乜野係 Full set A/C? (三) 自言自語 - WYJimmy
http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/04/full-set-ac.html(三) Invertories 及audit 工作簡介
E INVENTORY存貨
TRADING 公司, 一般都要針對一買對一賣, 但隨著公司營運成熟, 有時會存貨出現。
而我見過公司存貨形式林林種種, 常見有以下例子:
1. 因需要, 寄存貨品待賣
2. 別人寄賣 (Consignment)
3. 趁市價低購入, 高價賣出
4. 購入供售出, 但有剩, 留待下次再售
5. 來料給其他工廠加工
6. 退貨等
商業會計來說, 有存貨便要小心, 因在Trading A/C涉及影嚮元素多了, 存貨有多入計入本月相關銷售, 直接影嚮利潤。最好的方法, 當然是清楚記錄存貨的出入紀錄, 尤其出貨時, 該出貨數量是跟那一張公司發票的單, 須與發票所載數量相符, 以做到purchase matching sales 之效果, 小心避免 understated/overstated "COST OF SALES" (虛減/虛增銷售成本) 。
而付款給供應商前, 要確保入倉紀錄齊全, 證明公司有收過相關貨品; 及定時要檢閱公司的存貨, 如定期抽查。
auditor 對公司曾有存貨出入紀錄特別敏感, 對於auditor 來說是高風險地帶(High Risk Area), 所以準備紀錄要相當小心, 有關對 auditor 工作情況下面會有詳述。
很多公司都要求full-set 會計有處理存貨經驗, 因為存貨是公司其中一命脈, 我覺得如許可, 真的花多時間心神管理好存貨/購貨, 絕對有助你財務報表提高更大的準繩度。
而在報表方面, 是在"COST OF SALES"項內反映本期所用的存貨量, 利用期初(OPENING STOCK) 比對期末(CLOSING STOCK), 再加入本期購貨實數計出來。
F 對 Auditor 的工作 (初步介紹)
讀書時, Auditor 只會為你公司盤數表達意見(form opinion), 你公司賬目是否達至真實與公平 (truth and fairness / true and fair view), 現實的執業會計師又是否這樣呢?
究竟乜野係會計師(Certified Public Accountant, CPA), 又何謂執業會計師 (Certified Public Accountant, Practising)呢?
其實以上兩者在考試與學歷是沒有分別的, 正如Solicitor(事務律師) 及 Barrister(大律師)一樣, 兩者也是須持有 LLB (法學學士) 及PCLL(執業證書), 但只是功能上不同。根據香港會計師公司規定, 原則上會計師(CPA)是需要通過QP及FPE 考試, 或同等認可學歷及經驗(相關見"會計進修途徑 - 以HKICPA 為目標計"), 而執業會計師要求是, 當中有四年認可審計(Auditing)經驗, 方可註冊成為執業會計師。
執業會計師在商業會計一般稱謂為, Auditor, CPA firm, 會計師樓等等... 實則佢地做既野, 與讀書有少少出入, 審計工作Auditing 範疇分為Control Audit 及 Verification Audit, 其實兩者也是會同時做, 不一定要揀一, 一般中小企需要的是Verification Audit比重較大, 大約是將你的賬目紀錄, 抽樣驗證, 以進行特定的auditing 程序為主。
在下一篇我會再簡略介紹我們商業會計, 在準備audit 前的基本工作。
乜野係 Full set A/C? (四) - 完
http://wyjimmy.blogspot.hk/2008/05/full-set-ac.htmlG. Auditor 需要的資料
一般中小企商業會計員, 在年結需提供以下最基本的資料給Auditor:
(a) Financial Statement - T/B, B/S, Income Statement, 如為Holding Company, 需提供合併賬目 (Consoildated Statement), 因通常在年結後數個月才做, auditor 有權要求提供最update 的report
(b) 如有其他附件如sales report, 亦需要提供 debtor, creditor aging report (賬齡報表), 亦須附上全年invoice 副本, 亦需包括在來年, 按auditor 指定的invoice 副本, 以方便做cut-off test.
(c) 整年的 Ledger, 包括G/L, A/R, A/P, 以及所有相關Voucher, 亦包括來年的payment voucher, 來check 當年purchase 或 accural expenses 的真實存在性.
