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原創 財務部如何配合事務所年報審計 流風回雪VV

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陽春,年報日日披露甚盛。開始是點點滴滴,斜風細雨,到後來漸急漸密,雪片般落下,教人應接不暇。到今日還沒披露的,想來也在緊張糾結之中了。審計離場了沒?報告草稿有了沒?收尾工作,固然是酣暢淋漓,在此時刻,稍微總結幾句年審配合,倒也不負恩澤。

1 派人

   無論財務部有多少人,總覺得不夠用,這是所有公司的正常感觸。審計,來兩個人也好,來二十個人也好,財務部最好只派一個人,至多二個人配合。

   這是經驗,並非真理。曾有人,審計一入場,就把財務部9個人的職責分工一一說清,叫審計根據分工該找誰找誰。結果呢,審計需要催好幾個人,財務部所有人都被審計催,公司需要瞭解審計進度,問自己人得問一個遍,又不想因此開會,只能去問審計組長。

   派一個人配合,是說此人負責接口:從審計那裡得到資料清單,將清單分工給各人,從審計那裡得到問題清單,將問題分給各人。這個人不需要瞭解所有事宜,更不需要擁有全部資料,他管好收發就可以了。這樣,公司想瞭解審計進展,問只問這一個人就行了。

   各公司財務部的人,性格水平是參差不齊。派去配合審計的人,倒不需要多機智勇敢,但一定得「懂事」,知道大致方向,不可瞎說。曾有某會計,去接待審計組,一見面異常熱情,一開口就介紹自己家多少費用不曾入賬,審計組當即就笑了。

2 給資料

   據說獨立性是會計師的生命,但在審計現場,會計師的命根子是,資料。

   在審計組進入現場前,可以先把資料清單給公司,公司把能提供的電子版的東西發郵件過去。每個事務所,都有資料清單模板,但這是大路貨,肯定不是適合所有公司。因此,財務部拿到這個清單後,要先刪減,給不適用的那些打上標記,反饋給事務所,然後再組織提供。

   如果是連續審計,則上一年已經提供的、本公司特色資料,比如什麼分析表、什麼清單之類的,細心的會計師會在來年的資料清單裡直接寫上,粗心的會在現場才想起來索取。財務部拿到清單後,如果發現並未要這些特色資料,那麼也不用上趕著給,因為,會計師可能今年的想法不同,這些東西說不要就真的不要了。

   除了清單上的,現場審計開始後,還會索取很多東西。其實除了基礎資料外,很多資料都是可以談的。審計組不可能對公司的所有管理流程爛熟於心,他們也不知道公司有都有什麼數據和表可以提供,因此,他們要的東西,公司可能壓根就沒有,或者很難提供。這時,就要主動去問審計組,你要這個資料,是為的什麼目的,咱們一起想想能不能換換,沒準我這有證明力更強的。例如,審計要求把所有5萬元以上的合同全部複印,公司的量又非常大,眼看就報廢一台複印機,這就可以去問,你的目的是什麼,你懷疑哪個科目的什麼問題,我能不能給你帶金額的合同清單,這個我可以保證不重不漏,我賬上每筆收入都在摘要裡寫了合同編號,你VLOOKUP一下就知道執行情況,然後你挑大額的複印好不好?或者我給你合同清單,你隨便抽,但我給你合同電子版,行不行?

   基礎資料就不能談了,比如對賬單。有的公司為了顯示自己強勢,故意這不給那不給,並以此為能事,這除了浪費審計組的時間,讓事務所有理由提高收費之外,並沒有其他效果。

3 答問

   與客戶溝通,是事務所的必修課,但他們並非就個個溝通的好。溝通是雙方的事情,很多情況下,公司還得主動。

   中介不是主管單位,中介的審計也不是打與被、罰與被罰的關係,相反,大家的目的是一起把報表趕緊做完做好。因此,大家更多的是在協作,而非敵對。

   事務所的提問,有時深刻有時低級,是否回答,如何回答,要區別對待。

   公司的人,財務的,業務的,人力的,行政的,對同一事情的看法可能各不相同,比較深刻的問題,尤其是敏感的那些,答案要想好。比如審計要詢問某銷售員某大客戶的情況,財務部就要請這個銷售員先說一遍,不妥的地方要修正,然後再讓這位銷售員去書面或者口頭回答,如果審計組在詢問中提出新的問題,此人可以說:這個問題我不負責回答,請通知財務部再派別人。

   這樣做對嗎?

