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【問對管理】工作技能進階:企業中層PPT速成法

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升到中層管理級別的職場人士,工作離不開PPT。一般PPT文檔用途可以分為兩種:一種是作為演講或者匯報時的輔助工具,幫助更好的傳導信息;另一 種則是直接作為閱讀材料,如工作總結、匯報材料等等。就作為演講和匯報的輔助工具而言,PPT起到的作用是:幫助用戶理解演講的邏輯、利用文字、圖表或者 視頻更好的傳遞信息、吸引用戶注意力並且減輕演講者記憶負擔等等。

製作一個好的PPT文檔,首先要明確文檔的創作目標,另外,還需要注意PPT寫作的結構順序、語言以及圖表使用幾個環節。

(問對網/圖)

1、結構順序:首先需要突出重點,演講中的其餘部分都需要圍繞這個重點展開,讓聽眾很容易抓住邏輯脈絡。至於重點突出的位置,可以選擇開門見山,也可以選擇推導式的方式,當然這種情況通常僅僅適用於方案有爭議、需要反覆論證的情況。

2、語言:每一頁PPT都需要在主題上清楚表達核心信息,讓人一目瞭然,儘可能用文字,內容則可以輔以圖表等。文字一定要精練,要記 住PPT不是簡單的把word拆成好幾頁。另外每個要點描述不要超過兩行,儘可能用簡練的語言概括,同時每一頁PPT中的字體大小應當儘量控制在三種以 內,否則容易顯得紊亂,讓人覺得不夠專業。

3、圖表:PPT中有相當豐富的圖表功能,圖表的使用目的一定是為了更好地傳遞信息,而不是讓聽眾耳暈目眩,所以要儘量簡潔明了,不能太華麗,更需要注意在投影之後不能太小,不能期待聽眾都帶著望遠鏡。

此外,在使用PPT時也有不少注意事項,最關鍵的一點在於切莫本末倒置,主次顛倒,讓PPT成為了會議或者演說的主角,使用人反而成了個放映幻燈片的角色。其中包括:

1、姿勢儀態方面:PPT使用者絕對不可以背對著聽眾面朝著PPT投影片自言自語,除非需要特別展示一下後背的著裝,否則很容易讓人缺乏耐心繼續聽下去。面對聽眾,當且僅當需要強調PPT中無法用語言說明的圖表示例時可以側身指示——以提醒聽眾注意,否則都應當讓聽眾看到你的眼睛。

2、配合演說方面:既然選擇了使用PPT作為輔助工具,自然需要將工具用的恰到好處才行。除了可以便於暫時走神或者離開的聽眾連貫地 聽你的演講,更重要的是可以更生動、更形象的將一些語言難以表述的東西展示出來,所以使用PPT的時候一定要根據演講的進度合理的翻頁,過快、過慢都會影 響效果。


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