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審計的九種技巧（8）：Analytical review procedures Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/04/8analytical-review-procedures.html
與Reconciliation一樣，Analytical review procedures是一種較為高級的審計技巧，透過此方法，我們可以對Auditee有一個較高層次的了解，有助評估企業的營運風險，所以此方法多用於Audit planning階段。

具體的做法主要是計算和比較不同的比率和表現的趨勢，例如在企業的財務表現方面，我們可以計算企業的毛利率和淨利率，再與已往幾年比較，從中可以看到企業近年的表現和趨勢，若進一步與相同行業的平均數或競爭者做比較，更可得知企業的表現在行內的位置。

除此之外，比率之間都有著一定的關係。例如毛利率上升，必然是銷售額增長比成本增長來得多。又例如銷售額增幅很大，但AR turnover卻下跌，加上營運現金流入減少的話，這可能是大部份新增銷售都是Credit Sales，而且貨款回收不容易，呆料壞賬撥備可能需要增加。

另外，不同的比率同時變化，當中可能反映出一些現況，例如AR turnover下跌而AP turnover上升，這反映出企業對營運資金的需求上升。又例如Stock turnover下跌而存貨金額上升，這可能關係到貨品滯銷。

還有一點，將財務數據結合非財務數據來計算，可令到分析更全面更廣泛。例如Revenue per staff，Staff expenses per staff，Revenue per client，Revenue per selling area，Average revenue per active client and inactive client等等。

審計的九種技巧（9）：Scanning Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/04/9scanning.html
來到最後的一種技巧了，可能有人不同意，但我認為此技巧是最高級的。顧名思義，Scanning就是將要審核的東西匆匆掃瞄一次，看看有沒有異常的地方需要跟進。

例如把某個月的General adjustment vouchers全部找出來，並每張看一下，若果覺得有問題，便抽出來跟進。何謂有問題呢？就Adjustment而言，例如關聯公司之間的大額現金轉 賬、異常的應收和應付的調整、銷售賬的non-routine調賬等等。

說這技巧最高級，因為做得好與不好，全靠審計人的經驗。可是，單看上面的介紹已知道，只靠匆匆看一下去找出問題，根本與大海撈針沒有分別。所以，此技巧一向不受重視，就算使用，也只用作輔助性質而已。

不過，由於近十年科技發展迅速，配合審計軟件的幫助，100% Scanning已成為當今最高級的審計方法。例如要審核全年的銷售，以前就只可以用抽樣的方式來做Scanning。現在我們則可以利用審計軟件，將全年所有的銷售交易掃瞄一次，並找出異常的地方然後跟進。

異常可以有很多，當中包括發票編號重號、跳號和沒有順序，發票金額是負數、異常大或異常小，不正常的發票日期（例如非辦公時間開出的發票），某月或某日開 出的發票特別多或少，折扣異常大，發票金額計算錯誤，奇怪的送貨地址（例如PO Box）等等。而且還可以按銷售部門或人員來分析，方便找出問題的源頭。

除此之外，審計軟件還可以將銷售交易數據和其他數據連結起來做分析，例如核查發票上的單價是否和公司批准的價單相符，開出的發票是否超過顧客本身的信貸額，銷售人員佣金計算是否有錯，是否所有銷售交易都已錄入銷售賬，或者銷售賬內所有交易都有發票支持等等。

當然，若想利用審計軟件做Scanning，大前提是被審核的東西必須是數據化。另外，只有在數據數量比較大的情況下，利用審計軟件才能夠提昇審計的效率，因為要將數據載入審計軟件，前期準備所花的時間著實不少。

最後一提，由於Excel很普及，很多Auditee都會用它來做記錄，目前審計軟件已經可以輕鬆讀取和分析Excel內的數據。可是，若果 Auditee在編制Spreadsheet時態度鬆散，例如相同的顧客但錄入時名稱不一致，最常見是一時打入ABC Limited，一時卻又打入ABC Ltd，遇到這種情況，我們需要花時間去「執」一下這些數據，審計軟件才能有效發揮其分析功能。