(d) 有關year end 所有B/S items 的detail list, 行內稱Schedule
(e) 如果有存貨 須 Stock list(存貨清單)及Stock Tag (盤點標簽), 下面再詳述
(f) 所有銀行相關的Facility Letter, Bank Statement, Bank book
(g) 所有公司的租務合約 (Tenancy Agreement), 無論你租比人抑或你租人地
(h) 所有關聯企業(Related Parties)的名單, 以及公司組織圖, 包括公司組織, 或人事組織
(i) 同事全年工資紀錄及名單
(j) 之後三個月的voucher(尤其payment/receive), 如有的話, 之後的financial statement 亦是需要
(k) 公司會議紀錄
等等 (會按需要再要求)
而大少少的公司, 或接觸大少少的audit firm, 尤其是上市公司, 可能財務負責人, 可能要與internal / external auditor, 傾埋audit 的time schedule report, 而基層的工作人員, 除以上的schedule 外, 可能要按指示, 提供佢地要的部分 working paper 及相關 information, accountant 級亦需要隨時與auditor 夾定equiry, stock take, walk through test, system flow diagram 的製定時間, 每間公司要求都唔同。
H 年終盤點
Stock Taking如公司有存貨, auditor 會要求你們在年結時盤點一次, auditor 需要參與觀察(Observation)你公司盤點情況, 實際情況是在盤點前, 會將全公司存貨清單, 包括種類, 貨名, 數量, 存放地點等列出, 並在待點貨品上, 放入盤點標簽 (Count Tag), 上文列明與存貨清單相同資料, 表示該地存放之真實數量。
Auditor 會根據貨品對整個invertory 的重要性, 向你表示要抽查的項目, 當然公司自己可以要求全部盤點 (auditor 佔用時間會同你公司計數, 如貨品值高, 其實我建議這樣做的)
難以盤點的地區, 如海外/已入倉, Auditor視乎情況, 有權要求公司證供第三者書面證明 (Confirmation from Warehouse), 甚至可能要求聘請當地認可的會計師組織/公正機構, 代Auditor盤點這些海外存貨。
Auditor 會根據你公司情況, 設定容錯度 (Tolerable Error), 留心, 如果某些重要存貨盤點錯誤, 屢次超越Auditor容錯度, 你的存貨有可能被auditor form qualified opinion(保留意見, 即指你存貨可能有問題) , 影嚮公司的審計報告。
上面提及過, Inventory 對auditor 是非常敏感的B/S ITEM 之一, 他們視為高風險地帶, 所以平日 Inventory 紀錄, 出入倉文件整理好一點, 給Auditor 好一點印象, 大家在年終核數工作亦更順暢。
I 總結
Sole Trading 公司賬目不會太難處理, 新入手時其實一個要訣係: 『上手點做, 你跟住做先。』 就算覺得佢d transaction 古怪或不合理, 即管做左先, 因為商業會計呢行的計時炸彈, 並不是會計技巧難度, 而是公司運作上的特徵 (Characteristic) 及 習慣 (Pattern), 你一下子用自己方法做左, 忽略你上手咁做其實係因為公司問題, 而避重就輕的處理方法, 兜兜轉轉咁你最後可能又要由頭做過, 或者執餐死了, 所以都係跟左佢做先, 慢慢至改番自己做法著數。
好似有d 老細對外鐘意呃呃"乙水""乙水", 扣人數唔出D/N, 比錢無啦啦扣人地都見過, 又或者你上司好多 tax planning 既野, 樣樣都唔想你掂, 對auditor 答多少少都會媽你, 你老細想你處理既野好大機會只係日常工作(Routine Work), 如開下票入下數, 做下雜務, 真正個report 可能永遠都掂唔到, 咁好似冇野學咁, 但呢d 工通常唔要求你ot 好犀利。
又可能在第二間公司, d 老細d 野鐘意樣樣清清楚楚, 要求你會計技術高, cash flow forecast, quarterly budgeting, investment feasbilities study, tax planning proposal等等, 全部要做足, 亦有機會成日要同其他部門夾野, 或追佢地野, 定working schedule 幾時要跟乜, 甚至要同bank 傾 facility, 及同audtior 傾下公司最近planning, 夾下點樣做至最令公司有最大benefit, 呢d 工好處係學到好實務既知識, 但通常都係做餐死, ot, 假期返工, 甚至拎番屋企做。
所以所謂full set 含義係好廣泛, 咁你睇web online job search或報紙, 見到full set book-keeping, 主要就係前段所提工作, 但現今社會要求智慧知識性, 實務工作, 以及是否識去執生, 呢d 都要靠平日努力留意, 我覺得亦唔駛真係太怕做唔黎, 你係老手, 人工高d, 老細對你容忍自然唔係太高, 但你係新手, 人工幾k, 老細請你預左要教少少, 或者你做野有機會錯, 老細要平野, 都預左你係咁, 所以唔駛太緊張, 慢慢做, 最後記住商業會計員一個實用格言:
唔急既野快手做,
好急既野慢慢做!