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每週五下班前，台北市政府各局處首長及其機要秘書的電子郵件信箱裡，都會出現一封來自市長室的「急急如律令」。 信裡是兩個列管追蹤表格，一個是市長交辦事項，另一個是市議員和里長們要求處理的事項。市長室秘書會在每週五，從Excel檔案裡的總表中，分別匯出每個局處該負責而尚未完成的項目，並提醒局處首長們「請來預約可以跟市長報告的時間」。 管事》市政重點全列管急迫、要事先辦，哪個局處打混都知道 如果某個局處打混，局處長收到的未完成追蹤表格就會越積越多；而柯文哲也可藉由檢視這些表格，了解各局處的工作重點與進度。 他要快速掌握市政，除了用先問結論、沒問題就決行的「結論式開會法」，還仰賴管理台大醫院外科加護病房近三百人時期，建立的三種電腦化管理表單，協助他管事、管人、管時間。 如前述追蹤表，每天早上七點半召開、由副市長和重要幕僚固定參與的市長室會議，以及每週二由所有局處首長參加的市政會議，就是市長交辦事項的主要來源。 截至一月二十六日，市長交辦的追蹤事項已經累計到三百零五項，而已經完成、結案的，只有三十五項。但其中「分數」越高的追蹤事項，完成度越高。 為大大小小的列管項目「打分數」，是柯文哲排定處理事情優先順序的方法。他與幕僚將重要性和急迫性各用四分來排序，最急迫、必須馬上處理的事情是四分，而重要程度基本上依據人命和金錢來判斷，造成死亡的事件如公安意外，涉及金額一億元以上的如大巨蛋BOT爭議，都是四分。 【圖表】第1張表》重要性評分表 人事的選任，例如世大運籌備正如火如荼的時候，卻發生體育局長出缺，因此重要性和急迫性也各是四分。 將重要性和急迫性的分數「相乘」，最高的就是十六分，亦即最優先處理。至於只得一分的事項，就有空再辦。 不過，凡事求快的他，對於追蹤事項並非草草結案。追蹤事項負責人向他報告解決方案後，大約有一半會被他打回票，得改進或重擬方案，到他滿意後才能結案。 除了柯文哲交辦的事，最近，市議員或里長要求各局處協助處理的事情，市長室也開始用類似的表格列管追蹤，實施兩天就列出二十六個追蹤事項。 【圖表】第2張表》事項追蹤表 管人》員工好壞讓數字說話同事互評，看出誰是人才或老鼠屎 喜歡數字管理，除了以「打分數」區分事情輕重，他也打算在市政府引進台大醫院時期的同仁相互評分系統，也就是他口中的「六七八制度」，做為年度考核員工表現的指標之一。 【圖表】第3張表》未來擬用台大醫院678制度表 柯文哲解釋，他發現會打別人低分的人比較多，因此在滿分為十分的情況下，取七為中位數，六分到八分代表中等評價。而低分的範圍大，造成負面效果較凸顯，也會使得領導人較注意負面評價。 互評方式是透過內部網路投票系統，若認為某個同事表現優秀到超過八分，或者差勁到低於六分，網路程式會自動跳入說明欄，要求打分數的人填寫理由，否則就無法完成評分。最後的評分結果，會讓被評者知道，但不會顯示誰對誰打幾分、誰填寫正負評。 台北市長辦公室主任蔡璧如解釋，網路投票快速、準確，又具隱密性，可提高同仁互評意願。她舉自己在台大醫院外科加護病房時期為例，護理師對醫師們的評分投票率就超過九成。此外，主治醫師和小護士沒有階級之分，都是一人一票，以避免官大學問大。 而且，不同的職務有不同的被評分項目，例如柯文哲認為主治醫師個人形象、管理能力、責任擔當、溝通協調這四項最重要，護理人員則是工作態度和工作能力。 要把這套員工互評系統引進組織龐大的市政府，最麻煩的倒不是網路程式設計，「我要先想好誰可以評誰，」柯文哲說。因為，必須要讓評分具有實際參考性，被評分人也要能接受其公平性，才能透過互評達到互相砥礪的效果。 根據台大經驗，這套互評機制下，分數高者，每年分數都高，反之亦然，主管很容易從中分辨誰是人才，誰有人望，誰是庸才與不合作者。 在挑選新進同仁時，他管理台大醫院團隊時採用的「○X△」投票法，也已在遴選局處首長時採用。做法是讓現有團隊成員都有投票權，對候選人打「○」代表一分，「X」是負一分，「△」是零分，最後統計投票結果。此方法會讓團隊選出最能被多數人接受的新成員，同時避免被討厭的人加入，目的在讓團隊能愉快共事。 【圖表】第4張表》新進人員評選表 不過，這種模式放大到專業領域更多元、人際關係更複雜的市政府，卻可能出現用人「小圈圈」、保守的結果。但他還是相信這套模式，最近的新任體育局長、廉政委員會開放六名自薦委員，也將用這方式由團隊評選。 管時間》公務排程統統上網未來想和市長有約，得通過效益評估 進入市府後，他前兩週最混亂的就是行程排定問題，因為每天湧進來的活動邀約、會面，數量是選舉時的五倍。於是，主掌市府第三天，他決定以後不跑紅白帖，接著訂出四個出席公務活動原則，包括：有助於市政推動、與行政業務有關、有利於行銷台北、能帶給市民正面能量；其餘邀約則不考慮，或歸為私人行程。 重視網路工具的他，除了要求首長行程全都用Google Calendar雲端分享，讓群組成員都能看到，目前也正在找人寫程式，要在市府網頁裡加入一個市長與一級首長參加活動的填表連結，包括府內人員安排首長行程，或民眾邀約首長參加活動，都須透過網路申請、管理，負責收案的人員還須填寫「活動效益評估」。 首長行程表e化，有利於公開透明，也便於查詢、內控，並進行資料統計，分析出哪些行程符合施政需要。 「柯式管理」進入市政府，各項數字管理，對內對外的透明計畫，正迅速展開。入夜後，市府辦公室的亮燈比例，也越來越高了。 | ||||||