被3部門追著跑　如何準時回家吃晚飯？

2014-02-17 TCW

不確定年代中，組織裁撤、調整，打亂原先工作步調，該怎麼辦？

二○一一年台灣愛普生（Epson）組織調整，突然間，台灣愛普生品牌暨企業事務部協理王玲玟，除了公關職務外，一人兼任總務、法務共三個部門主管，轄下部屬從四人增加為十四人，增加兩倍多。

剛接下另外兩支棒子時，王玲玟頭兩個月有一半時間花在瞭解新部門。小到秘書櫃檯小姐的接待，大到新竹新辦公室成立，全都一手包，連公務車司機都歸她管，在台灣愛普生還被戲稱為「地下總管」。

但是，翻開她行事曆讓人意外的發現，這麼忙，她照樣能每天六點半下班，回家陪家人吃飯。

一人管三部門，若三部門都跑來約時間，就得比過去多花三倍時間處理，而她管理時間的方式很特別──開放自己的行事曆。

十四個部屬都能看到她的行事曆，僅一人是編輯者，可填她的會議議程。若是不能公開的行程，或不想被打擾的時段，她會標「reserved（保留）」保有隱私。

資訊透明有三點好處：一、會議不打架，部屬不會在她休假時排會；二、她忙著開會時，不會被同事狂call；三、全員都知道當週工作重點，及彼此做的案子是否需要支援。若有緊急事件、職涯商討，同事也能趁空檔來詢問。

兩週前公佈議程，會議一小時內結束

至於大型會議，她嚴格限制在一小時，秘訣是：在會議前種下問題意識。

她認為，「就算是創意發想會議，也沒有自由分享這件事，」創意類會議，她會在兩週前公佈議程；例行會議訂好主旨與目的之後，就會分配各議程時間，並要求五分鐘前到達會議室。

然而，仍有新問題挑戰她的行事曆。

總務同仁佔三部門一半人數，初期，來自總務和業務的「疑難」，常成為干擾行事曆的緊急事件。

有一次她出差日本，業務主管打來興師問罪，原來，業務部門太常臨時出差，導致乘坐商務艙次數增加，總務同仁為了幫公司省錢，寄了出差規則請對方遵守，讓業務主管很不滿。

嚴守規定的總務和需要機動性的業務部門，總是為公務車、機票等資源使用方式意見不同。王玲玟估算，前半年總務的跨部門協調約佔三○％工作時間。

約有一年時間，她要總務同仁多想一件事：「怎麼做才能讓同仁更快樂？」

她說：「我想改變『總務是打雜』的觀念，我告訴他們總務也是專業工作，」要主動服務同仁，而非只當糾察隊。

例如「會議服務」，她要求總務幫忙排桌椅、倒茶水，訂餐和接待。

台灣愛普生總部專員周憶津坦言，「剛開始會覺得很麻煩，我又不是應徵服務生，還要穿制服幫忙倒茶水，」但是當會議結束，過去只會暗地嫌棄總務官僚的同事，竟對她說了聲「謝謝」，讓她覺得很有成就感。

試行半年後，使用服務的同仁，滿意度調查高達九十八分。去年公司進行的商務會議服務二百七十人次，換算成去飯店省下四十萬元，還提報給公司內部報導，全球愛普生分公司都看得到，大家更起勁。

現在，總務還會依照開會目的不同，而有一套排桌椅的SOP。用餐時，有專屬餐具、桌巾，幾乎跟飯店的商務中心同樣等級。總務甚至整理出點心鋪名單，依部門預算訂餐盒。

周憶津靦腆的說，「現在每次的會議就像是一個作品，我們從勞務單位提升為服務單位，感覺地位有點上升。」

王玲玟的前任長官、愛普網總經理周淑菁觀察：「她讓部屬在很小的事情上覺得自己有價值。」

晚上九點半開小工，兼顧小孩與工作

她藉著管理部屬對工作的期望感，讓小螺絲釘找到工作價值、提高工作動力，使自己、同事的時間運用都更有效率。

如果有上班時間無法完成的工作，她則用兩段時間利用法，六點半準時下班陪家人，晚上九點半後開始第二輪工作，回e-mail或做需要思考的工作。

運作兩年下來，偶爾才會發生需要協調的事件，原本她要花三成工作時間做跨部門協調，現在可拿來做產品發表會企畫等重要公事。

其間，除了有一次因大樓跳電不得不加班外，她都能親自接小孩回家，每天更撥五十分鐘陪家人吃晚餐，一人兼三職，行事曆也不爆掉。

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