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時間管理大師彼得.布雷格曼的忠告:永遠別把時間浪費在鑽牛角尖上

2013-03-11  TWM  
 

 

身兼企管顧問、專欄作家等多項職務的彼得.布雷格曼,體會到「沒時間做完所有事」這個事實,他認為,惟有專心做好自己認為重要的事,才能看到人生的美好。

撰文‧蔡曜蓮

時光一逝永不回,如何妥善管理時間,是許多人永遠的課題。企管顧問專家彼得.布雷格曼(Peter Bregman)以往也曾困擾於,他決定要做某件事,結果一天當中花了許多時間做了其他十件事,才赫然發現,最初想要完成的那件事,早被遺忘了。

為了提升自己的工作效率,布雷格曼第一個想到的方法,也和多數人相同,到書店找有關時間管理的書來學習。但他廣泛閱讀後卻發現,市面上竟沒有任何一本書可以滿足他的需求。

「所有時間管理的書都受同一套迷思影響,就是:只要你夠努力,就可以完成所有事;如果你找到對的方法,如果你適當地分類事情,就可以完成所有事。」布雷格曼說:「這不是真的。因為有太多事要完成,而你不可能完成所有的事。」在這種情況下,「我們必須有策略地選擇如何分配時間,但更重要的是,排列事情的輕重緩急,決定自己『不要』做什麼,才會有更多的時間與精神,投注在那些真正有意義的事情上。」

找到最重要的五件事

正因為自己以前對時間管理有非常大的障礙,讓布雷格曼動念寫一本時間管理書,他笑說:「我不是過著完美生活的時間管理大師,下凡訓誨各位執迷不悟的凡夫俗子。」相反的,他是自己一邊實踐,一邊從錯誤中修正,才體悟出「關鍵十八分鐘」的理論,以及列清單的方法。

所謂的「關鍵十八分鐘」,指的是一天只要花十八分鐘,就能事半功倍。他每天早上花五分鐘,擬定當天的計畫;之後每一小時花一分鐘,檢視剛剛自己的表現;晚上再花五分鐘,自省一整天的生活。

計畫要怎麼訂?一年之計在於春,現在正是訂定計畫的良機。布雷格曼建議大家在一年之初,列下五件最想要完成的事,而這五件事就是往後每天生活的基礎,每天專心地把時間投入其中。

他的方式是在紙上畫下六個箱子,前五個箱子各裝一件重要的事,然後將所有難歸類又無法逃避的生活瑣事,統統掃進第六個箱子。至於目前他這五個箱子的內容,分別是服務現有客戶、開發未來的客戶、寫作及演講、與家人和朋友相處、做些有趣的事並照顧好自己。這些箱子占了生活中九五%的時間,最後一個箱子則是付帳單、買新印表機等其他雜事,只花五%的時間。

有時,計畫會趕不上變化,一旦出現任何新增的工作,布雷格曼會先思考這份工作應該被丟進哪個箱子裡。實行這方法幾天之後,他就發現,幾乎大部分的事情都會被放到第六個箱子。有了清楚的界線,他就能把時間花在對他最重要的五件事上,不再為了瑣事忙到焦頭爛額。

接下來,就是回頭看先前的時間是否過得有意義。檢討自己並不意味著自我打擊,重點是要檢視過去這一小時,以及過去的這一天,但不必鞭笞自己的過錯。「我從來不會對自己說,你一事無成」。那是另一種形式的浪費時間。「不要打擊自己,不要陷入自我否定,如果你犯了錯,承認它、注意它,下一個小時做出不一樣的選擇。」檢討的標準也不必太嚴格。布雷格曼不認為凡事要追求完美,「與其空想完美,不如做些實際有用的事」。十八分鐘的意義在於讓你發現自己做不好的地方,「永遠不要浪費時間鑽牛角尖,想著自己為什麼失敗。」許多人訂計畫卻總是無疾而終。遇到這種狀況,問題恐怕不是時間管理,而是出自內心。這時候不要質問自己為什麼半途而廢,而是問自己:是不是真心喜愛這件事?

如果答案是肯定的,請再度拿起行事曆,實際花時間去做,一個小時兩個小時,一周兩周,只要專注地投入時間,最終你會戰勝心底潛藏的不安,完成所有事。

「猶太教裡有個說法:每件事都是上天恩賜。你起床、睡覺、吃飯,甚至能自己上廁所,都值得感謝老天爺。因為有些人已經失去了獨自處理生活起居的能力,而我們還能健康生活。十八分鐘最好的一點就是,晚上當我一個人,回顧一整天的生活,想到那些美好的時刻,我真心感激。」十八分鐘的關鍵並不在於過有效率的生活,而是過一種值得回味的生活。

把過程當作計畫目標

訂定計畫還有一個訣竅,就是「不要為自己設定一個最終目標」。布雷格曼解釋說,我們太常設定目標,而且我們幾乎以為,只要設定目標,事情就會水到渠成,但這種事不會發生,事情不會自然完成。

當我們設定一個目標,往往會為了完成最終目標,而忽略了其間最應該被注意的事。「舉例來說,一位原本一年業績只有個位數的業務員如果設定目標:今年要做到業績百萬美元。對他來說,要達到那樣的目標相當困難。設定了超出自己能力太多的目標,除了容易半途而廢外,許多研究也指出,太過強調成果,往往提高人們說謊作弊的機率。」事實上,要達到同樣的目的,有另一個更好的方法,就是重視過程更甚於目標。這位業務員不要設定業績目標是百萬美元,而是改成「每天聯絡十位客戶」,相形之下,不僅難度較低,而且掌控權在自己手上。

又如親子關係,設定目標為「達到親密的親子關係」,與聚焦在過程的「每周花多少時間和孩子相處」並不一樣。如果只想著要和孩子有好的關係,可能導致父母亂買糖果給孩子或過分溺愛的行為,無力施行適當的管教。明明是費盡心思地經營親子關係,卻比不經營還糟。「不如把目標設定為每周多少時間陪小孩,心思專注在小孩身上就好,就像人生中其他的挑戰一樣,如此一來,達到目標的機會會高出許多。」當我們越洋專訪布雷格曼時,在他回答的間隙,常可以聽到他的喘氣聲。他笑著說:「我正在度假。我一邊接受訪問,一邊爬山。我知道這通電話一定得完成。但我想,與其待在房間裡等電話,我不如戴上耳機,穿上雪靴,一邊爬山一邊和你們說話。」與其懊惱度假仍被打擾,或延後工作,不如積極思考讓工作與志趣結合,絲毫不浪費時間。陪家人共同享受山頂美景的同時,也完成了工作,正是時間管理的最高境界。

彼得.布雷格曼

(Peter Bregman)現職:布雷格曼公司執行長、

專欄作家

經歷:合益集團、Accenture等公司企管顧問學歷:哥倫比亞大學企管碩士

你也可以試著這樣做

——彼得.布雷格曼的6個「生活箱」

時間分配95%

服務現有的客戶 幫公司規畫戶外策略會議安排前往波特蘭的行程?

開發未來的客戶 打電話給保羅,回覆保留授權一事寫作及演講 寫作本周部落格文章和演講經紀人約見面時間?

與家人和朋友相處 規畫和伊蓮娜的晚餐約會6點前回家,幫忙安頓小孩上床睡覺?

做些有趣的事,照顧好自己 上瑜伽課5%其他 付帳單 找蘋果筆電的套子?

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