   對。

   審計組得到的所有資料和解釋,都是公司以公司名義提供的,所有對他們提供資料和解釋的人,都是代表公司,因此,在出面溝通之前,公司內部商討答案,那是極其正常的。再說,外交部都有口徑詞,普通公司不可能比外交部口才還好,不集體準備答案那是太自信啦。

   公司認為深刻的問題,事務所未必這麼認為,很多問題都是履行必要程序而問,不是在深挖問題,所以如常回答即可,不用派出副總級別的人解釋,當然自己內部討論答案可以多花一些時間。

事務所提出的低級問題,有些要回答解釋,有些不要理睬。

   公司的運作管理方式,要解釋,但不用特別深入解釋。敘述時要體現公司內控優秀,管理完善等令人放心的優點。

   公司提供數據之間的勾稽關係,要稍微解釋,讓審計得以迅速核對數據,否則他們左思右想可能浪費時間,更可能發現其他公司不想討論的問題。

   會計政策之類的,要解釋,比如審計問為何收入是這樣確認的,就要對他們細說原因,同時彰顯自己公司多麼正確規範。審計時間也都是不夠用的,冷冷拋一句「自己去想」,審計可能花三分鐘想完,然後斷定公司是錯的,接下來的溝通更浪費時間。

   審計組自己弄出的問題,不要理睬。比如,公司提供的數據,審計搬到底稿上為何明細加總不等於合計了,這就不要管。首先公司不負責檢查事務所底稿,其次,即便公司熱心去幫忙,花的時間也不會比事務所自己檢查花的時間少,因此乾脆不管。

   審計方法問題,比如抽的樣本不足,該做替代程序的沒做,這些不要管。遇到脾氣不好的會計師,財務部一提這些他們還可能咆哮,所以多一事不如少一事。他們少做的程序,自有他們經理、合夥人去管,哪怕離場後再補充大批資料,他們也不至於因此就耽誤了報告時間。

4討論

   很多事情是要討論的,比如某筆調整要不要調,某處怎麼寫附註等等。有時還涉及審計意見類型。

   涉及審計意見類型的,一般在審計入場之前,就該定個差不多。公司的大事大政策大數據也就那麼些,有沒有問題公司自己知道。公司和事務所都有個掂量對比過程,公司要的,事務所要的,彼此想好,不行就換換新鮮,這都是可能的。事先不想好,想在現場矇混過關,有可能成功,但風險是在的,等審計發現了再去談,時機有點晚了,若公司處於弱勢,也就是說,事務所有沒有這家客戶都不在乎,那麼後果不樂觀。

   現場討論的,還是意見類型以外的事情更多。交流這些事情,要找對人,不要和沒有決策權的人討論,因為說了也沒用,他們至多往上原樣反映,反映過程中走樣的也有。

經常遇到這種情況:審計堅持自己的看法,不肯改變,他們一遍又一遍重複相同的理由,任憑公司怎麼說服也不為所動。這時候,生氣是沒用的,要弄清究竟是事務所的誰在擔心什麼,然後對症下藥。有時,僅僅是事務所合夥人曲解了事務所現場人員的匯報,有時,僅僅是事務所經理懶得對合夥人做更多解釋,就選擇了壓迫公司。

   例如,壞賬準備率為何很低,事務所初步判斷公司提取不足,有隱瞞虧損的嫌疑,這樣的事務所可能看st公司看的多了,基於一般認識做此等推理,也可能是,只要公司多提一些,這裡肯定就沒有風險,審計組不用追加任何程序,更不用多花時間對合夥人匯報,所以他們選擇引用準則、要求補提。

   公司呢,遇到這種狀況,就得耐心解釋客戶質量,介紹信用管理體系,並拿出數據談談公司在產業鏈中的強勢地位。理由擺足了,如果審計組還不聽,那麼,直接找其合夥人談。

   事務所的逐級覆核是必要的質量控制,但這逐級控制也帶來不少溝通成本。這個溝通成本,有時直接影響到審計效率,為了促進審計,公司必須知道什麼問題和哪一層次的人去談。

5質量

   利用事務所的工作,促進公司的報表質量,那是必須的。公司購買的是服務,不是幾本紙做的報告。因此,要充分利用會計師的專業,優化報表,優化財務。除非有貓膩想矇混過關,各種資料提供的是越快越好。不要怕改表,每一次修改都是報表的優化。

