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為何你老是說服不了女主管?

2014-08-18  TCW  
 

 

重要提案第二次闖關向頂頭女上司提一個大計畫,她卻連談都不想談。該怎麼突破?

一位外商銀行中階幹部打算引進一套員工訓練課程,沒想到女主管說:「這課又不怎麼樣,幹嘛花這麼多錢?」隔週再試探,又被罵回來,但他很想再試試。他想起女老闆只要在辦公室以外場所,親和力比較強,決定換到私人場合再提提看。

幾天後,他剛好搭老闆便車,老闆問起他的近況。「其實,最近我有點困擾,」他打開話題,引起老闆好奇後,繼續說:「上回跟你提過的課程啊,不上很可惜耶。有些人上完課不滿意,是因為老師;這次我們找最好的講師,效果鐵定不同。換完假如妳還是覺得不好,我們立刻停。」

「好啊,那我也要去上,」老闆聽完,爽快答應。

相較於男主管,女主管容易在私人場合溝通,而且私人談話形成的瞭解與信任,會延續到職場,有助於打開死結。男性則在多人的「公開」場合才會侃侃而談,私下場合反而顯得侷促。

既然場合從辦公室換到私人場合,開場、語氣都要隨之有所不同,所以雖然是「聊聊」,也要事先準備。

首先,你們一定要獨處,這樣比較容易講真心話,而且讓老闆無法逃避;其次,務必用「我最近有點困擾」開場,目的在誘發她主動關心,而九九%的女主管都會問:「怎麼了?」你就可以再講一次。接下來,當你敘述內容時,語調放低、速度略慢,語氣中帶點可憐,表達出困擾感,但要避免緊張得語無倫次、打結,因為你的緊張會喚起老闆在辦公室的知覺,只會讓她持續拒絕。

小技巧:選擇辦公室以外的私人場合

開場白:其實,我最近有點困擾

不可不之1當你想找主管談事,挑對場合很重要??

女主管在私人場合較好溝通。雖然有助建立私人關係,但也容易搞小圈圈。關心女上司,止於問候就好,閒聊太多可能踰越分寸。

男主管在公開場合較好溝通。有助於贏得信任感,但也可能流於吹噓膨風。找男主管談事,最好訂出具體做法和時間表。

老是被問意見,卻從沒被採納女主管找你協商專案,並徵詢你意見,如何回應,最能幫自己加分?

有位公司女主管每次要下重大決策前,都要找人開會、討論:「說說你們的想法??,」「怎麼做比較好?」但最終仍順著女主管的想法做決策。其中有位男同事,每次認真提出各種意見,從未被採納過,幾次之後,他認為開會都是虛晃一招的「假民主」、「老闆決策缺乏效率」,為什麼不乾脆直接下令?

不直接下令,因為女性傾向用參與式決策降低風險。

有的部屬在開會中一直提出看法,是誤解兩點:一、女主管詢問意見,不代表束手無策、要求部屬幫忙解套,而是希望同事們在既定方向上點出盲點,讓事情產生更好的結果;二、主管有既定方向,但主管在會議裡一定會釋放多餘的訊息,這個訊息通常是任務中她最在意的關鍵,諸如她希望有人能勇於任事。

換言之,在參與式決策中,女主管要的是參與感,而非方向感。

你當然也可以表達自己意見,不過真正不白目的說法應該是:「基於相同的前提,我認為調整×××,會讓事情更好。」這樣說的好處是,你表達與主管相同的方向,也沒有當面嗆主管,而且表達參與感,一舉三得。

小技巧:表達願意一起努力,但不執著己見

關鍵句:基於相同的前提,我認為調整×××,會讓事情更好

不可不之2當男主管三秒做出決策,有時候是不愛團體討論??

