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辦公室?省省吧!

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 想想看,這個世界上還有哪些工作是你非得坐在辦公室格子間的電腦前完成不可?又有哪些會議是一定要圍坐在一個密閉的小房間裡對著一個電話會議設備進行的?除了公司配置的筆記本電腦,你還在用哪些設備處理工作相關的事?在你個人的社交網絡(Facebook、Twitter、LinkedIn和新浪微博)上,添加了多少同事關系的「好友」?你有沒有被反覆往返的電子郵件裡附屬的文檔版本徹底弄暈的時候?更重要的是,你和你公司裡的其他1000多名同事每天真正用來溝通的時間,難道真的比跟你的客戶、合作夥伴和供應商在一起的時間更多?


  如果你覺得對上面的每個問題都需要認真思考一下的話,那幾乎可以確認:你也許對變換一種辦公的狀態和方式充滿興趣。


  當然,最直觀的好處是,你也許不必每天耗費大量的通勤時間到一個固定的場所去上班了。Unwired Venture首席執行官Phillip Ross在一個調查報告中說:「現在,辦公室的使用率通常只有45%,保留空蕩的辦公桌並不明智,越來越多的人將認可移動辦公模式是高效而且可持續發展的辦公模?式。」


  而這種辦公方式變革背後的推動力,是智能手機、平板電腦、云存儲、第三方程序接口(API)、社交網絡和地理位置應用等一系列越來越像時髦泡沫的技術名詞。


  它們正在讓上班這件事變得更簡單和不一樣。


  如果你想和你遠在幾千公里之外的合作夥伴討論一個項目的進程,並需要用PPT文檔的演示作為輔助的話,你完全不必再去預訂一間裝置著思科「網真」設備的大型會議室,那通常需要花費你上百萬元人民幣,得到的是在一塊與牆體面積接近的視頻屏幕上跟對方開「仿真」會議。你現在甚至可以在出租車、咖啡廳甚至你家的臥室進行。前提是有一部iPad、Galaxy Tab或Nexus 7這樣的平板電腦裝置,並且從應用程序商店下載一個叫作Soonr的移動辦公程序。


  Soonr會把你的平板電腦變成一個辦公設備—無論是數據中心、文檔管理工具、視訊會議系統、演示PPT用的屏幕還是會議時討論的白板。作為一款應用程序,它能把會議需要的PPT、電子數據表和PDF文檔等通過格式的轉換,陳列在你的平板電腦上,允許你以習慣的觸摸屏手勢放大和翻動瀏覽,目前支持30種文檔格式在平板電腦設備的操作、顯示和編輯。


  「你可以調取任何存儲在你電腦和公司服務器上的文檔,它們是安全的,」Soonr聯合創始人兼CEO Martin Frid-Nielsen對《第一財經週刊》說,「而它更酷的功能是共享給其他人你的文檔並一起編輯。」Martin打開了一個PPT文檔,他用一支可以在平板電腦屏幕上寫字的Soonr特製手寫筆在PPT上圈點了一些文字和圖表的內容,然後在上面修改,「其他地方的參會者正在和你一起看到這個文件的變化。」他?說。


  這個由Soonr新推出的應用程序被稱為Scribble(塗鴉),它讓Soonr的功能從一款提供安全的云協同辦公軟件在原來的基礎上變成了一款可以在平板電腦屏幕上遠程塗鴉、書寫和演示的動態會議工具。這意味著你可以在臥室裡、火車上、咖啡廳和任何一個有互聯網連接的地方發起一場遠程交流的會議。「打開文檔、畫塗鴉、標記重點,用不同的顏色,分享,自動記錄不同的版本,你不用到任何一個會議室,不用擔心塞車,」Martin Frid-Nielsen對《第一財經週刊》描述Soonr Scribble將如何改變人們的工作狀態,「我們希望通過與全世界的運營商和大型公司合作,讓這個服務變得更安全和可靠。」


