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【問對職場】問對解讀：學做合格的會議主持

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第一次做會議主持，你該怎麼辦？想當年Peggy第一次被要求主持一個小型組內討論會時還頗為忐忑，瘋狂的查閱了各種關於會議主持的資料，臨場卻發 現自己什麼也記不住，要麼陷入不知該說些什麼的尷尬地步，要麼就是過於緊張導致語速過快自己都快聽不懂自己在說些什麼了。有沒有什麼簡單易懂、容易操作的 會議主持「傻瓜手冊」呢？現在Peggy總結了會議主持最關鍵的三大動作，看看是不是夠通俗易懂、易於操作呢？

（問對網/圖）

我們首先應該瞭解一下會議主持工作的目的。通常會議主持人是會議當中最為重要的角色，其存在的意義在於確保會議或者討論依議程進行，不偏離主題、達 成既定目標、同時儘可能的讓更多的與會者參與進來為頭腦風暴貢獻一份力量，而不是將會議變成少數人演講的主場。從中我們可以讀出，會議主持最關鍵的三部曲 應該包括：

一、 控制時間

為什麼把時間控制放在第一位？原因很簡單，你是不是也參加過無數號稱一個小時能夠結束、實際上卻可能拖了整個下午的會議？即便會議的內容再吸引人， 如果不能照顧到與會者的時間安排，也可能變成讓人厭煩的活動。做好時間控制，就需要在會議之前做好詳細的會議進程規劃，細緻合理的安排每一項活動的時間。 在會議進行當中，主持人應當隨時提醒與會人員，尤其是發言人員的時間限制，如有必要可以適當打斷其發言（例如，「你說的很好，讓我們再聽聽其他人的意 見」）。如果會議的確出現了無法按照進程進行的意外，例如討論到某個重要話題，之前並未發覺有深入探討的必要，這時則應噹噹即徵求所有與會人員的意見，考 慮另外安排時間再行討論，或者就此問題繼續討論，其他議程中的事項順延或者再行安排討論。

二、 協調人員

要確保與會人員的積極參與，首先應當在會議之前進行充分溝通，例如將會議需要的相關資料及時送達與會人員，並且確保需要發言的與會人員都做了相應的準備工作。會議進行當中，主持人應當注意觀察，學會運用語言和肢體語言（例如眼神、小手勢等）鼓勵與會人員積極發言。

三、 總結成果

會議結束前通常應該預留幾分鐘時間用於總結，確保與會人員對所達成的共識沒有異議，並應在會議結束48小時之內發送會議記錄，進一步強調和鞏固會議成果。不要小看了這個動作，這相當於合同當中的簽字蓋章環節，如果沒有了這一步，僅僅草擬了合同又有什麼用呢？

當然，當好會議主持肯定遠不止這些，但Peggy希望這三部曲能夠幫你成功拿下你生命中的「第一次」。至於如何修煉到更高境界，你有什麼好的經驗，不妨也說出來一同分享吧！


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