女主管喜歡群體協商。大家一起集思廣益,缺點是決策速度慢。和女主管一同決策,大家都要有準備,具體發言才不會流於清談。

男主管喜歡獨立判斷。決策有效率,但是獨斷獨行,風險也高。協助男主管決策,務必先找人討論,多蒐集資訊。

交完報告,被叫去老闆辦公室和老闆一對一在辦公室,她對你提的專案報告,僅淡淡帶過去。

有位上市公司女主管,很不滿意部屬的專案報告,但又覺得直接指出部屬的錯誤有傷對方自尊心,於是她把部屬找進來,先讚美這份專案報告的好處,然後才指出報告內容的不足,要求改進。

一週後,部屬交回來的報告沒怎麼改,女主管爆發:「你怎麼都沒改?」部屬:「你不是說我做得不錯?怎麼又要改?」

部屬表現不如預期,男主管會直接要求、甚至開罵。多數女主管會用同理心,會淡化批評,再告知缺點何在。

交出去的東西沒有得到直接回饋,反而被找進辦公室討論,報憂的機率高於報喜,要有心理準備,所以語氣要謹慎平穩。所以當她提及優點,你只能平靜的謝謝她,別得意忘形;這樣接下來的改進建議,也比較不會聽錯重點。務必做筆記,最後要總結待改進之處並跟主管確認,限期回覆。

另一種女主管,既不報喜也不報憂,她反問你:「覺得自己做得怎麼樣?」恭喜你,遇到高難度女主管!其實她不是問真的,而是結果不如預期,她要看你有沒自知之明,所以你要給出自我評估;如果腦筋空白,至少要逼自己勇敢講出一、兩點,然後徵詢老闆意見。沉默最糟糕,沉默是讓老闆沒台階下,雙方都尷尬,做錯反應都比沒反應好。

小技巧:勇敢分析自己報告的優缺點

關鍵句:總結一下,我要調整的部分包括……,本週內改完後交出

不可不之3當女主管說:還可以更好,其實OS是不滿意

女主管批評時會好壞都說。她照顧對方情緒、尊重對方,卻可能造成誤解。比較好的做法是,好壞說完之後,重新強調對方應補強之處。

男主管習慣直接點出壞處。講話清楚、明白,但較缺乏同理心、傷感情。更好的做法是,用引導式問題溝通,讓對方自己看出並講出缺點。

和不熟的上司,出差3天平常跟女老闆僅止於點頭之交。現在要一起出差,扣掉談公務還剩很多時間。要跟她談什麼?

話題不脫F.O.R.M.四大類,分別是:家庭(Family)、職業(Occupation)、嗜好(Recreation)和金錢(Money);男女之間的差別在於,跟女性談論這些話題要從「人」的角度切入,跟男性談要從「事」的角度切入。與女主管談家庭,從小孩切入最好:「女兒、兒子最近怎樣?多大啦?」順便要她秀小孩照片,更能拉近距離。

男主管,現在越來越多離家工作,直接問小孩近況,萬一主管一問三不知,豈不尷尬?所以從家居生活切入較適合:「平常在家做什麼休閒活動?」「家住哪裡?」

無論男女主管,配偶都是比小孩更敏感的話題,除非主管主動提起,否則別問太多,犯白目的機率很高。

談職業,女主管喜歡知道公司內部或同業間的近況或人事,為避免八卦,以報喜不報憂為原則:「×××結婚了!」「生小孩了!」千萬別提人事鬥爭、私事流言。

跟男主管談產業、市場狀況、工作內涵,比較好聊,也可視為展現自己專業的機會。

談興趣,跟女主管談最近的休閒娛樂?有沒有運動?並且問問做出什麼成果、有趣之處,以及個人的感受和體會。跟男主管聊興趣,首選聊體育賽事,最近有足球聊足球,有籃球聊籃球;其次聊旅行、出國經驗,又可以秀照片。

談錢,跟女主管談錢,最直接的就是消費經驗和比價,不管是時下熱門商品或當時身上穿戴衣物:「哪裡買的?」「多少錢?」「好划算喔!」永不退流行。

跟男主管談錢,就是理財投資術、企業財報,諸如「你覺得這家公司怎樣?」話題會更投機。

小技巧:從F.O.R.M.(家庭、職業、興趣、金錢)搜尋好話題

關鍵句:最近有去哪裡玩嗎?(旅行是最佳閒聊話題)

不可不知4若你想出頭,口袋隨時要有一、兩個「好消息」?