  Soonr成立於2005年,此前曾獲得過來自思科和英特爾投資共計數千萬美元的投資,但它顯然並非這個領域唯一的進入者。另一家同樣成立於2005年的基於云的辦公協同工具公司Box似乎受到了更多的關注。與另一家名聲更顯赫、經常容易把名稱混淆的公司Dropbox向個人提供基於云的文件存儲和同步功能不同,Box在2007年就開始將絕大部分的資源和戰略重心切換到了企業級服務上。


  Martin Frid-Nielsen認為Soonr與Box是截然不同的兩家公司。Soonr更多地面向移動設備和辦公環境,提供更靈活的辦公場景和方式,以及安全的文檔傳輸、轉換和管理。而Box更專注在管理企業儲存在云上的各種電子文檔。但是,讓移動設備—無論是智能手機還是平板電腦—成為比電腦和服務器更重要的辦公工具,顯然也是Box關注的重?點。


  「我認為移動和云會讓人們的工作方式在未來18至36個月內發生顛覆性的變化,」Box聯合創始人兼CEO Aaron Levie對《第一財經週刊》說。Aaron在2005年從南加州大學輟學創辦了Box,目前的累積融資已超過1.62億美元,估值超過6億美元。


  在5年前將業務重心轉向企業級服務之後,Box在相當長的一段時間內僅是一個建立在云上的文件分享系統,它讓更多的企業在各種電腦和移動設備上分享和同步協作各種企業文檔。Box透露,目前全球500強企業中已有超過400家成為Box的客戶,知名消費品廠商寶潔成為Box的第一個大型客戶。


  而Box的野心並不止於此,它正試圖將全世界的所有商業機構整合到它的移動云端服務。今年6月Box發佈了One Cloud服務—每當用戶用任何一種操作系統和設備打開Box,都會看到一個云Logo按鈕,只需打開下拉菜單就可以在網站內打開兼容的應用服務和你想看到及被授權看到的任何公司內部文件。它還允許用戶建立文件結構和單項權限。你可以從虛擬工作區展開會話、分配任務和獲得實時更新信息。還可以創建品牌虛擬數據庫,與同事和客戶安全地共享數據。


  這意味著Box已經越來越像一個類似亞馬遜云基礎設施服務(AWS)的提供商。它可以完全與企業內部的管理工具整合在一起—無論是SAP和甲骨文的軟件,還是Salesforce這種同樣建立在云上的大型辦公管理套件。它還開放了API接口給大量第三方工具提供商,其中包括獨立瀏覽器Dolphin Browser(海豚瀏覽器)、筆記應用FetchNotes、企業社交網絡Yammer等,它們可以在自己的應用裡整合Box的文檔協同分享功能和模塊。而職業社交工具LinkedIn和全球快遞公司FedEx等甚至已經用Box的開放平台接口和資源建立了自己的獨立應用程序。


  「我們希望One Cloud能夠成為一個貫通各種應用程序和操作系統的云服務,讓企業的辦公變得更靈活。」Aaron Levie說。他說Box的競爭對手可能包括亞馬遜和甲骨文,也包括準備進入企業級市場的Dropbox—「我恨它們。」他?說。


  而除了讓辦公的工具變得更輕巧和靈便之外,Box對企業的更大價值在於讓你的智能手機和平板設備能隨時與你所在的企業數據庫連在一起。Box宣稱40%的用戶使用者是移動用戶,而30%的用戶通過移動設備進入Box應用程序。


  Box提供的服務每月基礎價格是每個接入的用戶15美元,然後依據服務模塊的複雜程度有不同的升級價格。這給聲名鵲起的云筆記服務商Evernote帶來了提供更便宜的服務的機會。在剛結束的Evernote開發者大會(Evernote Trunk Conference)上,Evernote宣佈推出企業版的服務。任何一個加入了所在公司開通的Evernote企業級服務的個人,都會獲得一個每月10美元的企業級Evernote賬戶,並且可以把這個賬戶與個人的Evernote賬戶捆綁在一起。


  Evernote創始人兼CEO Phil Libin對《第一財經週刊》稱,他們發現75%的Evernote用戶都會用它來記錄和處理工作相關的內容,「你很難想像一個人只用它去記錄美食和旅遊,然後關掉它去用另外一個工具記錄工作;我自己非常不喜歡幾個人一起處理一個文檔,互相離得很遠但能彼此看到對方在文件上的修改,但我發現好像真的有很多用戶喜歡這麼幹。」Phil說。