早前曾寫過一篇叫《運用審計軟件實例》的文章，當中以採購流程作為實例，來介紹如何利用審計軟件來做分析，有興趣的話請看一看。

內部控制方法（1）：Segregation of duties Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/04/segregation-of-duties.html

有效分工是內部控制的基本方法之一，主要是將一件工作分開由不同的人來負責，做到互相監察，互相制衡。例如存放現金的夾萬，一人負責保管鎖匙，另一人負責保管密碼，沒有兩個人同時在場的話，就不能開啟夾萬。
和其他內控方法一樣，有效分工只能減低而不能完全避免風險，就如上述的夾萬，倘若兩個人一起合謀的話，分工這個內控手段便失去作用。所以，有時我們需要按 情況加添其他方法來減低風險，比如減低夾萬現金存量以減低合謀的誘惑，又或者在夾萬外加裝鋼閘，由第三人保管鎖匙，甚至派專人看守及安裝CCTV等。

看到這裡你可能會問，若加裝了鋼閘，他們也能串通呀？莫非再派專人看守？看守的人也參與合謀時又怎麼辦？想強調一下，沒有一種內控是能完全避免風險的，而 且風險可以是無限而資源卻有限，以有限追逐無限根本不切實際。所以，在設計內控時，我們必先考慮可承受的風險水平和內控的成本效益。例如夾萬存放的現金就 只有幾千元，最大的風險就損失了幾千元，相信將鎖匙和密碼分開由不同的人來保管已足夠，沒有理由再花費幾萬元去安裝CCTV吧？

有效分工雖然是最基本的方法之一，但對於很多中小企而言，他們未必有足夠的資源（特別是人手分配上）去做分工。這時候，為了減低風險，我們就必需利用 Compensation control去彌補。再以現金夾萬為例，若不能將鎖匙和密碼分開由不同的人去保管，我們可以盡量減低現金存放量，或索性不存放現金，又或者不定期派人到 現場盤點等等。另外，善用IT資源也能達至分工的效果。例如一些銀行向中小企提供的網上銀行服務，就是透過不同的登錄帳戶（Login account）來做分工。比如要匯出一筆款項，負責財務的同事首先利用自己的帳戶在系統內輸入匯款的所需資料，然後授權人通過自己的帳戶在系統內做審 批，系統才會接受匯款的申請並進行匯款。

最後一提，在設計分工時，要注意以下這些工作是不應該分工的：

１）保管資產
２）審批
３）記錄
４）執行

例如負責執行的就不應同時負責審批、記錄或保管資產。最典型的例子是採購，例如負責採購的同事，不應同時負責審批購貨單、編制會計記錄，以及保管購買回來的貨物。

此處有一個網頁詳細例舉了一些會計上的職務是不應分工的。另外，此處講的「內部牽制制度」，其實就是講分工，很值得參考。

內部控制的方法（2）：Authorization Bittermelon 苦中作樂

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審批是內部控制的最基本方法之一，相信其操作原理不用介紹太多了吧？簡單而言，就是在進行某工作、交易或差事（即Transaction）前，需要得到上級的批准才可以執行。

基本上，所有Transactions應得到最高管理者的批准，可是，就算是小型企業，每年Transactions的數量也不少，更何況是大型企業和機構？要最高管理者審批每一宗Transaction是難於實行，所以，權力下放（Delegation）就應運而生。

內審的「狐假虎威」 Bittermelon 苦中作樂

http://bittermelon2009.blogspot.com/2012/04/blog-post_30.html
有從事IA的網友在討論版上留言，慨嘆被Auditee留難，遲遲不肯向他提供所需要的資料。由於審計項目的完成期限在即，網友向上司求救，但上司不想去處理，著網友自行解決。

我很明白網友上司的難處，他能做的實在很有限。其實上司只有兩條路可以選，一是找Auditee的上司談談，希望他能推一下Auditee去提供資料。若果連上司也不肯合作，唯有選第二條路，就是上報管理層，甚至直接向Audit committee反映。