女主管偏好人際關係話題。這類話題能營造組織親密感,也容易產生殺傷力謠言。想拉近距離,多談好消息,如生小孩、結婚,避談壞消息。

男主管喜歡談事情、嗜好。只要說得上話,就不難切入;但是,人際關心度低。

無法認同主管做的決策女主管提出一個你不認同的決策,如何表達反對意見,又不讓主管解讀為找麻煩、破壞會議和諧?

某位女執行長與一級主管召開年度會議,並且在會議上訂出各部門年度目標,要求達成。其中一位主管認為執行長訂的目標過高,超乎該部門目前人力和能力,直接反映做不到,要求拉長達標時間。結果執行長反認為這位主管缺乏承諾和勇氣,雙方吵起來,會議無法繼續進行,只好散會。

相較於男性很能適應衝突,甚至樂在其中,女性傾向將衝突視為破壞關係,會認為你沒有站在同一邊、不給台階下,進而破壞關係。

所以,倘若你與女主管的意見不同,直接反對會引起情緒激動,直接針對你而來,萬一亂下指令或發怒,你也不好辦事。也有的女主管會記仇,負面影響更大。

所以如果與女主管意見不合,切忌脫口而出「我不同意你的講法……」或「你的要求我做不到,」這兩句話都只能擺在心裡當OS。理想的說法是拉高視野,強調在「共好」的前提下,以主管的想法為基礎,往上思考解決之道。

如果一定要在會議上做決議,你得與主管面對面表達反對意見,可這樣說:

一、「你的意思是這樣嗎?其中在×××會有風險,萬一發生,我們有解方嗎?」誘導主管思考。

二、「如果A改成B,我們的結果會不會更好?」直接提出建議。

無論是誘導或者提出建議,要留意語氣、用語和表情。語氣務必溫和,且言稱「我們」;避免分別提「我」、「你」;最重要的是,臉上保持輕鬆的微笑(用演的也要演出來),別因為在反對而顯得面部僵硬,那會搞得主管情緒緊張。

當然,坦南也補充說明,上述推論係根據大多數男女常態,歸納出的溝通特質,並不是男性就一定是男性溝通方式,女性就是女性溝通方式。隨著現代人對生理和社會性別的認同,越來越多元,每個人同時混雜了面子人和裡子人的特質。性別是人與人間最易被辨識的特質,理解男女兩性溝通特質也是理解溝通差異的基礎,但不能以偏概全。

過去,職場由男性單一性別主導,只要瞭解以「面子人」溝通特質即可,但現在的職場,全球女性在職場上的質、量和位階都明顯提升,而跨性別組成的團隊在職場也更為常見,培養「裡子人」溝通術,跟多元特質成員巧溝通,是職場必備的新競爭力。

小技巧:以主管想法為基礎,尋找解決方法

關鍵句:1、這裡會有風險,萬一發生,我們有解方嗎?2、如果A改成B,結果會 不會更好嗎?

不可不知5男主管像轟天雷、女主管像深水炸彈

女主管傾向避免衝突,把它檯面下化。能維持和諧氣氛,也可能一次爆發大沖突。其實,任何衝突都要面對、處理,不要逃避。

男主管較常直接處理衝突。快刀斬亂麻,不容易記仇,但卻會破壞組織氣氛。最好要練習自我控制怒氣,或者衝突爆發前找第三方仲裁。

 
為何 你老 說服 不了 主管
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