集中在項目4上的話，它可能已經完成，而且完成得很出色。過高估計生產力的惡果：你無法完成最重要的事情，因為基於錯誤估計的並行任務安排會出現。
· 團隊感覺到時間和資源比較寬裕，於是暗示或者明示大家可以用非核心項目來填補「空閒」。然後團隊成員開始搗鼓一些有趣的、很酷的，但最終沒有用的項目，因為它們跟公司的優先事項沒有關係，無法獲得資源。但是項目不可避免地吞噬了團隊的核心項目工作時間。過高估計生產力的惡果：你會把珍貴的時間和精力分散在無關的、非核心的、低優先級的任務上。
· 管理層制定了一個公司策略，這個策略考慮到了大家可以完成多少工作。很多決定都是在這一策略的基礎上做出的，比如預算分配，資源分配，招聘員工，並行產品計劃。過高估計生產力的惡果：這意味著管理層會根據不準確的預測做出決定，設定目標，並判斷所取得的進展。
走出生產力誤區
你沒有那麼多時間來工作。你能完成的事情數量其實非常少，比你以為的少得多。而這些事情佔用的時間卻又比你預計的長得多。
你必須跟你的團隊談談生產力問題，就像你必須跟青少年談談酗酒的問題一樣。
· 先從思想實驗(thought experiment)開始。下次看到有人展示路線圖時，你就想像一下，如果每次發佈東西都會推遲幾週到幾個月，那麼你會如何更改優先級和資源分配，你會認為哪些東西很重要?
· 當你為未來三個月、六個月、一年做決定的時候，想想如果每件事需要花費的時間都比你預想的長一倍，會發生些什麼事情。
· 挑戰公司關於生產力的假設 ——當一個團隊告訴你他們的目標時，你要讓他們更嚴格地確立優先級，並削減待辦事項列表上的項目。根據我的經驗法則，你可以把待辦事項列表上的內容削減一半，然後把剩下每個項目預估的時間延長一倍。大多數時候，這樣處理後的計劃都準確得離奇。就算會有富裕的時間，你也可以隨時添加項目進去。事先減少項目，成本總是會低得多。
· 在生產力問題上，要培養實事求是的公司文化。你需要不斷把計劃、路線圖、策略和它們的實際結果進行對比—— 這樣大家就可以看到那些削減、推遲、或做得不好的項目有多麼讓人震驚。如果你從一開始就知道現實狀況會是怎樣，你的做法會有什麼不同呢?只有不斷用證據來展示我們的錯誤估計，以及我們在生產力上的錯誤觀念，我們對神話的迷信才有可能改變。
· 減少並行任務，提倡串行任務，讓大家在清楚明確的優先級下「勁往一處使」 —— 這是一個很有用的技巧，可以有效地破解生產力神話，把精力放在「最重要的事情最先做」上。
· 通常情況下，永遠都不會有人回顧關於時間和資源的最初估計及假設 —— 所以對於時間表、優先事項和計劃是如何改變的，你要保持開放、持續的評估和溝通。一旦有了更好的信息，你就相應地更改計劃，把計劃不佳的代價縮減到最小程度。
要想把事情做好，走出生產力誤區比任何工具、方法、咒語或者宗教都更加強大。它營造了誠實和重視測量的氛圍，推動了更有效的決策機制，更明確的優先次序，並將資源與優先事項匹配起來。當策略、優先事項、努力跟現實狀況保持一致時，你才能真正做到事半功倍。通過拋棄生產力謊言，更好地確立優先事項，制定計劃，分配資源，我們可以更好地把精力集中在真正重要的事情上。
畢竟，那才是最重要的事情。