由於做IA的不會輕易選第二條，因為後果嚴重，所以第一條便是唯一出路了。但選這條問題也隨之而來。找Auditee的上司嗎？Auditee會覺得IA 大石壓死蟹，玩投訴實在欺人太甚。親自找Auditee嗎？其上司可能覺得IA繞過他來對其下屬指指點點，即是不放他在眼內「唔比臉」，不論前者或後者， 勢必影響日後的合作關係，就算這次成功拿到資料，下次又怎辦？

所以，IA遇到這些問題，一般來說只會著Auditor用自己的方法，在他的層面去把問題解決。當然，情況嚴重的則除外。

前幾天在報章看到陶傑先生的一篇文章，內裡介紹的一個英文成語「To cross the Rubicon」， 就完全道出這情況。成語出處有一段歷史典故，有興趣的請到陶先生的專欄看看，至於成語的意思，就是過了Rubicon這條河，就沒有轉彎的餘地，從此不能 再回頭。同一道理，假若沉不住氣向Audit committee投訴，從始要和Auditee保持合作關係就難上加難了。

其實遇到此等情況，不妨試來一招「狐假虎威」，這招我是經常用的。例如可以向Auditee說：「我地既審計報告趕住月尾交比Audit committee。我都知你忙，但係我地交唔到報告，Audit committee實問架嘛，唔通話因為你地唔等閒比唔到資料，所以做唔到個Audit咩？」因為每個審計在開始時，必須得到Auditee的部門主管 量過，認為開展審計不會影響運作的，所以Auditee很難可以用「唔得閒」來做藉口的。

現在應該知道，為甚麼不論是那個級別，從事IA的，都必需具備良好的人際關係技巧吧。

內部控制的方法（3）：Documentation Bittermelon 苦中作樂

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把Transactions記錄下來是重要的內控方法之一，它能證實Transaction的發生，也能證實資產的確存在或曾存在過。例如存放現金的夾萬，即使它如何堅實，若沒有記錄說明夾萬內藏有多少現金的話，也不能保證內裡的現金是安全。

Documentation看似很簡單，所以很多時都被忽略，但其實要設計和採用它時，要顧及和考慮的東西有很多，當中包括：

1）獨立記錄

負責記錄的人不應同時負責執行和保管資產。例如負責保管現金的出納，若果同時也負責編製現金賬，因出納可以纂改記錄，現金被盜取也不能及時被發現。

2）記錄範圍和內容

在設計記錄時，必須預早決定記錄的範圍和內容。例如現金賬，除了記錄現金收入和支出的金額、日期和摘要外，還有甚麼東西是需要的？比如管理層想知道每個月 各部門的現金支出若干，那麼我們可以為每宗支出加個部門編號，方便每月編製支出分析。若果沒有預先定好部門編號，入了現金賬後才去做，花費的時間肯定會 多。

3）準確和及時性

一個良好的Documentation，必須具備足夠的內控去確保記錄準確。例如Accounting vouchers，在入賬前應經過覆核和審批。又例如Operational manual，需要定期審視和更新，以確保manual仍能有效。

及時性也是記錄重要的部分，不過，不同的記錄對及時性都有不同的要求。例如銀行對存戶戶口的存款和支出記錄就必須做到實時，而一般公司的賬目，就未必有這 個需要了。有些公司可以於1-2天內入賬，有些1個星期內，甚至見過1個月甚至1季的也有。一般來說，及時性愈短，所需要的資源愈多，宜因應自身的需要來 決定，否則只會浪費資源。

4）記錄的媒介

記錄的媒介各式各樣，現今企業普遍以文字來做記錄，而文字又可以再分手寫和電子。當今科技發達，電子記錄當然是最普遍的，而且也易於分享和讀取。不過，如果處理得不好，這些好處便會變成壞處。

在設計以何種媒介來做記錄時，應先認定要求。因為由一種轉成另一種是很麻煩和頭痛的事。

5）閱讀和修改權限

一套良好的記錄系統，應將內容為成不同的保密級別，方便控制閱讀和修改的權限。例如員工通告，只要是該企業的員工就能閱讀；又例員工的個人敏感資料如身份證號碼，出生日期等等，就應列為保密級別，只容許獲得授權的人才能查看。

