全球第一大車廠豐田汽車，在內部採用「紙一張」工作法， 讓每次討論都能更單純、更深入，工作效率自然大增。 員工經常手中拿著一張文件——在豐田，這是理所當然的。例如，每周一次各團隊召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。或者和主管做簡單的討論時，部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議，會議紀錄也是一張A3或A4紙。 豐田社長似乎有個獨有的規則，就是「在三秒鐘內下決定」。裁決的時機如果稍微延遲一點，可能會影響到重要的交涉，因此他常銘記在心要盡快下決定。也就是說，以部下的立場來說，紙一張的內容必須事前準備得非常完善，才能讓上司在很短時間內下決定。 利用「填空白框」的欲望 因為任何優秀商務人士都非常忙碌，沒時間慢慢看、慢慢想、慢慢下決定。所以，提案人應在事前就要動腦想了又想、思考再思考。再將絞盡腦汁的結晶製作成一目了然，讓對方能毫不費時地、當場就下決定的文件。 豐田所用的「紙一張」文件，是如何發揮功效呢？ 首先，是會議的資料。我自己發現豐田的會議相關資料主要有兩個功用。第一是「減少無意義的會議」、第二是「讓會議順利進行」。 豐田開會時，承辦人一定要將開會目的、現況、課題等必需資料整理在一張紙上，放在每位與會者手邊。資料上必有的特徵，就是「框格」。希望在會議中提出的議題可以預先整理成各個主題，視覺上內容將會「具體」地呈現在框格內。如此一來，這張文件中到底有幾個已經整理好的議題、今天的會議內容是什麼，全部一目了然。 再加上，有時會刻意預留「空白框格」，好讓與會者將會議的結論填寫進去。 例如會議的目的是希望集思廣益想出對策，就須先留出空白框。框格內什麼都沒寫，如此，當出席者一看文件，就會注意到空白的框格，也會自然而然地將精神集中在「對策」上。 眼前如有一個空白框格，人們就會集中精神，產生想「填寫」的心態。這就是人的視線會無意地朝向一個空白的四角形框格中間，精神也比較容易集中。 表單特色：五大主題俱足 豐田管理職階級大致分主任、課長、室長、經理共四人。如是大型案件須階段性地和這四位主管討論。每次分別和這四人討論時，都須準備「一張」文件。「這個對策，這樣做會不會比較好？」或「日程會不會排得太緊？」等……。討論時，那「一張」文件會不斷被修正，工作也會一步一步向前邁進。 這些文件都有共通的主題。就是以下五點： ① 目的 ② 現況 ③ 課題 ④ 對策 ⑤ 日程 帶來「對喔！今後至少在現在的部門不論做什麼工作，只要先把這五個議題一個一個解決就好啦！」「會議紀錄也好，企畫書、報告也好，至少都以這五個觀點來整理就沒問題了！」的啟發。 另外，因為限制只做「一張」，不能寫入很多資訊，一定要思考再思考，製作完成時，論點自然清晰明確。結論愈是明確，也愈容易表示贊成或反對——。「紙一張」的草稿，可使討論變得更單純、更深入。 （本文摘自第一章，孫蓉萍整理） 撰文 / 淺田卓 | ||||