   同樣是干淨意見,審計質量可以是天差地別。真有事務所抄個數字就走,很快出報告,問他們:「我們公司怎麼樣?」回答只有「很好」。乾淨報告固然要緊,但公司沒注意的問題,事務所也不想注意,這就沒有增值服務了。

   而有的事務所,除了做審計,公司的雞毛蒜皮問題都能注意到,還能找到不起眼的漏洞和隱患提出建議,且介紹其他公司的經驗,這就是好審計。如能提升管理水平,公司何樂而不從呢。當然也有審計,管理問題看不見,優化建議提不出,十元級別的不合規發票查出來幾十張要求調整,這樣的審計,是沒將公司的重點與審計的重點恰當結合,是否受歡迎就難說了。

例如,審計工作完成後,審計組告訴公司,你賬表都沒問題,但在未來,公司規模幾倍之後,供應商的管理肯定成為問題,因為這行業的上游格局很清晰,不可能再以這麼簡單粗放的辦法去管,所以,公司應該早做考慮,有意識培養優質供應商,基於此,採購考核和庫房賬簿都要有所改變,好的辦法有哪幾種,等等。這樣的會計師,保證比滿口說好的受歡迎。

      有時,遇到的會計師真好:專業好,態度好,這就要記住,爭取明年還讓這個人來。常見公司換事務所,理由就是帶隊的會計師跳槽了,公司不想讓別人審。有時,會計師看上去水平普通,公司還是想讓他繼續審,那是因為,此人對公司已然熟悉,換個人,各種情況又得重新介紹一遍,這也是時間啊。

   某公司,曾經被一位水平高的帥哥審過,當時談起準則和行業政策,這帥哥三言兩語就說的很透:準則如何,大家怎麼做,監管的看法是什麼,稅的風險有多大,某地的最新稽查案例是什麼,所以你們怎麼處理才最恰當,等等。後續的會計師,經常問的是,你們為什麼這樣做,你們為什麼不那樣做,咱們再核對下準則好不好,等等。幾年之後,公司還是想念那帥哥,打聽他去了哪個所裡,看能不能再請他來審,哪怕是做個諮詢也好。專業水平的魅力,就是如此。

6 招待

   其實審計組最喜歡的是時間,不是大餐。招待這件事,可有可無,比較狠的公司,可以做到,事務所合夥人去現場都不管飯,只關心問交通是否擁堵,建議多坐地鐵少開車,普通會計師自然就更不管了。更狠的公司呢,是天天帶出去大餐,每次不算路上就2-3小時,飯後還有活動,審計組苦不堪言,只能加班熬夜趕進度,報復性地多提意見。

   為了協調氣氛也好,增進感情也好,恰當的招待還是可以有的,比如入場吃一次,或者離開時吃一次。日常餐飲呢,有的公司提供自己公司的食堂卡,陪或者不陪都行;有的公司壓張支票給最近的小餐館,讓審計吃完簽單;如果按約定公司負責食宿,那就讓審計組去住宿的酒店吃;如果按約定公司不負責食宿,那麼什麼都不管也正常。想對審計組更好一些,可以給張附近的超市卡,讓他們購買飲料和零食,或者乾脆就買好搬過去,都行。

   拼酒,絕對不是好習慣,但也有不少公司,審計組一到,先拉出去痛飲,審計組喝的多,資料提供就快,審計組不能喝,資料提供就慢。這種辦法雪是不讚成的,因為殺敵一萬,自損八千,喝酒太浪費時間,弄不好還耽誤事情,真要和審計組拉攏感情,從速提供資料那是最好的。但是真有公司,非喝不可,以喝倒審計組為榮,但實際上,無論喝多少次,該給的資料還是要給的。

7 日常

     對年審工作的配合,不是在審計組到達時開始的。其實,公司每發生大的事情,都要和會計師及時溝通,在寫下那筆重大分錄之前,就討論個透徹,這樣雙方都好,避免年末花時間糾結,也避免公司做出不可逆的動作。預審時候,更是要讓會計師儘量多看,這樣可以減少年後的工作量。

     這一點相當重要。凡是大事,是瞞不過會計師的,所以也不用瞞。早些討論,達成一致意見最好,討論完了還有分歧,及時換所也來得及,最怕藏著不說,3月份雙方僵持不下,臨時換所,得連夜找新所,很麻煩。

     總之,在年審中,財務部和審計組是協作關係,無論工作多麼繁瑣,問題多麼碎,都得去持續推進。質量和效率,都在協作中深刻體現。好在審計總有結束的一天,報告總會出來的,我們所做的都是過程。
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