另外，很多時記錄都需要修改和更新，為免錯誤使用了舊有的記錄，版本控制就很重要了。

以ISO用於Manual的版本控制方法為例，所有更新的過的Manual都要注明版本編號，而且Manual內也注明那些內容更新過。另外，所有舊的Manual都會注銷，以免用了舊版本也沒有察覺。

6）備份

不論是何種Documentation方法，備份都是很重要的。見過很多企業都不太重視備份，不幸發生意外而令記錄無法復原。備份方法有很多方法和級數， 宜因應自身需要去制定。例如股票交易所，他們會對每宗股票交易做即時的備份，但一般企業的銷售記錄能做到每日備份就應該可以了。

7）保存時限

所有記錄都應設一個保存時限。過了時限的就應將記錄銷毀。例如香港，因稅例要求企業要保存財務記錄七年，所以香港的企業一般都以此為財務記錄的保存時限。

銷毀記錄的方法也要注意，從前就有大型企業因銷毀記錄不當而將機密資料外涉。

對內審新手的技能要求 Bittermelon 苦中作樂

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最近有朋友介紹了我看一篇關於內審的文章，題為「Top skills sought from new internal audit staff reflect new priorities」。顧名思義，這篇文章主要說出目前美加特企業，在招聘內審人員時最著重的首五個技能，它們分別是：

1）Analytical and critical thinking（邏輯和批判性思考，或者譯作邏輯和嚴謹思考，又或者譯作邏輯和深度思考）

2）Communication skills（溝通技巧）

3）Data mining and analytics（資料探勘和分析，或者譯作數據挖掘和分析）

4）General IT knowledge （IT常識）

5）Business acumen（商業觸角）

第一個技巧是邏輯和批判性思考，身為內審和外審都是必需的。其實批判性思考是一種思考方法，藉此去找出問題並解決。從事審計的不能人云亦云，利用邏輯和批判性思考，就能有系統地收集，分析和思考問題。有興趣認識多一些的話，建議看看維基的英文版。

第二個技巧是溝通，相信沒有人會質疑此技巧對審計人的重要性。審計人需要通過發問來了解事物，而發問就是雙向的溝通。除此以外，早前也提及過，稱職的內審應是個「Problem Solver」，要協助企業把問題解決，溝通也很重要。

第三個技巧是資料探勘和分析，簡單來說，就是在數據中打轉，從中了解和分析問題。

第四個技巧是IT常識，由於IT科技日新月異，就算是小型企業也有在一定程度上依賴IT科技。審計人沒有IT常識的話，就很難跟得上步伐了。

最後一個技巧是商業觸角，即是我們時常說的Business sense。個人認為此項最難，因為上述四個都可以靠有系統的學習和實踐來掌握，但商業觸角就比較虛幻，不容易掌握。

你已具備了以上五項技巧了嗎？我自己還未足夠，尚有很多地方需要努力學習，共勉之！

也談年結 Bittermelon 苦中作樂

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最近看到網友Webster兄的 一篇講Fiscal year end的文章，我也想湊湊熱鬧講一下。不同地方的企業，其財政年度都有不同。就以香港為例，大多數企業都跟從政府的財政年度，選擇於3月31日來做年結。 至於其他國家和地區，大部份的企業也是跟隨當地政府的財政年度，6月的，9月的，12月的也有。詳情可以到維基看看，連結請按這裡。

不過，講年結日期特別，就必需講這類企業。他們是國際保賠協會（Protection & Indemnity Clubs），其業務性質主要是承保船舶的船東責任保險，而他們的年結日期是每年的2月20日。為什麼2月20日？這是因為歷史原因，原來每年這一天，波 羅的海的海冰已經融化得七七八八，因冬季關係而停航的船舶可以在這天復航。而船東責任保險是海事保險，與船運業息息相關，所以他們的保險年度就依照2月 20日來開始和作結。這和學校跟隨「學年」來做財政年度同一道理。