  但Evernote似乎並不認為企業版的應用應該是個很複雜的事。看上去,Evernote提供的功能就是讓一家公司裡分散在各處的同事們進行會議記錄、往來文件內容、共享錄音和影像—還有共同演示一個文檔(聽上去它像是一個簡化版的Soonr)。

當然它也允許更多的第三方工具在Evernote賬戶裡發揮作用。在Evernote的開發者演示中,一家叫LiveMinutes的公司可以告訴你Evernote的企業版應用還可以怎麼用:Living Minutes是一款可以安裝在個人電腦和平板設備上的視訊會議工具,這聽上去比那種只能佈置在一個會議室裡的大型視訊會議設備要方便多了。與會者可以在視頻會議的同時記錄會議的內容和細節,然後在會議結束的時候自動生成一份會議紀要同步在Evernote上,並自動地標註會議時間和與會者,以及同時保存了會議過程中涉及的其他文檔和內容。


  「Evernote可以記錄一個公司的動態的信息和變化,而不是以文檔為核心的,」Evernote負責開發者關係的副總裁Seth Hitchings對《第一財經週刊》說。他認為Evernote本身的企業版將依靠更多的第三方辦公插件和工具使它變得完善,「它們將拿到和我們完全相同的API。」


  沒錯,未來辦公最需要解決的問題是更靈活的工作情景、更協作的方式以及更靈活的工具—它的背後是云、個人化的移動設備、更靈活的應用程序,以及各家協作的API接口。不過除了這些之外,還需要什麼?


  也許你應該注意到了這樣的事實:當越來越多的企業開始默認甚至允許員工使用個人的移動設備(iPhone、Galaxy Tab和iPad等)處理日常工作的時候,當會議、溝通和工作本身的過程變得越來越強調互動的時候,當一個人越來越能決定他(她)在什麼地點和什麼情境下工作的時候,上班這件事已經越來越變成了以每個人為中心的行為。


  這也是為什麼LinkedIn能在幾年間迅速崛起的原因—它的市盈率已經超過800倍,幾乎成為歷史上最被看好的一隻互聯網股票,Facebook的股價頹勢對同屬「社交網絡」範疇的它沒有任何影響,完全是因為它已成為人們職業生活的一部分—人們可以在一個平台上系統地創建、完善並整理自己的職業經歷、亮點並搭建自己的職場人脈網絡。


  但這並非是一家企業真正需要的。相反,企業更希望替代個人成為職業社交網絡的核心。不久前被微軟以12億美元的價格收購的Yammer就是這種以企業為核心的社交網絡工具。Yammer於2007年由參與PayPal早期創始的David Sacks創立,目前已成為企業級社交網絡領域最有代表性的產品。


  在Yammer上,用戶只有通過企業才能註冊和登錄,這限定了他在這個社交網絡上接觸到的只能是同樣標明「職業身份」的同事、客戶、供應商、投資人與合作夥伴。每個登錄的ID都被自動按照供職機構劃分為群組,每家企業的管理員擁有對自己企業群組的管理權限;當然這並不妨礙每個人在Yammer上添加同事、其他公司的客戶、合作夥伴或工作上的朋友為好友。


  重要的是它開始鼓勵大家以社交網絡的方式傳輸工作狀態、任務並交流心得。作為一款企業社交網絡,就像Facebook開放了接口,允許第三方開發者在它的平台上提供各種應用一樣,Yammer也已經支持第三方的各種應用工具,讓它變得更易通過社交的方式辦公,目前整合進去的工具包括在線云文件共享和管理工具Box、在線會議及協作服務Fuzebox、在線培訓平台Mindflash、任務管理服務Mindjet、業務分析服務Bevalley,以及第三方云應用同步數據的企業連接平台Zapier等。


