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更高效的辦公室

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寫字樓的租金在不斷上漲,給企業帶來了更大的成本壓力。同時,經濟全球化、互聯網的發展和區域交通的改善,給人們的工作方式帶來了巨大變化,辦公室的角色和企業對辦公室的需求也發生了變化。近日,世服宏圖(Servcorp)的全球副總裁Simon Smith先生與《第一財經週刊》的記者俞斯譯分享了自己的看法。

 

   世服宏圖公司(Servcorp)成立於1978年,是一家在全球提供服務式辦公室和虛擬辦公室的澳大利亞上市公司,總部位於悉尼。目前,世服宏圖在中國、澳洲、新西蘭、日本、新加坡、泰國、馬來西亞、法國、印度、比利時及阿聯酋等全球20多個國家52個城市中的140多個商業中心提供辦公室服務。

 

C=CBNweekly
S=Simon Smith

 

  C: 你覺得人們的工作方式在這些年來發生了些什麼樣的變化?


  S: 因為互聯網和移動技術的發展,人們的工作方式的確和很多年前變得不一樣了。首先,人們越來越依賴互聯網,越來越依賴「云」技術。比如說,我現在在這裡辦公,但是當我早上坐在座位上的時候,通過公司的IT系統,我就感覺像是我在悉尼辦公一樣,我看著相同的文件,用著相同的電話號碼和網絡。比如說,在我的iPhone裡,我最常用的兩個軟件是Evernote和Dropbox,都和「云」技術密切相關。其次,經濟越來越全球化,這意味著人們會經常因為各種原因到世界各地出差,時間也越來越不夠用。因此,他們需要任何事情都迅速得到確認。比如可以隨時地收到郵件和會議日程安排。另外,人們對數據的需求也逐漸增加,這就要求公司在IT基礎設施上投入更多的資源。


  C: 那是不是說辦公室對於企業來說不像以前那麼重要了?


  S: 我覺得恰恰相反。正是由於人們在辦公室裡的時間待得更少了,同時租用辦公室的成本又在不斷提高,所以如何幫助員工在有限的時間和空間裡更高效的工作變成企業需要解決的一個重要問題。這也是為什麼現在提供辦公室服務的第三方公司越來越多。對於一個小團隊來說,他們更願意使用第三方的辦公室,因為它可以為你提供從接線到IT網絡在內的各項行政服務,同時又有靈活的付費方式,真的可以做到「拎包入駐」。而對於一些跨國公司來說,當他們進入一個新市場,在初期他們可能只需要一個負責人和少量的和市場相關的員工,比如像奢侈品牌,對於辦公室的地段又有很高的要求。所以他們更傾向於租用第三方在核心商務區的寫字樓,租一兩個小時的辦公室,就可以開展業務了。


  C: 那麼,企業在辦公室設計上,如何去適應這種工作方式的變化呢?


  S: 一個公司的任何一部分都是與其自身的策略聯繫在一起。對於提供專業服務的公司來說,經常有顧客登門拜訪,所以需要用一個「體面又專業」的辦公室環境,讓顧客更加信任他們。倘若一個公司的策略是「我們的宗旨就是廉價」,那麼我認為,他們就應該把辦公室設計的廉價一點。例如沃爾瑪,他們就連位於美國的總部看上去都很廉價。或者說,一個公司的策略是「創意、自由」,那麼他們的辦公室就應該跟隨這個策略。比如,谷歌的員工不需要整天地見客戶,也沒有人需要去參觀他們的公司。因此他們允許員工打赤腳,穿短褲、T恤上班,甚至可以帶寵物上班。


  當然,有一些東西是大家都在做的。辦公室的環境會變得更休閒,比如更大的茶水間,敞開式的辦公環境。辦公室也會變得更高效,員工會更加依賴IT技術,他們會希望一坐下來馬上就可以進入工作。他們的電話會連接到電腦上。人們會希望當他們到世界各地出差的時候,所有的基礎設施都可以保持一致。


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