記得以前做外審時，聽過有些企業是按農曆年來做年結的。在網上查了一下，原來中國古時也會做年結。在三國以前，官府的會計結算主要包括分月結（「月要」）、季結（「四時簿」）和年結（「歲會」）三種。而年結的日期則以農曆十二月三十日來做的。有興趣的話，詳情可以在這裡找得到的。

內部控制的方法（4）：Supervision or monitoring Bittermelon 苦中作樂

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若論複雜程度，督導或監察這個方法相信是最簡單，而且又最被廣泛採用。

一個人只有一雙手，一對一或者一對幾的督導當然沒有大問題，倘若下屬數目再多，每人分到的時間就會被攤薄，督導就變得困難。所以，有效的人手編制相當重要。

古時軍隊的編制就是一個很好的例子。例如元朝的 士兵，他們有「十夫長」，負責帶領十個士兵；上一級就是「百戶長」，負責帶領十個十夫長，這樣就可以監督一百人；再上一級是「千戶長」，帶領著十個百戶長 去指揮一千人；最後還有「萬戶長」，領著十個千戶長去指揮一萬人。這個編制最大的特色，是每一級的長官只需要監督十個人，就能指揮整隊軍隊去作戰了。

現代商業社會雖然沒有如此編制，但類似的方法都是有的，將企業目標先分成一件件工作，再把工作細分成不同的工序，由各級職員負責。所以我們會有Manager和Staff職位的出現，由Manager去督導Staff的工作。

除了編制，權限也很重要。要監督有效運作，每一級的權限包括Reporting line 需要清晰界定，並且下發至相關人員甚至整家機構。

至於監督的方法，記得我的一位前上司曾講過，不同的人要用不同的方法去監督，比較蠢的要每天甚至每半天就要檢查他們的Output一次，聰明的只需要不時看看，或者只問些問題就可以了。又例如第一次合作的，初時會檢查得比較頻密，合作慣了的就可以將次數減少了。

題外話，身位上司，督導下屬當然重要，但提供一個適當的環境給他們也是上司的責任。這裡講的環境不單是物質上如器材，辦公室等，還包括背後的支持和一定的 自由度。記得有人講過，好上司應為下屬掃除工作上的障礙，讓他們專心一致把工作做好，並能令他們發揮所長。更重要的是肯承擔，而不是做一個只懂得「卸鑊」 的上司。

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準會計畢業生要如何裝備自己 Bittermelon 苦中作樂

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有網友給我電郵，說他正就在修讀大學的會計課程，來年將會畢業，但覺得自己好像沒有甚麼競爭力，所以希望在暑假和最後一年取得一些資格，問是否應該現在就去報考QP，並且詢問有沒有其他進修的選擇。

在我讀書的年代，那時還是考Joint Scheme（即香港會計師公會和ACCA合辦的會計師專業考試），的確有很多人在大學未畢業前，已經成功完成專業考試的所有試卷，只待拿到工作經驗就能 申請成為會計師。可是，現在的情況不同，一般來說，未畢業的不能考取QP，就算循其他途徑去報考，因考QP需要不少精力和時間，對校內成績或多或少都會有 影響。所以，個人認為還是專注於學業，待畢業後才去考。

另外，要在會計這一行發展，除了會計上的知識以外，軟性技巧（Soft skills）也很重要，例如溝通技巧、人際關係、演講技巧、談判技巧、領導才等等。對畢業生而言，當中溝通技巧特別重要，因為在這方面出色的話，找到好工作的機會就會大增。

以香港現時的情況，能說流利的英語和普通話相當重要，能讀寫簡體字和書寫良好的英文更是莫大的優勢，若果在這方面自覺不足的話，最好在未畢業前加緊裝備自己。

最後，除了上述的軟性技巧，通識（common sense）也是很重要。其實通識只可以鍛鍊而不可以「讀」出來，鍛鍊方法因人而異，我曾於這篇舊文內分享過自己的方法，有興趣不妨看看。