  另一家成立不久的企業社交網絡服務商Moxie也試圖成為一個接入了各種最酷在線和移動辦公應用的服務商—如果你將Moxie與你的電子郵件系統綁定在一起的時候,你甚至可以在打開一個人的郵件瀏覽正文的同時,在下半截屏幕上看到這個傢伙的頭像、職位、所屬公司、職業人脈網絡以及最近的分享、日程與會議安排等等動態的信息。


  「我們還希望讓人們的職業身份更個性化。」Moxie CEO Tom Kelly對《第一財經週刊》說。Moxie的界面看上去色彩鮮明、板塊清晰,這與Yammer相對單調的界面完全不同。Moxie聘請了硅谷最著名的設計公司IDEO為網站重新設計了界面與核心功能模塊,尤其是企業員工的個人界面,Moxie會著重突出個人的頭像、職業角色、聯繫方式、操作模塊的安排,使他們更容易與他人連接,也更能用它來工作。「企業的社交網絡可不僅僅是辦公室版的Facebook,它應該能為公司和我們的工作創造出一種新的功能,而不是連接彼此那麼簡單。」Tom說。


  而Yammer被微軟12億美元收購也足見企業社交網絡的重要性。企業級服務和辦公文檔(Office)一直是微軟的核心收入來源。在7月中旬微軟發佈的Office 2013上,微軟已經整合了此前收購的通訊工具Skype,為Office增添了在線視頻會議的功能。而它也同時將Office與自己的云存儲服務SkyDrive整合在了一起,使人們更方便地共享、修改和協同文檔。它甚至還像Soonr那樣提供了讓人們在微軟Windows平板電腦上遠程同步多媒體演示的手寫筆,讓Office徹底變成了一款可以協同在線作業的文檔工具。只是,微軟要想讓這套工具在Android平板上適用,將要面臨來自Google內部的強大阻?力。


  而真正重要的是微軟的下一步—當Office已經能夠滿足從文檔到演示再到視頻會議的全部協同功能後,它真正需要的是通過安全和可確定的職業身份將協同者更緊密地聯繫在一起,因此企業社交網絡將成為它的核心。儘管Yammer目前還沒整合微軟的第三方工具,但按照Skype正逐漸變成微軟重要企業工具的邏輯,Yammer將成為微軟企業級業務更重要的環節。


  這意味著辦公將在云、移動和可交互的體驗之後,進一步邁向社交化。


  那麼,辦公室呢?我們還需要不需要辦公室?遠程的溝通真的能解決面對面的眼神交流、情緒感染和共同創造一件很酷的事情時彼此之間的的感染力麼?


  沒錯,人們仍然需要辦公室—只不過,在同一間辦公室裡工作的未必是你的其他幾百名同事,而是和你關係更緊密的一小撮同事以及客戶、供應商或合作夥伴。而且你甚至可以不用每天到同一間辦公室去上班,而是結合日程選擇和不同的人在不同的地方工作。


  「你看到包括微軟在內的很多公司都在出租自己的一些辦公空間、會議室給外面的人,這是為什麼?」Liquid Space創始人兼CEO Mark Gilbreath反問《第一財經週刊》。接著他自問自答道:「這是因為過去那種把一家公司的人們聚集在一個被稱作總部的辦公室裡的工作方式已經到了要被徹底改變的時候了,這個世界上有10億人事實上在移動狀態下辦公,他們需要產能更高的辦公方式。」


  Liquid Space試圖提供的就是這樣的一種辦公空間尋找和代出租服務—幾個需要在一起工作的人(可能是同事、客戶或其他)可以通過Liquid Space的應用程序,找到距離各方地理位置最近的開放式會議室或辦公空間,直接在應用程序內選擇租用的時間並用信用卡直接支付,甚至可以按照風格的喜好進行過濾。


  IDEO助理合夥人Gredchen Addi對《第一財經週刊》說,IDEO與Liquid Space合作,在舊金山和硅谷的數十個靈活租賃的辦公空間設計了各種不同風格的辦公環境。僅在Soma的一個開放式辦公環境中就有不同的風格區分:「不同的人需要不同的環境,Geek、設計師和銷售經理的品位一定是不同的,而他們又不太願意走得太遠去遷就他們喜歡的環境,所以我們儘量讓一個地方能適應不同類型的人來工作。」Gredchen說。


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