溝通技巧(9)：合理預期避免衝突笨發

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「合理預期」是一個筆者很喜歡談及的題目，因為事實上有太多的衝突來自不合理的預期。

這回談談用不同溝通方法，一般的合理預期回覆時間，試以商務及個人分開表達:

1. e-mail

個人層面，每個人使用的習慣不一樣，有些朋友真的十年唔check personal email 或三幾天才看一看，加上垃圾郵件泛濫，許多時都會有 overlook 情況出現，因此使用e-mail 作個人溝通方法，要預期對方的回應未必即日回覆，是「得閒就覆」的一類。

商務層面就很不一樣，一般來說在商業世界再忙的話都會每天查看郵件，如果有高要求的客戶，一般都會期望回覆時間是一個上午/下午，即上午發email ，下午會有回覆。普通要求的，可能便會1-2 天都可以接受。

如果數天都沒有回覆，除非是早早交代了原因 (放假/出trip)，否則都會被視為差勁的服務。

2. 見面的會議

個人層面，如果對方係老死，咁基本上相當彈性，好視乎交情，但一般禮儀還是應該有的。現代社會人人都忙，約食飯能預早一星期是一個合理的預期。

如果商務層面，筆者的習慣是最起碼預早一星期。因為客戶也好供應商也好都會早各自有內內外外許多會議安排，商業常識是讓對方有充份時間做協調及準備。

如果今天約三兩天後的會，一般只會徒勞無功以及予人chur /準備不足的感覺。

3. whatsapp/wechat/line 或電話

個人層面，如果你的男/女朋友發msg 給你，而你不在一兩小時回覆，相信下場都會頗慘淡; 如果是好友，當天內回覆也是合理期望 (unless 不在港)。

商務層面，如果使用到即時通訊或電話，一般都是有番咁上下急 (否則會使用email) ，因此合理的回覆期望可能是一小時內或什至「即時」。

筆者習慣是即使會議中或有重要事情忙著，都會找機會回一句「抱歉會議中，XX 分鐘後覆你」，讓對方明白自己的情境，如果真的緊急到需要即時回覆，便抽數分鐘盡快了解再重新投入原來事情。

明白不同溝通渠道對於時間的合理預期，便不會發生老細/客戶找了你半天而找不著再發脾四的情況了。